イベントや式典の案内状のページ。案内状とは、催しや会合などの開催を知らせたり、あるいは招待するために出す書状のことをさします。このページでは、式典やイベント、記念行事、祝賀会などの際に出す案内状の書き方について、文例・例文をご紹介いたします。
合わせて、こうしたイベントの案内状を送付する際の注意点や、出欠はがきの書き方もご紹介しています。
合わせて、こうしたイベントの案内状を送付する際の注意点や、出欠はがきの書き方もご紹介しています。
目次
1.案内状ってなに? |
・案内状とは、催しや会合などを知らせたり、あるいは招待するために出す書状のことをさします。このページでは、案内状の書き方についてご紹介いたします。 ・案内状には、以下の役割があります。案内状の役割と主な使用例をご覧下さい |
[案内状の役割] | |
(1)通知する | |
…目的、内容、主催者、日時、場所、費用などを知らせる。 | |
(2)招待する | |
(3)出席・欠席をたずねる | |
…確保する会場の広さ、宿泊を伴う場合には宿泊用の室数、その他用意するものや予算に大きくかかわってきます。 | |
[案内状の使用例] | |
・披露宴の二次会の案内状 | |
・イベントの案内状 | |
・祝賀会の案内状 | |
・展示会の案内状 | |
・送別会の案内状 | |
・歓迎会の案内状 |
2.イベントの案内状を出す時期 |
出席・欠席をたずねる催しの案内状、および宿泊を伴う催しの案内状は、なるべく早めに出します。人数が多い場合には、遅くとも1ケ月前には参加者から、出欠についての返答が得られるように、スケジュールを組みます。 ※もちろん、出欠についての微調整は直前まで行ないます。 |
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3.イベントの案内状を作ってみよう |
下記にご紹介するのは、案内状の代表的な文例、例文です。 案内状に必ず記載すべき必須項目は、会やイベントの主催者、目的や名称、開催日時、開催場所(地図やアクセス)、連絡先ネールアドレスおよび電話番号などです。詳細説明「案内状に盛り込む内容」はこちら>> |
イベントの案内状の例文(書式1) | ||||||
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株式会社見本物産 創立○○周年記念式典のご案内 拝啓 皆様におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、弊社は来たる○月○日をもちまして創立○○周年を迎えます。つきましては、皆様へのお礼とお祝いの会といたしまして、創立○○周年の記念式典を開くはこびとなりました。 この節目の年を無事に迎えることができましたのも、ひとえに皆様方のお陰と感謝の念に耐えません。当日は弊社のOBや家族も出席し、にぎやかな会にする予定でございます。ぜひとも万障お繰り合わせの上、ご参加下さいますようお願い申し上げます。 敬具 記
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イベントの案内状の例文(書式2) | |||||
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自然体験イベント 「○○○収穫祭」のご案内 天高く、さわやかな季節となりました。 皆様におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。 さて、猛暑と騒がれた今年の夏もようやく去り、今年も○○○の収穫の季節を迎えました。気温が高かったせいでやや小ぶりではありますが、甘さは十分!満足の行く出来となっております。 今回は有志の皆さんにより、収穫後のバーベキューも企画しています。 ぜひともふるってご参加下さいますようお願い申し上げます。 記
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イベントの案内状の書き方(記載内容の説明) |
1. 挨拶文 |
案内状の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。 ビジネス文書の案内状の場合には、頭語と結語を用います。 [拝啓]ではじまり、[敬具]で終わる組み合わせが良く用いられます。 その他には、頭語として「拝復」「謹啓」。 結語として「敬白」など。 イベントの案内状などで、時候の挨拶を書く場合には、下記の例のような一文を用います。 挨拶文の文例をご紹介します。 |
月 | 時候の挨拶の例文・文例 |
1月 | ・厳寒の侯 ・お正月気分も抜けてますます寒さが厳しくなってきました。 ・松もとれましたが、あいかわらず寒い日が続いています。 |
2月 | ・余寒の侯 ・立春とは名ばかりでまだまだ寒い日が続いております ・節分を過ぎましたのに、あいかわらず寒い日が続いています。 |
3月 | ・早春の侯 ・桃の節句を過ぎ、ようやく春めいて参りました。 ・寒さの中に春の気配を感じる頃となりました。 |
4月 | ・陽春の侯 ・桜の花のたよりが聞かれる頃になりました。 ・花の色が美しい季節になりました。 |
5月 | ・新緑の侯 ・鯉のぼりが気持ちよさそうに泳いでいます。 ・新緑の香りがすがすがしい季節になりました。 |
6月 | ・梅雨の侯 ・梅雨に入り、うっとうしい毎日が続いています。 ・あじさいの色が美しく映えるころとなりました。 |
7月 | ・盛夏の侯 ・暑中お見舞い申し上げます。 ・降りしきる蝉の声に夏の盛りを感じるころになりました。 |
8月 | ・残暑の侯 ・立秋とは名ばかりの厳しい暑さが続いています。 ・土用あけの暑さひとしおの侯 |
9月 | ・初秋の侯 ・コスモスが風に揺れ、朝夕はしのぎやすくなって参りました。 ・燈火親しむ頃となりました。 |
10月 | ・秋冷の侯 ・菊の花が香る季節となりました。 ・さわやかな秋晴れの日が続いております |
11月 | ・晩秋の侯 ・朝晩はめっきり寒くなって参りました。 ・庭の草木も日ごとに色づいて参りました。 |
12月 | ・初冬の侯 ・今年もおしつまって参りました。 ・師走に入り、あわただしい毎日が続いております。 |
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2. 日時・場所 |
・インフォメーションとして下記の情報を載せます。 1)会場名 2)会場の住所、電話番号 3)日時 4)地図あるいは最寄りの駅名や目標となる建物など 。 5)参加費用の有無、金額など |
3. 地図 |
・最寄りの駅や目標物からの地図を載せると良いでしょう。 |
4. 事務局の連絡先 |
・直前になって出欠の変更をする人が必ずいます。電話番号を必ず掲載しましょう。 |
5. 返信や応募の締切日を明記 |
・この案内状の目的は、「通知」と「出欠をたずねる」ことにあります。出欠の回答や応募の締切日は忘れずに記載しましょう。 会場準備の都合や予算との絡みもありますので、締切日は余裕をもって設定します。 |
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5.案内状の送付 |
・案内状という形で招待状を贈る場合には、封筒に入れた書状やカードのようなものにします。 |
1. 招待状の場合 |
・ビジネスの用途の招待状の場合には、白い封筒に、案内状(招待状)を入れ、返信用のハガキまたは、FAXでの返信シートなどを同封します。往復ハガキ(※)で案内状(招待状)を送ることはまずありません ・丁寧にする場合には、白い封筒に案内状と一緒に「返信用の封筒」「出欠の回答用紙」を入れます。 返信用封筒には、事務局や主催者の会社名、部署名を書きます。 (※往復はがきとは、「往信用」と「返信用」が一枚につながったはがきのことです。作成費や通 信費が必要最低限で済むため、同窓会の案内状や、親しい仲間うちでの忘年会や新年会の案内状などに、よく用いられます)。 [返信用封筒の宛先(宛名)の書き方] ・幹事あるいは主催者や事務局あての返信封筒には、自分の名前や自分の社名に「様」や「御中」をつけないのがマナーです。 |
返信の宛名の書き方 | ||
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返信の宛先 | 書き方 | 書き方見本 |
①会社あて | 社名のあとに「行」をつける | 見本物産株式会社 行 |
②部署あて | 部署名のあとに「行」をつける | 見本物産株式会社 営業部 行 |
③担当者あて | 担当者の名前のあとに「行」をつける | 見本物産株式会社 営業部 イベント事務局 山田 行 |
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2. 返信ハガキの宛先 |
・返信ハガキを同封する場合の宛先は、主催者(または招待者)の社名または部署名の下に「宛」「行」と書きます。 (出欠はがきの受け取り手が返信する場合には、宛名を下の画像のように書き換えて出します。) |
★ご参考までに出欠はがきの書き方例をご紹介いたします。 |
出欠を尋ねるハガキの書き方 |
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返信する際の宛名の書き方 |
返信する際には、宛名の左下の「行」を二重斜線(二本斜線)で消し、「御中」と黒ペンで手書きします。 この見本は部署あてのハガキの場合の書き方例です。宛先が会社、事業所などの場合も「御中」となります。 宛先が担当者の名前になっていたら「御中」ではなく「様」と書きかえます。 |
返信する際の出欠はがきの書き方 |
「御」という字は、回答者に対する敬語として使われています。返信をする時には、「御」の部分は二重斜線で消し、出席または欠席を○で囲みます。 囲まなかった方は、縦二重線で消しておきます。 空欄・空いているスペースがあれば、一言メッセージを書き添えるとさらに良いでしょう。 |
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上記のほかに、このサイトで紹介している「案内状」に関連する内容の一例 |