イベントや式典の案内状のページ。案内状とは、催しや会合などの開催を知らせたり、あるいは招待するために出す書状のことをさします。このページでは、式典やイベント、記念行事、祝賀会などの際に出す案内状の書き方について、文例・例文をご紹介いたします。
合わせて、こうしたイベントの案内状を送付する際の注意点や、出欠はがきの書き方もご紹介しています。
合わせて、こうしたイベントの案内状を送付する際の注意点や、出欠はがきの書き方もご紹介しています。
目次
1．案内状ってなに？ |
| ・案内状とは、催しや会合などを知らせたり、あるいは招待するために出す書状のことをさします。このページでは、案内状の書き方についてご紹介いたします。 ・案内状には、以下の役割があります。案内状の役割と主な使用例をご覧下さい |
| ［案内状の役割］ | |
| （1）通知する | |
| …目的、内容、主催者、日時、場所、費用などを知らせる。 | |
| （2）招待する | |
| （3）出席・欠席をたずねる | |
| …確保する会場の広さ、宿泊を伴う場合には宿泊用の室数、その他用意するものや予算に大きくかかわってきます。 | |
| ［案内状の使用例］ | |
| ・披露宴の二次会の案内状 | |
| ・イベントの案内状 | |
| ・祝賀会の案内状 | |
| ・展示会の案内状 | |
| ・送別会の案内状 | |
| ・歓迎会の案内状 | |
2．イベントの案内状を出す時期 |
| 出席・欠席をたずねる催しの案内状、および宿泊を伴う催しの案内状は、なるべく早めに出します。人数が多い場合には、遅くとも１ケ月前には参加者から、出欠についての返答が得られるように、スケジュールを組みます。 ※もちろん、出欠についての微調整は直前まで行ないます。 |
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3．イベントの案内状を作ってみよう |
| 下記にご紹介するのは、案内状の代表的な文例、例文、サンプル、雛形です。 案内状に必ず記載すべき必須項目は、会やイベントの主催者、目的や名称、開催日時、開催場所（地図やアクセス）、連絡先ネールアドレスおよび電話番号などです。詳細説明「案内状に盛り込む内容」はこちら＞＞ |
イベントの案内状の例文（書式１） | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
株式会社見本物産 創立○○周年記念式典のご案内 拝啓 皆様におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、弊社は来たる○月○日をもちまして創立○○周年を迎えます。つきましては、皆様へのお礼とお祝いの会といたしまして、創立○○周年の記念式典を開くはこびとなりました。 この節目の年を無事に迎えることができましたのも、ひとえに皆様方のお陰と感謝の念に耐えません。当日は弊社のＯＢや家族も出席し、にぎやかな会にする予定でございます。ぜひとも万障お繰り合わせの上、ご参加下さいますようお願い申し上げます。 敬具 記
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イベントの案内状の例文（書式2） | |||||
|---|---|---|---|---|---|
自然体験イベント 「○○○収穫祭」のご案内 天高く、さわやかな季節となりました。 皆様におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。 さて、猛暑と騒がれた今年の夏もようやく去り、今年も○○○の収穫の季節を迎えました。気温が高かったせいでやや小ぶりではありますが、甘さは十分！満足の行く出来となっております。 今回は有志の皆さんにより、収穫後のバーベキューも企画しています。 ぜひともふるってご参加下さいますようお願い申し上げます。 記
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| イベントの案内状の書き方（記載内容の説明） |
| 1. 挨拶文 |
| 案内状の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。 ビジネス文書の案内状の場合には、頭語と結語を用います。 ［拝啓］ではじまり、［敬具］で終わる組み合わせが良く用いられます。 その他には、頭語として「拝復」「謹啓」。 結語として「敬白」など。 イベントの案内状などで、時候の挨拶を書く場合には、下記の例のような一文を用います。 挨拶文の文例をご紹介します。 |
| 月 | 時候の挨拶の例文・文例 |
| １月 | ・厳寒の侯 ・お正月気分も抜けてますます寒さが厳しくなってきました。 ・松もとれましたが、あいかわらず寒い日が続いています。 |
| ２月 | ・余寒の侯 ・立春とは名ばかりでまだまだ寒い日が続いております ・節分を過ぎましたのに、あいかわらず寒い日が続いています。 |
| ３月 | ・早春の侯 ・桃の節句を過ぎ、ようやく春めいて参りました。 ・寒さの中に春の気配を感じる頃となりました。 |
| ４月 | ・陽春の侯 ・桜の花のたよりが聞かれる頃になりました。 ・花の色が美しい季節になりました。 |
| ５月 | ・新緑の侯 ・鯉のぼりが気持ちよさそうに泳いでいます。 ・新緑の香りがすがすがしい季節になりました。 |
| ６月 | ・梅雨の侯 ・梅雨に入り、うっとうしい毎日が続いています。 ・あじさいの色が美しく映えるころとなりました。 |
| ７月 | ・盛夏の侯 ・暑中お見舞い申し上げます。 ・降りしきる蝉の声に夏の盛りを感じるころになりました。 |
| ８月 | ・残暑の侯 ・立秋とは名ばかりの厳しい暑さが続いています。 ・土用あけの暑さひとしおの侯 |
| ９月 | ・初秋の侯 ・コスモスが風に揺れ、朝夕はしのぎやすくなって参りました。 ・燈火親しむ頃となりました。 |
| 10月 | ・秋冷の侯 ・菊の花が香る季節となりました。 ・さわやかな秋晴れの日が続いております |
| 11月 | ・晩秋の侯 ・朝晩はめっきり寒くなって参りました。 ・庭の草木も日ごとに色づいて参りました。 |
| 12月 | ・初冬の侯 ・今年もおしつまって参りました。 ・師走に入り、あわただしい毎日が続いております。 |
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| 2. 日時・場所 |
| ・インフォメーションとして下記の情報を載せます。 １）会場名 ２）会場の住所、電話番号 ３）日時 ４）地図あるいは最寄りの駅名や目標となる建物など 。 ５）参加費用の有無、金額など |
| 3. 地図 |
| ・最寄りの駅や目標物からの地図を載せると良いでしょう。 |
| 4. 事務局の連絡先 |
| ・直前になって出欠の変更をする人が必ずいます。電話番号を必ず掲載しましょう。 |
| 5. 返信や応募の締切日を明記 |
| ・この案内状の目的は、「通知」と「出欠をたずねる」ことにあります。出欠の回答や応募の締切日は忘れずに記載しましょう。 会場準備の都合や予算との絡みもありますので、締切日は余裕をもって設定します。 |
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5．案内状の送付 |
| ・案内状という形で招待状を贈る場合には、封筒に入れた書状やカードのようなものにします。 |
| 1. 招待状の場合 |
| ・ビジネスの用途の招待状の場合には、白い封筒に、案内状（招待状）を入れ、返信用のハガキまたは、ＦＡＸでの返信シートなどを同封します。往復ハガキ（※）で案内状（招待状）を送ることはまずありません ・丁寧にする場合には、白い封筒に案内状と一緒に「返信用の封筒」「出欠の回答用紙」を入れます。 返信用封筒には、事務局や主催者の会社名、部署名を書きます。 （※往復はがきとは、「往信用」と「返信用」が一枚につながったはがきのことです。作成費や通 信費が必要最低限で済むため、同窓会の案内状や、親しい仲間うちでの忘年会や新年会の案内状などに、よく用いられます）。 ［返信用封筒の宛先（宛名）の書き方］ ・幹事あるいは主催者や事務局あての返信封筒には、自分の名前や自分の社名に「様」や「御中」をつけないのがマナーです。 |
返信の宛名の書き方 | ||
|---|---|---|
| 返信の宛先 | 書き方 | 書き方見本 |
| ①会社あて | 社名のあとに「行」をつける | 見本物産株式会社 行 |
| ②部署あて | 部署名のあとに「行」をつける | 見本物産株式会社 営業部 行 |
| ③担当者あて | 担当者の名前のあとに「行」をつける | 見本物産株式会社 営業部 イベント事務局 山田 行 |
・基本的には、返信はがきの宛先の書き方と同じです。はがきについては書き方を画像でご紹介していますのでご参照ください。
 ［イベントの案内状での工夫例］ ・ 少しパソコンに詳しい人なら、会場の情報や地図などをＱＲコードにして案内状にプリントしても良いと思います。 （ＱＲコード…携帯電話で読み取る２次元バーコードのこと） ［はみだし知識］ ・あなたが作成しようとしている案内状がお祝い事（結婚式など）に関するものなら、封筒は二重になっているものを用いるのが正式です。また、お悔やみに関するものなら、封筒は一重のものを使います。 |
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| 2. 返信ハガキの宛先 |
| ・返信ハガキを同封する場合の宛先は、主催者（または招待者）の社名または部署名の下に「宛」「行」と書きます。 （出欠はがきの受け取り手が返信する場合には、宛名を下の画像のように書き換えて出します。） |
| ★ご参考までに出欠はがきの書き方例をご紹介いたします。 |
出欠を尋ねるハガキの書き方 |
|---|
| 返信する際の宛名の書き方 |
この見本は部署あてのハガキの場合の書き方例です。宛先が会社、事業所などの場合も「御中」となります。 宛先が担当者の名前になっていたら「御中」ではなく「様」と書きかえます。 |
| 返信する際の出欠はがきの書き方 |
囲まなかった方は、縦二重線で消しておきます。 空欄・空いているスペースがあれば、一言メッセージを書き添えるとさらに良いでしょう。 |
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| 上記のほかに、このサイトで紹介している「案内状」に関連する内容の一例 |
1. 季節感のある案内状について | ||
| ◉例えば年に一度の恒例のイベントなどで、案内文に季節感を出したい | ||
| …冒頭に「時候の挨拶」という、季節を表わす言葉を用います。 例えば以下の書き出しの赤字の箇所です。 「例：拝啓 新緑の候 皆様におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます」 |
 | |
2.イベント・式典以外の案内状の書き方について | ||
| ◉結婚式の案内状は？ | ||
| …案内状というより、招待状というニュアンスが強いものになります。差出人が両家の父親の場合と、新郎新婦本人の場合の文例を紹介しています。 |
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| ◉披露宴の二次会の案内状は？ | ||
| …肩の凝らない催しとして行われます。主役と綿密に打合せをし、楽しく思い出に残るイベントにしましょう。 |
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| ◉同窓会・クラス会の案内状は？ | ||
| …「今回は恩師の○○先生も出席なさいます」「日頃なかなか会えない出稼ぎ組も帰省しています」など、文章中に、思わず出席したくなるような一文を入れても良いでしょう |
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| ◉歓迎会の案内状は？ | ||
| …転勤による転入、中途入社や、新入社員の入社歓迎会の案内状の例文を紹介しています。 |
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| ◉送別会の案内状は？ | ||
| …退職送別会をはじめ、異動の送別会の案内状の書き方と文例を紹介しています。 |
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