案内状、招待状の書き方

二次会の案内状のページ。結婚式の二次会とは、結婚披露宴の後で、新郎新婦とごく親しい友人たちが開く内輪のお祝いの会のことです。通常は新郎・新婦の友人が世話役や発起人になって行われ、披露宴とは異なり堅苦しい挨拶は抜きで出席者全員で楽しむ趣向のものが多く、会費制の場合が一般 的です。このページでは二次会の案内状(または招待状)の書き方や文例についてご紹介します。
………このページの内容………
1. 案内状ってなに?(案内状と招待状)
2. 結婚披露宴の二次会の案内状を出す時期(二次会の招待状を出す時期)
3. 実際に 結婚式二次会の案内状を作ってみよう(二次会の招待状を作る)
4. 案内状の書式.すぐに使える二次会の案内状文例、例文(招待状の書式)
5. 案内状の送付および、案内状の返信(招待状の送付、招待状の返信)
下記は別ページ
※結婚式案内状・招待文のページはこちら>>>
※宛名書きと往復はがきの書き方、返信はがきの書き方>>>
※同窓会案内状の書き方>>>

■1.案内状ってなに?(案内状と招待状)

案内状とは、催しや会合などを知らせたり、あるいは招待するために出す書状のことをさします。ここでは、案内状の書き方をわかりやすくご紹介します。
招待状というと、その字のとおり「招いてもてなす」という意味になりますので、参加費が無料という印象が強くなります。会費制の二次会の場合には案内状という方が良いでしょう。

案内状には、以下の役割があります。

[案内状の役割](招待状の役割)
(1)通知する 目的、内容、主催者、日時、場所、費用などを知らせる
(2)招待する お客様としてお招きする
(3)出席・欠席をたずねる 確保する会場の広さ、宿泊を伴う場合には宿泊用の室数、 その他用意するものや予算に大きくかかわってきます。

案内状は通知状または招待状として下記のような場合に使用されます。

[案内状、案内文書の使用例](招待状の使用例)
二次会の案内状(二次会招待状)、同窓会の案内状、展示会の案内状、創立記念式典の案内状、忘年会の案内状、新年会の案内状、ゴルフ大会の案内状、イベント案内状

■2.結婚式二次会の案内状・招待状(案内ハガキを含む)を出す時期

出席・欠席をたずねる催しの案内状・招待状、および宿泊を伴う催しの案内状・招待状(案内はがき)は、なるべく早めに出します。人数が多い場合には、遅くとも1ケ月前には参加者から、出欠についての返答が得られるように、スケジュールを組みます。
 ※もちろん、出欠についての微調整は直前まで行ないます。

★下記はおおまかな二次会の準備のスケジュール案です。
  詳細は二次会の幹事のページで詳しく説明しています。 「二次会の幹事」の企画と準備のコツのページへ>>>
二次会の準備のスケジュール
●2ヶ月前
・招待客のリストアップ
  ・新郎、新婦からリストを受け取ります。新郎、新婦は結婚式の準備で忙しいので、幹事のほうから「◯月◯日までにリストを作っておいてほしい」とプッシュするくらいがベター。
・二次会の案内状(招待状)の作成と発送
  ・出欠の返信に要する時期を考慮し、早めに案内状を発送します。
(返信用はがきの回答期限を、1カ月前くらいにしておくと良いでしょう)
●1ヶ月前までに
・招待客の人数確認
  ・前日までは微調整が入りますが、おおまかな参加人数は1ヶ月前くらいには把握しておきます
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■3.案内状・招待状を作ってみよう
(二次会案内状・二次会招待状の書き方、文例・例文・例・文面)

二次会の案内状・招待状では、案内状と返信用ハガキを封筒に入れて送るか、往復ハガキで出欠を尋ねてもよいでしょう。
但し、郵送にこだわる必要はありません。職場結婚などで、出席者も幹事も日頃から顔を合わせるといった場合には、手作りのチラシ風の案内状でも良いと思います。
お金をかけずに気持ちのこもったお祝いをするのが本来の主旨ですので、案内状をパソコンで自作しても失礼にはあたりません。
 

[案内状・招待状で通知する内容]

●会の目的(例:◯男くんと△子さんの結婚を祝う会)など
●主役)新郎新婦)の氏名
●二次会の日時
●会場と場所(できれば地図)
●会費
●持参するものなど
●連絡先
●出欠の連絡方法と締切日程
などを掲載します。

下記にご紹介するのは、結婚式の二次会(披露宴の二次会)の代表的な案内状文例、例文(招待状の文例、例文)です。

■4.二次会の案内状・招待状の書式

下記の二次会案内文の見本画像の ピンク色の数字をクリックすると説明にジャンプします。
※直前に出欠の変更をする人が必ずいます。電話番号は忘れずに記載しましょう。
案内状の書式時項の挨拶締切日日時・場所事情幹事

↓返信ハガキの宛名の書き方

案内状の書式宛て先

二次会の案内状・招待状の記載内容の説明

 
0. タイトル
上記のご案内文例では、友人が発起人になっているという前提で作っているため、すこしくだけたタイトルにしてみました。
「孝くんと藍子さんの結婚を祝う会のご案内」

その他のタイトル例
「孝くんと藍子さんの結婚披露宴二次会のご案内」
「孝くんと藍子さんの結婚を祝う披露宴二次会のご案内状」 など。
1. 時候の挨拶
案内状・招待状の書き出しには、時候の挨拶(季節の挨拶文)を簡単に入れます。
ただしハガキなので、くどくど書く必要はありません。
 
時候の挨拶
1月 ・厳寒の侯
・お正月気分も抜けてますます寒さが厳しくなってきました。
・松もとれましたが、あいかわらず寒い日が続いています。
2月 ・余寒の侯
・立春とは名ばかりでまだまだ寒い日が続いております
・節分を過ぎましたのに、あいかわらず寒い日が続いています。
3月 ・早春の侯
・桃の節句を過ぎ、ようやく春めいて参りました。
・寒さの中に春の気配を感じる頃となりました。
4月 ・陽春の侯
・桜の花のたよりが聞かれる頃になりました。
・花の色が美しい季節になりました。
5月 ・新緑の侯
・鯉のぼりが気持ちよさそうに泳いでいます。
・新緑の香りがすがすがしい季節になりました。
6月 ・梅雨の侯
・梅雨に入り、うっとうしい毎日が続いています。
・あじさいの色が美しく映えるころとなりました。
7月 ・盛夏の侯
・暑中お見舞い申し上げます。
・降りしきる蝉の声に夏の盛りを感じるころになりました。
8月 ・残暑の侯
・立秋とは名ばかりの厳しい暑さが続いています。
・土用あけの暑さひとしおの侯
9月 ・初秋の侯
・コスモスが風に揺れ、朝夕はしのぎやすくなって参りました。
・燈火親しむ頃となりました。
10月 ・秋冷の侯
・菊の花が香る季節となりました。
・さわやかな秋晴れの日が続いております
11月 ・晩秋の侯
・朝晩はめっきり寒くなって参りました。
・庭の草木も日ごとに色づいて参りました。
12月 ・初冬の侯
・今年もおしつまって参りました。
・師走に入り、あわただしい毎日が続いております。

・二次会の案内文

結婚式の二次会なので、文面に以下のようなニュアンスが含まれるように工夫すると良いと思います。
・冒頭のあいさつ文は短めに。すぐに本題に入る。
・主役となる新郎新婦の愛称、ニックネーム、チームや職場でのポジションなどに簡単に触れる。
・みんなで二人の結婚を祝福しようと呼びかける気持ちが伝わる文章
・ほほ笑ましくなるような内容
 
2. 返信の締切日を明記
・この案内状・招待状の目的は、二次会の「通知」と「出欠をたずねる」ことにあります。出欠の回答の締切日は忘れずに記載しましょう。
会場の確保の都合や予算との絡みもありますので、出欠案内の箇所の締切日は余裕をもって設定します。
3. 日時・場所
・インフォメーションとして下記の情報を載せます。
1)会場名
2)会場の住所、電話番号
3)日時
4)地図あるいは最寄りの駅名や目標となる建物など 。
4. 地図
・最寄りの駅や目標物からの地図を載せると良いでしょう。
5. 二次会の幹事の連絡先
・こうした二次会の場合は、直前になって出欠の変更をする人が必ずいます。電話番号を必ず掲載しましょう。昼間仕事がある人は電話番号の横に時間帯を載せると良いと思います。
例)tel.□□□−□□□□−□□□□[19〜23時]
 
・連絡先としてフリーメールのメールアドレスを掲載するのも良いでしょう。今回の目的のためにのみ、1つフリーメールを取得し、そのアドレスを掲載します。
6. 宛て先
・返信ハガキの宛先は、二次会の幹事の名前の下に「行」と書きます。
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■5.案内状・招待状の送付および返信例(出欠通知・返事)

1. 往復ハガキの場合

・二次会の案内に往復はがきを使う場合には、出欠を訊ねるだけでなく、一工夫しても良いと思います。

[二次会の案内状での出欠はがきの工夫例]
・ 主役の新郎新婦にあてて、返信文にお祝いのメッセージを一言書いてもらう。
・ 少しパソコンやウエブに詳しい人なら、会場の情報などをQRコードにして往復ハガキにプリントしても良いと思います。(QRコード…携帯電話で読み取る2次元バーコードのこと)
 

2. パソコンで案内状・招待状を印刷する場合

・郵便局で、中央を折っていない往復ハガキ(@100円/通)を購入することができます。二つ折りになっていないため、パソコンで印刷するときに普通の葉書よりもプリンターにセットしやすくて便利です。

さらに大量印刷の場合は、事務用品店で、文具メーカーの2通づつ切り離さず上下2段になったものを購入することができます(例えばヒサゴ製など台紙20枚、往復ハガキ40通分で840円)。
 
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・このページでは案内状という形の書面をご紹介しましたが、書面ではなく、ごく親しい仲間だけに案内メールという形で二次会のお知らせを送る場合もあるでしょう。スケジュールを頭に入れてわかりやすいメールを心がけましょう。

ご参考までに二次会の出欠はがきの返信の書きかたをご紹介いたします。(返信はがきの書き方)

※なお、結婚式の案内状は別ページで詳しくご紹介しています。>>>
※同窓会の案内状の書き方は別ページで詳しくご紹介しています。>>>
出欠ハガキ返信例(出欠通知・返事)

「御」という字は回答者に対する敬語として使われています。

返信をする時には、「御」の部分は二重斜線(二本斜線)で消し、出席または欠席を◯で囲みます。
囲まなかった方は、縦二重線で消しておきます。


返信用ハガキの 空いたスペースには、お祝い、お礼、ねぎらいの言葉など、一言メッセージを添えるとさらに良いでしょう。
※なお、結婚式の案内状は別ページで詳しくご紹介しています。>>>
※同窓会の案内状の書き方は別ページで詳しくご紹介しています。>>>