社員旅行、慰安旅行

者委員旅行の幹事・合宿の幹事のページ。
社員旅行や合宿の幹事は、団体旅行の添乗員よりも大変かもしれません。事前の準備としては、行く先(目的地)を決め宿泊先を決めるだけでなく、途中の行程を決め案内を作り、参加者を募り宿泊先を予約し、交通機関を手配し会費を集める…という具合に、その役割は他方面に渡ります。当日は案内役だけでなく現地での宴会も仕切らなくてはなりませんし、事後の会計係もきちんとこなさなくてはなりません。このページでは社員旅行、慰安旅行や合宿の幹事の準備と企画のコツについて説明します。
このページの内容
1. 幹事の役割とは
2. 旅行の幹事(社員旅行、慰安旅行、ゼミ旅行、ゼミ合宿ほか)
……主な役割とポイント
3. 旅行の案内メールの文例

■1.幹事の役割とは

職場やゼミ、研究室などで、宴会、忘年会、新年会などの飲み会や、歓迎会、送別会などの世話役をする人を「幹事」と言います。当日の司会者(進行役)を兼ねることもありますが、主に企画や準備、手配などの裏方を中心になって行うため、厳密にいうと司会者とは異なる役割です。

職務遂行能力、計画性、協調性、企画力、調整力、忍耐力などが求められるため、幹事をまかされるようになったら、一人前と認められたとも言えます。幹事(世話役)が必要とされる主なイベントは以下のとおりです。
別ページ 懇親会、親睦会の案内状の文例・例文
別ページ 飲み会の幹事(宴会、懇親会、忘年会、新年会ほか)
別ページ 歓送迎会の幹事(歓迎会、送別会)
別ページ 同窓会の幹事(クラス会)
別ページ 二次会の幹事(結婚式、披露宴の二次会)
◆幹事(世話役)が必要な、会社・職場のイベント
飲み会 宴会、忘年会、新年会
歓送迎会 新入社員歓迎会、歓迎会、送別会、退職送別会、
行事 花見、社内運動会
旅行 社員旅行、慰安旅行
その他 懇親会、親睦会、交流会、同期会、接待など
   
◆幹事(世話役)が必要な、学校やクラブ活動、部活動のイベント
歓送迎会 新入生歓迎会、歓迎会、送別会、卒業生送別会、
宿泊 ゼミ合宿、ゼミ旅行、スポーツ合宿、遠征、試合参加、大会参加
その他 PTA懇親会、親睦会、交流会、バザー、サークル活動、
   
◆幹事(世話役)が必要な、友人その他おつきあいのイベント
飲み会 宴会、忘年会、新年会
結婚式 披露宴の二次会
同窓会 同窓会、クラス会
その他 ロータリークラブの活動、同期会、学会の懇親会、合コンなど
次の項以降で、それぞれのイベントの幹事について、役割とポイントをご説明いたします。
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■2.旅行(社員旅行、慰安旅行、ゼミ合宿ほか)の幹事…主な役割とポイント

旅行の幹事には、主に以下の役割があります。
準備のポイントと、当日の役割をご説明いたします。
◆旅行の幹事の役割
1. 参加者のおよその人数を算出します。
  ・まずは、参加人数をおおまかに設定します。
・企業の社員旅行の場合、参加者が全体の50%を切る場合には、福利厚生費として経費に算入する事ができませんので注意して下さい。
(詳細は社員旅行のページを参照してください>>)。
2. 予算をたてます。
  ・参加者人数×○万円×泊数という計算式で、だいたいの宿泊代が出ます。

・社員旅行・慰安旅行では、人数の調整がしやすい和室を利用するケースが多いようです。
旅館の場合は、1泊二食付きで予算をたてます。
ビジネスホテルやホテルの場合には、素泊り(朝食付き)+宴会で予算をたてます。 ・社員旅行に利用される宿泊施設の、お一人あたりの予算のめやすは以下のとおり(平成20年。但し地方によっても異なります)
[民宿レベル]1泊ニ食付き@8,000円くらい〜
[温泉旅館など]1泊ニ食付き@10,000円〜@30,000円
[ビジネスホテル]素泊り@5,000円くらい〜+朝食
[ホテル]素泊り@8,000円くらい〜〜+朝食
上記において、旅館では宴会食事代も含まれますが、ホテルの場合は夕食や宴会は別 料金です。

・ゼミ合宿やスポーツ合宿などで利用される宿泊施設の、お一人あたりの予算のめやすは以下の通 り(平成20年。但し、地方によっても異なります)
[合宿専門の宿など] 1泊ニ食付き@5,000円くらい〜
[民宿] 1泊ニ食付き@7,000円くらい〜
[温泉旅館など] 1泊ニ食付き@8,000円くらい〜


・ホテルタイプの宿泊施設を利用する場合で、安くあげるためには、 ツインやトリプルなどを併用すれば、シングルよりも1名あたりの単価が安くなります。

・温泉旅館などはシーズンによって料金が変わります。日程や曜日の選択も重要なファクターになります。

・飲み放題のプランは、(あくまでも筆者の経験ではありますが)男性の比率が多く、しかも非常にお酒好きな方が多いというグループ以外では、もとがとれないことが多いようです。

・宿泊場所に応じて、交通費が変わってきます。有料道路代、貸切バス代、ドライバー乗務員宿泊費なども考慮に入れます。
・旅行会社にプラン作成や見積もりを依頼することもできます。
3. 係を決めます。
  ・幹事が複数いる場合には、各係りを決めます。
   会計、予約手配、親睦会の司会進行など
4. 日程を決定します。
  ・業務に支障がない日で、最多の参加者が見込まれる日程に社員旅行・慰安旅行を行なうのが望ましいでしょう。

・企業によっては、危機管理の見地から「全員が同じ日に航空機に乗らないようにしている」あるいは「トップ2人が同じ日に同じ飛行機に乗らないようにしている」という会社もあります。

・人数が多い場合には、特に宿泊施設の確保、宴会場の確保(および、シーズンによっては交通手段の確保)に苦慮することになります。最初は日程を絞り込まずに、第一希望、第ニ希望まで決めておきましょう。
5. 行き先を決定します。
  ・片道の移動距離、周辺観光地などのファクターおよび、前年度の社員旅行・慰安旅行の目的地を考慮した上で、行き先を決めます。

・ 自由裁量が認められている場合には、事前に社員に希望地のアンケートをとるほか、幹事達で相談して決める、などとなります。
中小企業の場合には、行き先は社長が決めるという会社が多いようです。

・最終的には必ず責任者の了承を得て行き先を決定します。
6. 条件をしぼり込みます。
  ・以下のファクターを参考に、全体を決めます。
・全体で何泊何日の行程にするか。
・費用は会社負担%、参加者負担%がどのくらいか
・考慮したい条件があるか
…温泉地が良い、露天風呂に入りたい、
…和室が良い、
…あの遊園地に行きたい(例:TDLに行きたい)
…あのイベントが見たい(例:雪まつりが見たい)
…体験型・学習型の旅行にしたい、
…○○の工場を見学したい、
…ゴルフがしたい、
…ショッピングがしたい
…かにを食べたい、
…朝市に行きたい
…試飲、試食ができるところに立ち寄りたい
…スポーツ施設を利用したい
 (グランド、コート、体育館、ゴルフ場ほか)
…会議室、研修室が必要
…プロジェクターが必要
…パソコンが必要    
など。

キャンセル料がいつから発生するのかを、必ず確認しておきます。
特にスポーツ合宿の場合の、グランドや、コートのキャンセル料には要注意です。
7. 全体の流れを決める(社員旅行・慰安旅行のプログラムを決める)
  ・上記の6まで決まっていれば、旅行代理店に希望を伝えるとモデルコースを作ってくれます。大抵の場合、見積りは無料です(事前に確認をしてください)。
もちろん幹事さんがプランを作成するというケースもありますが、
a)人数が多いほど、昼食をとる場所の確保が難しい。
b)初めての土地での移動の所要時間を読むのが難しい。
c)貸切バスの場合など、行く先々で駐車場が確実に確保できるように手配するのが難しい、
等を考慮に入れておいてください。

・幹事さんは、観光のモデルコース作りや、宿泊場所、昼食場所、各地での駐車場の手配はプロにまかせて、宿での親睦会、懇親会の方で腕をふるうことをおすすめします。
8. 睦会・宴会についてプランをたてる
  ・開始時刻、終了時刻を決めます。基本は2時間で、宿泊施設によっては延長料金がかかるところもあります。
標準的な開始時刻は18時、18時半、19時、19時半などです。これより遅い開始は、通常、ホテルや旅館などの施設側が嫌がります。交渉しても20時始まりまでだと思ってください。

・全体の進行を決める。
挨拶、乾杯の音頭、万歳三唱、手締めなどを行なうかどうかを決め、必要な人選をします。

・司会を決める。

・余興を行なうかどうかを決めます。

・人選ができたら、依頼をするよりも前に、まずは責任者にリストを見せ、意見を聞くようにします。

・コンパニオンなどを手配するかどうかも決めておきます。  
9. 8.の人に依頼をする
  7で選んだ各係の人に依頼をします。

・「お忙しいところまことに恐れ入りますが…」と、お願いしてみましょう。
10. 必要があれば余興も用意する
  ・余興をする場合には、その準備もします。
ゲームの場合には、賞品なども用意しておく必要があるでしょう。

・余興のアイディア
 …カラオケ、
 …かくし芸など
 …クイズ、社史クイズ、
 …ビンゴなどのゲーム
 …社内のクラブ活動の紹介、など
 …グループごとの対抗戦
11. 二次会の計画をする
 

・二次会については、行く先によって大きく左右されます。
二次会は無しという会社もあるでしょう。
館内情報や、周辺情報も確認しておいてください。

a.宿泊する旅館やホテルで二次会の場所も予約しておく、
b.旅館、ホテル周辺で二次会の場所も確保しておく、
c.各自の自由にまかせる、など。

12. その他の準備
  ・社員に配布する旅行の案内状または案内通知を用意します。
案内状により、出欠をたずねたり、 日時、行き先、集合時間、集合場所、会費などを知らせます。

・書面による通知の他に、メール、回覧 、掲示する場合などがあります。
 
・当日必要と思われるものをチェックします。
常備薬、緊急連絡先の確保、避難経路の確認などはつい忘れがちなので注意しましょう。

・翌日、自由解散にする場合などで、ゴルフ参加者を募る場合については、現地でのアクセスや空き状況、料金なども確認しておきます。
・ゼミ合宿などの場合には、研修室(会議室)の利用の可否、料金も確認しておきましょう。

・時間に余裕があれば、現地の簡単な観光ガイドを頭に入れておきましょう。場合によっては手作りの観光ガイドマップを作成して配ったり…。アイディアを活かして工夫してください。
13. 予約
  ●交通機関の予約手配(貸し切りバス、電車の乗車券、指定席券など)
 貸し切りバスを旅行代理店を通さずに予約する場合には、前払いが原則です。
●宿泊施設の予約手配
●料理や飲み物の予約
以下の点などを考慮に入れて料理や飲み物を予約します。
・予算に合うかどうか
・飲酒量(飲み放題にするかどうか)
・メンバーの好み

※料金の支払い時期、キャンセル料の規定や発生時期について必ず確認をしておきましょう。
※お酒類の持ち込みは不可のケースがほとんどです(学生を対象にした民宿、合宿専門の宿をのぞく)。持ち込みをしたい場合には事前に確認をしましょう。持ち込み料を請求される場合もあります。
14. 参加者名および参加人数の確認
  ・参加者の人数を把握し、宿泊施設に伝え、部屋数や料理の数の調整などをします。

・宿または旅行会社から部屋割り、メンバーリストの提出を要求される場合が大半です。 参加者氏名はだいたい一週間前くらいまでに名簿にし、部屋割りもしておきます。

・ 当日までの人数の増減をきちんと把握し、キャンセル料の規定に合わせて、宿や旅行会社に連絡を忘れないようにします。
15. 当日
  ●出発時
・参加人数の把握
・参加人数に合わせた料理の数量変更手配


●引率
(出発時のあいさつ、注意事項や日程行程の読み上げなど)
(バスなどで添乗員がいない場合は、簡単なガイドなど)
(休憩の都度、出発時刻をメンバーに周知徹底します)
(休憩地や経由地を出発移動の際は、必ず人数を確認します)
(解散時のあいさつ)

●ホテル、旅館で
・人数の確認
・注意事項や日程、時間割りなどの読み上げなど
・幹事の部屋番号を各人に伝える。
・避難経路の確認
・支払い(前日までに支払う場合が大半。当日は現地で新たに発生した分のみ、チェックアウト時に支払う)

●宴会などの司会進行

宴会(懇親会)での一般的な流れ(進行)
1.開会宣言
2.挨拶またはひとこと
3.乾杯
4.食事・歓談(ゲーム、宴会芸、余興など)
5.締めの一言、万歳三唱など
6.閉会宣言
16. 会計報告
  収支報告書を作成し、請求書、領収書とともに職場の責任者に提出します。

■3.旅行の案内メールの文例(例文・例・雛形・見本)
 (社員旅行、慰安旅行、ゼミ旅行など)

旅行の案内をメールで送る場合の例文をご紹介します。
メールの良いところは機動力です。
宛先欄のCCや、BCCを利用して、同じ文面を沢山の人に一度に送信ができます。親しい人以外に送る場合にはBCCで送信するようにしましょう。

メール文のコツは、文章を3〜5行ずつに区切り、少しづつ間をあけると読みやすくなります。
リンクなどを使って、行先や宿泊先などの情報を提供すると良いでしょう。
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◆社員旅行の案内メール文

職場全体での旅行の場合

毎日お仕事お疲れ様です。
さて、恒例の社員旅行の日時が下記の通り決まりましたのでご連絡申し上げます。今回の幹事は山本が行いますのでよろしくお願いします。

1. 日程: 10月24日(金)〜25日(土)1泊2日
2. 集合時刻と場所:  10月24日 8:45 本社正門前
3. 行先「神戸、灘、有馬温泉」
  (神戸市内観光、灘酒蔵めぐり、有馬温泉泊)
  ◆神戸市観光ガイドのHP 
  http://hotel.jp-guide.net/index.html
  ◆宿泊先 有馬温泉 ホテル有馬泉(ダミーです) tel.000-000-0000
  有馬泉のHP http://xxxx.xxxx.xx
  ◆灘の蔵元 「見本酒造」
  見本酒造のHP  http://xxxx.xxxx.xx

4. 参加費
   旅行積立金より充当します。
   現地での買い物や個人的な飲食代は自己負担となります。
5. その他
  参加者には日程表(行程表)、観光ガイドなどを別 途配付予定です。

現地では懇親会やゲームなども用意しております。
原則全員参加となっておりますので、よろしくお願いします。

当日の出欠については、このメールの返信にて、
10月9日までに 山本あてお知らせください。
件名を変えずに送信お願いします。
………………………
システム部 山本(内線268)
E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
携帯 090-0000-0000
………………………
 
★まだ間に合う
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