歓迎会の幹事、送別会の幹事

歓迎会とは、職場などにおいて新たに入社する人または人事異動などで新たに着任される方を、歓んで迎え激励する会のことをさします。
送別会とは、職場などにおいて退職する人または人事異動などで転出される方にこれまでの労をねぎらい感謝し、激励して送り出すお別れの会のことをさします。
こうした歓送迎会は学校などで新入生を迎え入れたり、サークルや部活動、クラブなどで部員を受け入れる際や、卒業生を送りだす際にも行なわれます。このページでは歓迎会・送別会・歓送迎会の準備に必要なものや全体の流れ(式次第と進行)などをご説明します。
このページの内容
1. 幹事の役割とは
2. 歓迎会、送別会、歓送迎会の幹事……主な役割とポイント
3. 歓迎会、送別会の案内メールの文例

■1.幹事の役割とは

職場やゼミ、研究室などで、宴会、忘年会、新年会などの飲み会や、歓迎会、送別会などの世話役をする人を「幹事」と言います。当日の司会者(進行役)を兼ねることもありますが、主に企画や準備、手配などの裏方を中心になって行うため、厳密にいうと司会者とは異なる役割です。

職務遂行能力、計画性、協調性、企画力、調整力、忍耐力などが求められるため、幹事をまかされるようになったら、一人前と認められたとも言えます。幹事(世話役)が必要とされる主なイベントは以下のとおりです。
[下記は別ページ]
歓迎会の案内状の文例・例文
送別会の案内状の文例・例文
歓送迎会の案内状の文例・例文
旅行の幹事(社員旅行、慰安旅行、ゼミ合宿ほか)
飲み会の幹事(宴会、懇親会、忘年会、新年会)
同窓会の幹事(クラス会)
二次会の幹事(結婚式、披露宴の二次会)
◆幹事(世話役)が必要な、会社・職場のイベント
飲み会 宴会、忘年会、新年会
歓送迎会 新入社員歓迎会、歓迎会、送別会、退職送別会、
行事 花見、社内運動会
旅行 社員旅行、慰安旅行
その他 懇親会、親睦会、交流会、同期会、接待など
   
◆幹事(世話役)が必要な、学校やクラブ活動、部活動のイベント
歓送迎会 新入生歓迎会、歓迎会、送別会、卒業生送別会、
宿泊 ゼミ合宿、ゼミ旅行、スポーツ合宿、遠征、試合参加、大会参加
その他 PTA懇親会、親睦会、交流会、バザー、サークル活動、
   
◆幹事(世話役)が必要な、友人その他おつきあいのイベント
飲み会 宴会、忘年会、新年会
結婚式 披露宴の二次会
同窓会 同窓会、クラス会
その他 ロータリークラブの活動、同期会、学会の懇親会、合コンなど
次の項以降で、それぞれのイベントの幹事について、役割とポイントを御説明いたします。
▲PAGE TOP

■2. 歓迎会、送別会、歓送迎会の幹事…主な役割とポイント

歓迎会、送別会、歓送迎会の幹事には、主に以下の役割があります。
準備のポイントと、当日の役割をご説明いたします。
プランが決まったら、必ず責任者の了承を得てから実施するようにして下さい。
 

◆歓迎会、送別会、歓送迎会の幹事の役割(概要)

1. 歓送迎会全体の企画をする。
2. 必要なものを用意し、準備を整える。
3. 企画を計画通り遂行する。
4. 片付け後始末と、お礼、報告をする。
◆歓迎会、送別会、歓送迎会の幹事の役割(詳細)
1. 主役の確認
  ・当日の主役(迎え入れる人、送り出す人)をチェックします。

・新入社員、中途入社する社員、転入してくる社員などの人数、氏名、性別、部署または業務などを確認しておきます。

・退職する社員(定年退職、中途退職)の人数、氏名、性別、これまで携わった業務または所属していた部署などを確認しておきます。

・異動により転出する社員の人数、氏名、性別、これまで所属していた部署および、転出先の事業所名(支店名など)、部署名を確認しておきます。
2. 異動日、着任日、退職日の確認
  ・当日の主役(迎え入れる人、送り出す人)の異動日や着任日、入社日を確認しておきます。
3. 日程の調整
  以下の点などを考慮に入れて日時を決定します。
歓迎会は、できれば入社日や着任日の当日に行うのが望ましいでしょう。
・主役の着任日、入社日、退職日、異動日
・業務に支障がない日
・主役の配属先、所属長が出席できる日
・なるべく多くの人が出席できる日
・発起人やその会の責任者が出席できる日

必ず責任者と相談して日程を決定します。
4. 予算の決定
  以下の点などを考慮に入れて予算を決定します。
・個人負担(会費制)/会社負担
・男性と女性の参加費を同額にするか

必ず責任者と相談して予算を決定します。
5. 役割を決める
  以下のような役割を決めます。

●前日まで(準備企画)
・会場選定、予約、会場との打ち合わせ
・当日のプログラム企画、準備
・主役および参加者への案内、参加人数のチェック
・会計

●当日
・司会進行係
・撮影係
・準備サポート
・会計  など。

小規模な会であれば、幹事がすべての役割を兼務することもあります。
6. 会場の確保、準備
  以下の点などを考慮に入れて会場を決定します。
・予算に合うところ
・集合しやすいところ
・十分な広さを確保できるところ
・会の目的や主旨に合うところ、
・メンバーの好み、出席者の年齢や性別に合うところ
・割引券や優待券などがもし手もとにあれば、それを使うことができるところなど

その他の確認事項
・和室(座敷)、立食、テーブル席のいずれか
・会場貸し切りの有無
・宴会場使用の延長料金

飲酒運転は法律で禁止されています。
帰宅時の足(交通手段)の確保も考慮しましょう。
会場を予約する際には、キャンセル料がいつから発生するのかを、必ず確認しておきます

会社によっては、会議室のテーブル・イスの配置を変えて、出前のオードブルや寿司、おつまみの菓子などで、ごく内輪の歓送迎会にする場合もあるでしょう。
会場の飾り付けが許されるかどうか、
会場準備の時間や手伝いの人手が確保できるかどうか、
音響その他、機材の有無や確保の確認
などをしましょう。
7. 料理や飲み物の予約
  以下の点などを考慮に入れて料理や飲み物を予約します。
・予算に合うかどうか
・飲酒量(飲み放題にするかどうか)
・主役の好みやメンバーの好み
8. 当日のプランをたてる
  歓迎会、送別会の企画のメインとなる部分です。
以下の点などを考慮に入れて当日のプランをたてます。
・誰かにスピーチを依頼するかどうか
・余興を盛り込むかどうか

【余興の例】
社歌、校歌、クラブ活動紹介、同好会紹介、カラオケ、ゲーム、宴会芸ほか

・ 必要に応じて、余興に使用する物を準備しておきます。
 音響手配、賞品手配ほか

※景品や記念品を渡す場合の目録は「目録の書き方・作り方」へ>>> 
9. 会の告知と参加者の募集
  案内状や社内回覧、社内掲示、メールなどで告知し、参加者を募ります。
必要な場合は、地図を作成します。

案内状やメールには、会場の名称、周りの目標物、交通 アクセス、電話番号などを明記しておきましょう。
8. 参加者名および参加人数の確認
  参加者の人数を把握し、会場に伝え、料理の数の調整などをします。
当日まで人数をきちんと把握しておきます。
9. 当日
  ・参加人数の把握
・参加人数に合わせた料理の数量変更手配
・参加者から、参加費の徴集と会場料飲店への支払い
・司会進行

飲み会の一般的な流れ(進行)
1.開会宣言
2.挨拶またはひとこと
3.主役の紹介
4.歓迎会の場合は、新入社員、転入社員の一言(人数が多い場合は代表者のみ)
5.乾杯
6.食事・歓談(余興やゲームをする場合も有り)
7.送別会の場合は、はなむけの言葉
8.送別会の場合は、退職者や、転出者の言葉
9.締めの一言、万歳三唱など
10.閉会宣言
10. 会計報告
  請求書、領収書と合わせて収支報告をします。
必要があれば、参加者に返金したり、職場でのレク費として繰り越しなどの処理をします。

会社の行事の場合には、責任者に提出・報告をします。
 ▲PAGE TOP

■3. 歓迎会、送別会の案内メールの文例・例文・例

歓迎会、送別会の案内をメールで送る場合の例文をご紹介します。
メールの良いところは機動力です。
宛先欄のCCや、BCCを利用して、同じ文面を沢山の人に一度に送信ができます。
通常の場合はBCCで送信するようにしましょう。

メール文のコツは、文章を3〜5行ずつに区切り、少しづつ間をあけると読みやすくなります。
なお、書面で案内文を作る場合の文例は、別ページで紹介しています。
※歓迎会の案内状……>>
※送別会の案内状……>>
※歓送迎会の案内状……>>
※退職送別会の案内状……>>

(BCCとは…ブラインドカーボンコピーBlind Carbon Copyの略。メールをを送信するときに、このBCC欄に複数のアドレスを入れて送信すると、全員に同じ文面が送信される。受信した相手には、自分以外の人にメールが送信されたことや、同時に送信された他人のメールアドレスは通知されない。)
◆新入社員歓迎会の案内メール文例
毎日お仕事お疲れ様です。
さて、今年も新入社員が入社する季節となりました。
4月1日付けで下記の6名が入社いたします。
つきましては、恒例の新入社員歓迎会を執り行ないます
ので、皆様万障お繰り合わせの上、ぜひご参加下さい。

[平成◯◯年度新入社員]
・◯◯支店 ◯◯課 ◯◯◯◯
・◯◯支店 ◯◯課 ◯◯◯◯
・◯◯支店 ◯◯課 ◯◯◯◯
・本社 ◯◯部 ◯◯課 ◯◯◯◯
・本社 ◯◯部 ◯◯課 ◯◯◯◯
・◯◯センター ◯◯担当 ◯◯◯◯

[歓迎会の日時]
1. 日時  4月◯◯日(金) 19:30〜
2. 場所 呑み喰い処「一点亭」
  当社より 徒歩5分
  中央区住込神社前□−□−□ tel.03-0000-0000
  お店のHP http://xxxx.xxxx.xx
3. 参加費 男性 3,600円 女性 @2,700円

今回はかなり趣向をこらしたプログラムになっておりま
すので、ぜひぜひご参加下さい。
なお、いつものように欠席の場合でもカンパとして300円
だけ集金させて頂きますのでよろしくお願いします。


当日の出欠については、このメールの返信にて、
◯月◯日までに佐藤あてお知らせください。
件名を変えずに送信お願いします。
…………………
システム部 佐藤(内線723)
E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
携帯 090-0000-0000
…………………
◆送別会の案内メール文例
毎日お仕事お疲れ様です。
さて、このたび12月◯日付けで、営業部の保田一男さんが退職されることになりました。
つきましては、お世話になった保田さんへの感謝の気持ちこめまして、下記の通り送別会を執り行ないます。 皆様万障お繰り合わせの上、ぜひご参加下さい。
今回の幹事は山本が行いますのでよろしくお願いします。

1. 日時  12月19日(金) 19:30〜
2. 場所 焼き鳥「一本槍」
  散布瑠駅 東口 徒歩2分 tel.03-0000-0000
  焼き鳥一本槍のHP http://xxxx.xxxx.xx
3. 参加費 男性 4,000円 女性 @3,000円

当日は会社から店まで送迎バスを手配しております。
バスは本社前19:00発です。
原則全員参加となっておりますので、よろしくお願いします。

当日の出欠については、このメールの返信にて、
12月9日までに 山本あてお知らせください。
件名を変えずに送信お願いします。
………………
システム部 山本(内線268)
E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
携帯 090-0000-0000
………………
★まだ間に合う!
届け先の近くのお花屋さんが 直接手渡しでお届け。
当日配達もOK