結婚式や披露宴の二次会の幹事

結婚式、披露宴の二次会の幹事のページ。結婚式の時の披露宴とは別に、ごく親しい友人・知人だけで行うお祝いの会を二次会と言います。披露宴は新郎・新婦または両家の両親たちが出席者を招待する形式をとるのに対し、二次会は友人たちが発起人となって世話役や幹事を引き受けるのが一般的です。このページでは幹事を引き受けたあなたのために準備や企画のコツや司会進行のポイントをご説明します。
このページの内容
1. 二次会の幹事の役割とは
2. 結婚式、披露宴の二次会の幹事……主な役割とポイント
(マニュアル・プログラムと進行・台本)
★参考:二次会の案内状、招待状の文例のページへ
3. 二次会の案内状>往復はがきの宛名と返信の書き方
4. その他(幹事の会費、幹事さんへのお礼)
★参考:二次会の会費、予算のページへ

■1. 幹事の役割とは

飲み会、宴会、忘年会、新年会などの飲み会や、二次会、歓迎会、送別会などの世話役をする人を「幹事」と言います。当日の司会者(進行役)を兼ねることもありますが、主に企画や準備、手配などの裏方を中心になって行うため、厳密にいうと司会者とは異なる役割です。

職務遂行能力、計画性、協調性、企画力、調整力、忍耐力などが求められるため、幹事をまかされるようになったら、一人前と認められたとも言えます。幹事(世話役)が必要とされる主なイベントは以下のとおりです。
別ページ 二次会の案内状の文例・例文
別ページ 旅行の幹事(社員旅行、慰安旅行、ゼミ合宿ほか)
別ページ 歓送迎会の幹事(歓迎会、送別会)
別ページ 飲み会の幹事(クラス会)
別ページ 同窓会の幹事(クラス会、OB会)
◆幹事(世話役)が必要な、会社・職場のイベント
飲み会 宴会、忘年会、新年会
歓送迎会 新入社員歓迎会、歓迎会、送別会、退職送別会、
行事 花見、社内運動会
旅行 社員旅行、慰安旅行
その他 懇親会、親睦会、交流会、同期会、接待など
   
◆幹事(世話役)が必要な、学校やクラブ活動、部活動のイベント
歓送迎会 新入生歓迎会、歓迎会、送別会、卒業生送別会、
宿泊 ゼミ合宿、ゼミ旅行、スポーツ合宿、遠征、試合参加、大会参加
その他 PTA懇親会、親睦会、交流会、バザー、サークル活動、
   
◆幹事(世話役)が必要な、友人その他おつきあいのイベント
飲み会 宴会、忘年会、新年会
結婚式 披露宴の二次会
同窓会 同窓会、クラス会
その他 ロータリークラブの活動、同期会、学会の懇親会、合コンなど
次の項以降で、それぞれのイベントの幹事について、役割とポイントを御説明いたします。
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■2. 結婚式、披露宴の二次会の幹事…主な役割とポイント

二次会の幹事には、主に以下の役割があります。
準備のポイントと、当日の役割をご説明いたします。
プランが決まったら、必ず新郎・新婦の了承を得てから実施するようにして下さい。
◆二次会の幹事の役割
1. 顔合わせと打ち合わせ
[3ヶ月前までに]
●通常、幹事は新郎側と新婦側の友人が依頼されます。
まずは幹事と新郎新婦のオールメンバーで、顔合わせをしましょう。
お互いの連絡先を交換しておきます。

●ぜひ打ち合わせたい内容は下記のとおりです。
※まだ決定でなくても構いません。新郎・新婦の希望を聞き取ります。
(1)日程
(2)披露宴の場所、最寄り駅
(3)披露宴の終了予定時刻
(4)二次会を希望するエリア
(5)二次会の開始希望時刻、終了希望時刻
(6)二次会参加見込み人数(新郎側、新婦側)
(7)新郎、新婦の希望、リクエスト
2.役割(係り)分担決定
以下のような各係(役割分担)を決めます。

●準備企画
・会場選定、予約、会場との打ち合わせ
・当日のプログラム企画、準備
・招待客への案内状、参加人数のチェック
・会計

●当日
・受付係
・司会進行係
・撮影係
・準備サポート
・会計
3. 準備の開始
披露宴の日から逆算して、着実に準備をすすめていきましょう。
幹事が顔を合わせることのできる機会は限られていますので、リストを作ってチェックしながら確実にこなしていくことが大切です。
(3-1)遅くとも3ヶ月前までに

・顔合わせと打ち合わせ

  ・新郎、新婦、幹事の顔合わせを行い、おおまかな日程や新郎新婦の希望についてヒヤリングを行います。
 
(3-2)3ヶ月前

・役割(各係)の決定

  ・準備の各係と、当日の役割を決めます。
 

・予算案づくり

  [予算の考え方1]
・二次会を会費制にする場合には、会費をいくらにするのかを決めます。

・人数×単価で、おおまかな予算を組みます。ゲームや余興で賞品・景品を用意する場合は、飲食分をけずります。
景品の単価(金額)と数を決めますが、できれば参加賞のような形で、全員に景品(またはそれに代わるもの)が行き渡ると良いと思います。ハズレなし、というわけです。

[予算の考え方2]
※上記の例では、会費で二次会の費用のすべてをまかなう例ですが、披露宴の出席者にとっては、結婚式+二次会で出費もかさむもの…会費をいくらに設定するのかが悩ましいところです。
 大まかに2つの考え方があると思います。
 1つは、ゲストから集める会費で二次会のすべてをまかまうという考え方。これは、本当に新郎新婦の友人が主体的になって主催する二次会のケースです。友だち同士、お互いの結婚式の際にそれぞれ負担するのだから今回は全額負担してもらいます。やがては友人の結婚式の二次会の際には新郎新婦も支払うことになり、お互い様という考え方です。
 もう1つは、新郎新婦が招待するのが二次会という立場で、ゲストから徴集する二次会の会費を「気持ちだけ」とするものです。
 ちなみに、筆者の挙式の際には、二次会の食事代と会場費は新郎新婦が負担することにしました。理由は披露宴にお招きできなかった方たちも二次会には出席していただきたかったからです。出席者からは少しだけ会費を頂き、主にゲームの景品にしました。

※参考ページ「二次会の会費」>>>

・会場と時間の決定

  ・以下に留意し、会場を予約します。
[会場決定の際に留意したいポイント]
・予算に合うところ
・集合しやすいところ
・十分な広さを確保できるところ
・新郎新婦の思い出の場所
・二次会の目的や主旨に合うところ
・新郎新婦の好み、出席者の年齢や性別に合うところ
[その他の確認事項]
・和室(座敷)、立食、テーブル席のいずれか
・貸し切り会場の有無
・宴会場使用の延長料金の有無
・飲み放題にするかどうか
キャンセル料がいつから発生するのかを、必ず確認しておきます

・披露宴会場からの移動時間を考慮し、二次会の開始時刻、終了時刻を決めます。

・会費を決めます。夫婦で出席する場合の夫人には「夫婦割り引き」を設定するケースも。
 
(3-3)2ヶ月前(二次会の招待状、案内状の作成と郵送)

・招待客のリストアップ

  ・新郎、新婦から二次会の招待客のリストを受け取ります。新郎、新婦は結婚式の準備で忙しいので、幹事のほうから「○月○日までに招待状を送るためのリストを作っておいてほしい」とプッシュするくらいがベター。

・二次会の案内状(招待状)の作成と発送

  ・出欠の返信に要する時期を考慮し、早めに案内状を発送します。
 
(3-4)1ヶ月前までに

・招待客の人数確認

  ・前日までは微調整が入りますが、おおまかな参加人数は1ヶ月前くらいには把握しておきます。

・当日のプログラム打ち合わせ

  ・当日の進行、余興などについて、幹事(企画係)が知恵をしぼり、相談します。
 
(3-5)2週間前までに

・当日のプログラム決定と準備

  ・進行表を作成し、ゲームや余興をする場合には、必要な準備や買い物(賞品、景品も含む)をします。

・カードやラッピングは100円ショップを利用したり、手作りをしたりして、無駄な出費はなるべくおさえます。

・新郎側と新婦側のゲストが歓談できるように、できれば名札を用意します。立派なものでなくても、気軽に胸に貼れるようにポストイットみたいなものでも良いでしょう。

・会場との打ち合わせ

  ・会場準備や料理の数などについて会場となるホテルやレストランなどと打ち合わせをします。
・ 人数は変更が入るたびに連絡を入れるようにし、最終人数は前日に必ず確認を入れます。
 
(3-6)当日の準備

・会場設営準備

  ・ゲームや余興をする場合には、必要な準備やセッティングをします。
・受付係、会計係の場所をセッティングします。 ・披露宴から移動してくる招待客は手荷物が多いものです。クロークがない会場では、手荷物置き場なども決めておくと良いでしょう。
4.当日
主役である新郎新婦が楽しく過ごせるよう、会をもりたてます。
企画に合わせて、とどこおりなく会が運ぶように、一致団結してがんばりましょう 。

●当日の係
・受付係(会費制の場合には会費を徴収します)
・司会進行係
・撮影係
・準備サポート
・会計…支払い清算

●当日のプログラム進行例

●会場設営準備
・会場設営準備
  ・ゲームや余興をする場合には、必要な準備やセッティングをします。
・受付係、会計係の場所をセッティングします。
招待客リストは受付係には必ず一部渡しておきます。 ・披露宴から移動してくる招待客は手荷物が多いものです。クロークがない会場では、手荷物置き場なども決めておくと良いでしょう。
●開場
・受け付け開始
  ・会費の徴集
・ゲストには、名札を渡して胸につけてもらうようにすると良いでしょう。
・撮影の開始
●二次会
・開会宣言
・新郎、新婦入場
・祝いの言葉および乾杯
・歓談
・余興1
・余興2
・新郎、新婦挨拶
・お見送り
●清算、片付け
・清算
  ・会場への支払い

・片付け

  ・お世話になった会場へはきちんと挨拶をして帰りましょう。忘れ物のチェックもお忘れなく。
 
5.会計報告
新郎、新婦の友人だからといって不足分を幹事が負担したり、妙に予算があまってしまうような雑な会計は禁物です。
会が終了したら、できるだけ早い時期に請求書、領収書と合わせて新郎新婦に収支報告をします。

二次会には出席しない新郎新婦の両親からカンパなどを頂戴するケースも多いと思いますが、ありがたく頂戴し、予算に組み入れるとともに、参加者の前で報告するようにします。
※当日撮影した写真のプリント代(焼き増し代)や、郵送代で困ってしまう幹事さんもいます。
すべて自腹で負担してみんなに送るという太っ腹の幹事さんはともかくとして、会費の中で通信費や撮影経費なども見込んでおくようにしましょう。
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■3.二次会の案内状
 往復ハガキや、返信ハガキの宛名書き(表書き)

案内状を送る際に、往復はがきや返信ハガキで出欠を知らせる場合が多いと思います。
往復ハガキの返信を出す場合には、中央の折り目のところで、ハガキを縦2つに切り、返信の方だけをポストに投函します(切り取らないと、送料が余分にかかってしまいますので注意してください。)

★ご参考までに往復ハガキの返信の書き方もご説明します。
招待客が受け取った時の状態

幹事→招待客への書き方。
幹事さん、あるいは事務局の人は、自分の名前に「様」をつけたりはしません。自分に対して返信が戻ってくるように「行」と小さく書いておきます。
返信する際の宛名書き

返信の書き方((あて名)

招待客→幹事への書き方。
返信する際には、氏名の左下の「行」を二重斜線(二本斜線)で消し、「様」と黒ペンで手書きします。
往復はがきの返信例

返信の書き方

「御」という字は回答者に対する敬語として使われています。返信をする時には、「御」の部分は二重斜線(二本斜線)で消し、出席または欠席を○で囲みます。囲まなかった方は、縦二重線で消しておきます。

空いたスペースには、一言メッセージを添えるとさらに良いでしょう。もし欠席をする場合には当日の参加者に自分の近況を知らせる一文をぜひ書いてください。

■4. その他(幹事の会費・幹事さんへのお礼)

新郎新婦は、二次会でお世話になった幹事さんたちにぜひお礼をしたいものです。

●幹事の会費

幹事の会費の考え方には以下の2つがあると思います。
  [幹事の会費を出席者と同額にする]
・本当に新郎新婦の友人が主体的になって主催する二次会のケースです。友だち同士、お互いの結婚式の際にそれぞれ負担するのだから今回は幹事もゲストと同額を負担します。やがては友人の結婚式の二次会の際には新郎新婦も支払うことになり、お互い様という考え方です。


[幹事からは会費をいただかない]
・新郎新婦が招待する二次会というケースです。プライベートな時間を削って準備し、当日も何かとお世話になる幹事さんからは、会費をいただかないという考え方です。

●幹事さんへのお礼

新郎新婦は、幹事さんにぜひお礼をしましょう。
  [お疲れ様の席をもうける]
・お食事会などの席を設け、ご馳走する。
・新居に招待しご馳走する。さらにもっと気持ちがあれば手土産などを用意して渡す。

[お礼の品を渡す]
・新婚旅行のお土産を渡す。
・謝礼ウ現金、商品券)や、お礼の品を渡す。

[お礼の相場]
・幹事の人数にもよりますが、ひとりあたり@5,000円〜10,000円くらいでしょう。
 
★まだ間に合う
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