始末書は通常は社内文書です。従って、もし社外向けにこれを書くとすれば業務提携先やグループ会社に提出するケースなどですが、まれに顧客や取引先への不手際やミスが発生したときに相手方から「始末書」の提出を求められることがあります。ここではあえて社外向けに提出することになった場合の始末書の書き方について、紛失の例文で解説しテンプレートを紹介します。
目次
1．社外向け始末書とは？（あて先は？） |
| 始末書は基本的には社内文書です。仕事上で、ミスや不始末、あるいはトラブルが発生したときに、会社（社内）に対して、問題やトラブルの一部始終を報告し、同時に反省や謝罪の意を表わす文書となっています。 では、もし社外向けに始末書を書くとしたら、どんなケースが考えられるでしょう？ |
社外向け始末書 想定される宛先と内容 | |
|---|---|
| 想定される宛先 | 概要 |
| A. 業務提携先、グループ会社 | |
| ・提携先やグループ会社に対して提出する始末書は社内文書に準ずる位置づけとなります。謝罪する目的だけでなく、同じミスやトラブルを繰り返さないようにする「情報の共有化」の目的もあります。 | |
| B. 顧客、取引先 | |
| ・お客様や取引先に対してミスや不始末をおこしたときに、相手から「始末書」の提出を求められうことがあります。クレームなどの際にも相手からこうした言葉を使われることがあります。相手の「言葉」に従って始末書を提出することがあります。 | |
［通常の場合に、社外に対して始末書の代わりに提出するのは？］ |
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2．始末書の書き方 |
| 始末書は仕事上のミスや不始末、あるいはトラブルが発生したときに、会社に対して、問題やトラブルの一部始終を報告し、同時に反省や謝罪の意を表わす文書として使われます。 ・ 用紙と書式について 一般的には、便箋に手書きをするのが正式な始末書になります。便箋に縦書きをするのが本来の書き方（ビジネスマナー）ですが、最近は横書きの便箋も認められる会社・職場が多くなってきているようです。 発生させてしまったミスや不具合に関するデータを添付する場合などは、別紙データ部分はパソコンでも構いませんが、本文は手書きで作成しましょう。 なお、パソコン、ワープロによる始末書の作成が認められる会社も増えています。パソコンで作成する場合の用紙はOA用紙・コピー用紙となります。もしパソコンで作成した場合でも署名の部分は自著し、捺印します。 |
| 1. 宛先 |
| 社外あての始末書の場合、以下のようになります。 業務提携先の場合には宛先は社長名にすることもあるほか、担当部署、担当者名まで書くこともあります。 |
| A. 業務提携先、グループ会社なら | |
| ・社長あての場合… | サンプル株式会社 代表取締役社長 見本太朗様 |
| ・支店長あての場合… | サンプル株式会社 サンプル支店 支店長 例野花子様 |
| ・社長と支店長を併記するなら… | サンプル株式会社 代表取締役 見本太朗様 サンプル支店 支店長 例野花子様 |
| ・相手先の担当者名まで併記するなら… | サンプル株式会社 代表取締役 見本太朗様 サンプル支店 支店長 例野花子様 商品管理部 只野一男様 |
| B. 顧客、取引先なら | |
| ・顧客（お客様）なら | 詫野済子様 |
| ・取引先なら | イグザンプル商事株式会社 代表取締役 散布瑠友子様 |
| ・担当者名まで併記するなら… | イグザンプル商事株式会社 代表取締役 散布瑠友子様 イグザンプル支店 支店長 佐藤一男様 総務部 鈴木乙女様 |
| 2. 日付、作成日または提出日．差出人の部署と氏名を明記 |
| ・始末書の作成日または提出日は必ず記載します。 ・部署名（所属）と氏名を明記します。パソコンで作成することを許される場合には、氏名だけは手書き（黒インクのペンで書き）、その横に捺印します。 縦書きの場合には、氏名の下に捺印します。 |
| 3. 表題 |
| A. 業務提携先、グループ会社なら 本来は社内で用いる「始末書」というタイトルを用いることもあるでしょう。 B. 顧客、取引先なら 一般の顧客（お客様）あてや取引先あてなら「◯◯に関するお詫び」という表題を使用することもあります。ただ、もしクレームなどの際に「始末書を書け」とタイトル表記を求められた場合には相手の要望に合わせて、「始末書」というタイトルを使用するのもやむを得ないでしょう。 |
| 4. トラブルやミスの内容と、原因、対策を示す文章を必ず入れる。 |
| ・原因がわかれば、ミスも防げるものです。 ・できれば対策、対応策を書きたいところです。しかしもし何らかの対応が難しい場合の始末書には、「今後は再発防止のために細心の注意をはらう所存でございます」などと書きます。 |
| 5. もう一度お詫びをする |
| ・同じ過ちは二度としないと約束するあかしとして始末書を出します。今一度お詫びをする文言を必ず入れます。 |
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3．始末書の例文（文例①…「紛失」商品または書類等を紛失したとき） |
| 下記にご紹介するのは、業務提携先あてへの始末書の代表的な文書例です。 業務上（ビジネスシーンで）必要な時に参考になさってください。 （本来なら手書きの書面 “ ちなみに手書きの場合の用紙は便箋 ” が良いのですが）会社からパソコン、ワープロ等による作成が許可されている場合やフォーマットが決まっているような場合には、OA用紙・いわゆるコピー用紙に出力し、名前の部分のみ自署により署名、捺印をします。 |
業務提携先、グループ会社に提出する始末書の書き方 例文① |
|---|
| 例文：商品または書類等を紛失したとき |
令和○○年○○月○○日 サンプル株式会社 代表取締役 見本太朗様 商品管理部 部長 亜野一男様 始末書 このたびは貴社に納品予定の大切な商品を紛失してしまい、誠に申し訳ございませんでした。 調査の結果、誤って別の客先に配送してしまったことが判明いたしました。すでに再出荷の手配をかけておりますが、このたびのミスのせいで遅配が発生し、貴社に多大なご迷惑をおかけする結果となってしまいました。 原因は社員によるデータの誤入力でした。本来であればトラブル発生が判明した時点で、貴社の被害を最少に抑えるための策を講じるべきところ、担当者は上に報告せず、あくまでも商品の行方の調査および回収と再配送にこだわった結果、トータルで４日もの遅配が発生してしまいました。紛失が判明してすぐに代替品を出荷するという次善策を打つことができませんでした。まことに申し訳ありません。 平素からの社員教育や社内の情報共有が不十分だったことおよび、責任者である私の監督が行き届かずご迷惑をおかけしてしまったことを深く反省しております。良い商品をお手頃な価格で迅速にお手元に届けたいと努めて参りましたが、その結果として今回のようなご迷惑をおかけすることになり、お詫びの言葉もございません。 今後はこのようなことがないよう、トラブル時のマニュアルも再作成しなおした上で、尚一層の社員教育および社内の情報共有に心がけます。現在、人的ミスをなくすべく自動発送システムのリニューアルに着手しておりますが、合わせて、もう少し余裕を持った人員配置を心がけたいと存じます。 二度と同じ不始末を犯さぬよう細心の注意を払う所存です。本当に申し訳ございませんでした。 見本金属株式会社 製造部 部長 反省正一 印 |
| ポイント |
原因がわかれば、対策をうつこともできます。会社にも安心してもらうことができます。 |
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4．始末書の例文（文例②…「遅配」「遅延」商品の配達が遅くなったとき） |
今度はお客様あての始末書の文例を紹介します。通常は社内文書である始末書を外部の相手に書くことはあまりなく、タイトルも「◯◯に関するお詫び」などと書くのが一般的で、形式も謝罪文の体裁となります。 下記にご紹介するのはそんな場合の代表的な文書例です。 |
顧客（お客様）に提出する始末書の書き方 例文② |
|---|
| 例文：商品または書類等を紛失したとき |
令和○○年○○月○○日 見本太朗様 商品の遅配に関するお詫び このたびはお客様の大切な商品のお届けが遅れてしまい、誠に申し訳ございませんでした。 サンプル運輸株式会社 サンプル営業所 所長 反省正一 印 |
| ポイント |
原因がわかれば、対策をうつこともできます。会社にも安心してもらうことができます。 |
5．始末書の例文（文例③…「紛失」例文とテンプレート） |
社外あてに始末書を提出するケースはほとんどありませんが、簡単な例文でテンプレートを作りました。 |
社外：業務提携先、グループ会社に提出する始末書の書き方 例文③ |
|---|
| 例文：商品または書類等を紛失したとき |
令和○○年○○月○○日 株式会社 ◯◯◯◯ 代表取締役 ◯◯◯◯様 ◯◯部 部長 ◯◯◯◯様 ◯◯部 ◯◯◯◯様 始末書 このたびは大切な◯◯を紛失してしまい、誠に申し訳ございませんでした。 今後はこのようなことが無いよう、◯◯◯◯のマニュアルも再作成しなおした上で、尚一層の社員教育および社内の情報共有に心がけます。現在、こうした人的ミスをなくすべく「作業チェックシート」の見直し・設置に着手しておりますが、合わせて、もう少し余裕を持った人員配置を心がけたいと存じます。 株式会社 ◯◯◯◯ 営業部 部長 反省正一 印 |
| ポイント |
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縦書きテンプレートダウンロード用 |
左の見本画像の内容のものです。貴社の慣例に習い、宛名の位置や書き手の位置を変更してお使いください） 縦書きテンプレート ダウンロード【WORD】 ※始末書の用紙について、便箋に書く場合の罫線の位置や書き方についてはこちら始末書の用紙＞＞＞ |
| 【参考ページ】下記は別ページ | |
|---|---|
| ▼ 反省文の書き方＞＞＞（反省文の用紙・封筒） | |
| ▼ 始末書と顛末書の違い 別のページ | |