社員旅行・慰安旅行

最近社員同士の親睦をはかる企画が改めて見直されてきています。社員旅行・慰安旅行には福利厚生だけでなく社員どうしの親睦や交流の意味があります。このページでは職場などで、社員旅行・慰安旅行を計画するときのワンポイントをご紹介します。企画や準備のコツや、現地での宴会・親睦会の流れについても進行表をご紹介していますので、合わせてご参照下さい。
このページの内容
1. 社員旅行・慰安旅行の準備と手配
2. 社員旅行・慰安旅行の宴会、親睦会の流れ(進行)
3. 社員旅行のプランにあたって(注意点)

■1.社員旅行・慰安旅行の準備と手配

職場などで、社員旅行・慰安旅行を計画するときのワンポイントをご紹介します。企画や予約手配の参考になさってください。
社員旅行の準備と手配
1) 参加者のおよその人数を算出します。
  ・参加者が全体の50%を切る場合には、福利厚生費として経費に算入する事ができません(参考>>)。
 
2) 予算をたてます。
  ・参加者人数×◯万円×泊数という計算式で、だいたいの宿泊代が出ます。

・社員旅行・慰安旅行では、人数の調整がしやすい和室を利用するケースが多いようです。
旅館の場合は、1泊二食付きで予算をたてます。
ビジネスホテルやホテルの場合には、素泊り(朝食付き)+宴会で予算をたてます。 ・社員旅行に利用される宿泊施設の、予算のめやすは以下のとおり(平成20年。但し地方によっても異なります)

[民宿レベル]1泊ニ食付き@8,000円くらい〜
[温泉旅館など]1泊ニ食付き@10,000円〜@30,000円
[ビジネスホテル]素泊り@5,000円くらい〜+朝食
[ホテル]素泊り@8,000円くらい〜〜+朝食

上記において、旅館では宴会食事代も含まれますが、ホテルの場合は夕食や宴会は別料金です。

・ホテルタイプの宿泊施設で、予算を安くあげるためには、 ツインやトリプルなどを併用すれば、シングルよりも1名あたりの単価が安くなります。

・温泉旅館などはシーズンによって料金が変わります。日程や曜日の選択も重要なファクターになります。

・飲み放題のプランは、(あくまでも筆者の経験ではありますが)男性の比率が多く、しかも非常にお酒好きな方が多いというグループ以外では、もとがとれないことが多いようです。

・宿泊場所に応じて、交通費が変わってきます。有料道路代、貸切バス代、ドライバー乗務員宿泊費なども考慮に入れます 。
 
3) 日程を決定します。
  ・業務に支障がない日で、最多の参加者が見込まれる日程に社員旅行・慰安旅行を行なうのが望ましいでしょう。

・企業によっては、危機管理の見地から「全員が同じ日にもしくは同じ便の航空機に乗らないようにしている」あるいは「トップ2人が同じ日に同じ飛行機に乗らないようにしている」という会社もあります。

・人数が多い場合には、特に宿泊施設の確保、宴会場の確保(および、シーズンによっては交通手段の確保)に苦慮することになります。最初は日程を絞り込まずに、第一希望、第ニ希望まで決めておきましょう。 
4) 行き先を決定します。
  ・片道の移動距離、周辺観光地などのファクターおよび、前年度の社員旅行・慰安旅行の目的地を考慮した上で、行き先を決めます。

・ 自由裁量が認められている場合には、事前に社員に希望地のアンケートをとるほか、幹事達で相談して決める、などとなります。
中小企業の場合には、行き先は社長が決めるという会社も多いようです。

・最終的には必ず責任者の了承を得て行き先を決定します。
 
5) 条件をしぼり込みます。
  ・観光や食事、ふだんできないことの体験や見学などを軸に企画を考えます。
以下のファクターを参考に、全体を決めます。

・全体で何泊何日の行程にするか。  

・費用は会社負担%、参加者負担%がどのくらいか

……会社からどのくらいの補助が出るのか

・考慮したい条件があるか

……温泉地が良い、露天風呂に入りたい、
……和室が良い、
……TDLに行きたい、
……雪まつりが見たい
……体験型・学習型の旅行にしたい、
……◯◯の工場を見学したい、
……ゴルフがしたい、
……ショッピングがしたい
……かにを食べたい、
……試飲、試食ができるところに立ち寄りたい、 等
社員旅行の準備と手配 つづき
6) 全体の流れを決める(社員旅行・慰安旅行のプログラムを決める)
  ・上記の4まで決まっていれば、旅行代理店に希望を伝えるとモデルコースを作ってくれます。大抵の場合、見積りは無料です(事前に確認をしてください)。
もちろん幹事さんがプランを作成するというケースもありますが、

a)人数が多いほど、昼食をとる場所の確保が難しい。

b)初めての土地での移動の所要時間を読むのが難しい。

c)貸切バスの場合など、行く先々で駐車場が確実に確保できるように手配するのが難しい。

等を考慮に入れておいてください。

・幹事さんは、観光のモデルコース作りや、宿泊場所、昼食場所、各地での駐車場の手配はプロにまかせて、親睦会、懇親会の方で腕をふるうことをおすすめします。
7)親睦会・宴会についてプランをたてる
  ・開始時刻、終了時刻を決めます。基本は2時間で、宿泊施設によっては延長料金がかかるところもあります。
標準的な開始時刻は18時、18時半、19時、19時半などです。これより遅い開始は、通常、ホテルや旅館では施設側が嫌がります。交渉しても20時始まりまでだと思ってください。

・全体の進行を決める
挨拶、乾杯の音頭、万歳三唱、手締めなどを行なうかどうかを決め、人選をします。

・司会を決める

・余興を行なうかどうかを決める

・人選ができたら、依頼をするよりも前に、まずは責任者にリストを見せ、意見を聞くようにします。

・コンパニオンなどを手配するかどうかも決めておきます。

[その他]
・宿泊する施設(旅館やホテル)が食事内容を選べる施設であれば、夕食についてアンケートを取ることも忘れずに。
参加者に女性が多ければデザートを充実させる、男性が多ければお酒の飲み放題を付ける、メインを肉料理にするか魚料理にするかを選ぶ…など。
 最近は、職場の人と一緒に鍋料理を食べるのが嫌だと言う新入社員もいるらしい(汗)ので、要チェックです。
8) 7.の人に依頼をする
  ・「お忙しいところまことに恐れ入りますが…」と、お願いしてみましょう。
 
9) 必要があれば余興も用意する
  ・余興をする場合には、その準備もします。
ゲームの場合には、賞品なども用意しておく必要があるでしょう。
ビンゴゲームの機材は、数千円も出せば充分なランクのものが購入できます(筆者調べ)。

[余興のアイディア]
 …カラオケ、
 …かくし芸など
 …クイズ、社史クイズ、
 …ビンゴなどのゲーム
 …社内のクラブ活動の紹介、など

[ゲームや余興を企画する際のチェックポイント]
●会場を使用できる時間
(一般的に、ホテルや旅館での標準的な宴会の長さは2時間がめやすです)
●宴会場の広さ
●備えられている機材や設備(カラオケ、音響、照明など)
10) 二次会の計画をする
  ・二次会については、行く先によって大きく左右されます。
二次会は無しという会社もあるでしょう。
館内情報や、周辺情報も確認しておいてください。

a.宿泊する旅館やホテルで二次会の場所も予約しておく、
b.旅館、ホテル周辺で二次会の場所も確保しておく、
c.各自の自由にまかせる、など、
 
11) その他の準備
  [支払い方法の確認]
・社員旅行は団体扱いのため、事前振り込みによる支払いが多いと思いますが、飲み物の支払い等、現地での精算も必ず発生します。支払い方法を必ず確認しておきましょう。

[案内状・案内通知]
・社員に配布するための「社員旅行の案内状」または「案内通知」を用意します。
案内状の目的は、出欠をたずねる他、 日時、行き先、集合時間、集合場所、会費などを知らせます。
当日、旅程をより詳しく案内できる小冊子やパンフレットなどを用意できるとさらに楽しい旅となります。

・書面による通知の他に、社内メール、回覧 、掲示する場合などがあります。

※幹事の立場からすると、旅行の案内としてメールを利用すると大変便利なのですが、宿泊先や緊急連絡先を記載した”紙による案内(持ち運べるもの)”は一枚は必要です。どうしても作成が面 倒な場合にはメールを各自にプリントしてもらっても良いかもしれません。
 
[幹事が持参したい携行品とチェック項目]
・当日必要と思われるものをチェックします。
常備薬、
緊急連絡先の確保、
・避難経路の確認(幹事が経路を確認するだけでなく、現地で参加者にルートの案内や説明をします)
などはつい忘れがちなので注意しましょう。
 
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■2.社員旅行・慰安旅行での宴会・親睦会の流れ(進行)

職場などで行なわれる、社員旅行・慰安旅行の宴会(親睦会)は、だいたいの流れが決まっています。代表的な例をご紹介します。

[社員旅行・慰安旅行の宴会の流れ・進行]

ポイント 挨拶やセリフの例など
1)開会宣言
・司会者が開会を宣言します。
 
それではこれより、株式会社サンプル商事の親睦会をとり行ないます
あるいは、
それではこれより、懇親会をはじめます
など。
2)挨拶
・司会者が右記のように述べます
 
まずはじめに、◯◯部の坂元本部長より、ひとことご挨拶をいただきます
・社長、または出席者のうちで最も上の立場にある方などが望ましい人選だと思われます。
 

[全体の構成]
1)旅行に関するコメントと、日頃の勤務に対するねぎらいの言葉
2)会社の現状やエールなど
3)旅行を楽しもうという激励の言葉 

3)乾杯
・司会者が右記のように述べます
 
それでは、これより乾杯の音頭を島袋部長にお願いしたいと思います。皆様お手元のビールのご用意をお願いします
・主役の上司、または出席者のうちで2番目くらいの立場にある方などが望ましい人選だと思われます。
 
乾杯の挨拶の例
では乾杯の音頭をとらせていただきます。
皆さんごくろうさまです。幹事のみなさんもお疲れさまでした。
この2日間は、存分に羽をのばして日頃の疲れを癒して下さい。皆様のご健勝と株式会社サンプル商事の発展を祈念いたしまして、乾杯!
など。
4)食事・懇談(歓談)・余興
・カラオケやビンゴなどのゲームや余興がされることがあります。
 
5)中締めの挨拶や、万歳三唱、手締め
・中締めの挨拶、万歳三唱、手締めなどを する/しない、は自由です。

※手締めとは、物事の決着や成就を祝って、関係者が揃って手を打つこと。3本締め、1本締めなどがあります。
 
6)お開き
・司会者の発声で、宴会を終了します。
・ホテルや旅館の宴会は、宴会の基本時間が2時間というケースが大半です。場合によっては延長料金がかかります。予約時に確認をしておきましょう。
 

■3.社員旅行のプランにあたって
(社員旅行の費用を経費として参入する際の注意点)

社員旅行、慰安旅行の費用を会社が負担した場合、以下の条件を満たせば「福利厚生費」として経理処理をすることができます。
社員旅行を、経費として算入できるかどうかについては、細かいチェックが必要です。下記の表をご覧ください。
なお、税務調査の際に、社員旅行に関する経理処理は比較的チェックを受けやすいので、プランや諸費用の明細を保存するほか、当日撮影した写 真などもすべて保存しておきます。
ここでは、社員旅行の(税務処理に必要な)会計処理についてご説明します。
旅行・出張・研修の種類と経理処理
項目 解説

経理上、経費にならない。
福利厚生費として算入できないケース

  ① 「管理職以上だけの旅行」など、
ある特定の役職以上の者だけを対象とするもの
・給与または賞与と同様の扱いになります。
② 成績優秀者だけを対象とした表彰旅行や、成績優秀支店だけを対象とした表彰旅行など、ある特定の人だけを対象とするもの
③ 特定の目標を達成した人のみの旅行など、労務の代価として与えるもの
④ 換金が可能な、旅行券やクーポン券による支給
⑤ 旅行不参加の者に対し、現金による旅行費用分の支給
⑥ 役員だけを対象とするもの ・役員賞与とされ、経費算入は認められません。
⑦ 取引先や特約店などに対する、販売実績に応じた招待旅行
(売上の一部を返還するような形になるもの)
・接待交際費の扱いになります。

経理上、“経費”となる可能性が高い
福利厚生費となる可能性が高いケース
 ※ただし、下記の1)2)3)の3つとも 満たす必要があります。

 

 

1) 全ての従業員を対象とし、参加者が全体の50%以上であること ・一部の社員や役員だけを対象にしたものは、福利厚生とはみなされません。
2) 旅行期間が、4泊5日以内であること これを超えると福利厚生の範囲を超えた豪華なものであるとみなされ、給与または賞与扱いとなります。

海外旅行の場合には「現地での滞在が4泊5日以内であること」とされています。
3) 会社が負担した費用が、高額では無いこと 豪華旅行は、給与または賞与扱いとなります。
なお、社員旅行の他に「研修旅行」も、以下の一定の条件を満たせば経理処理上、経費として算入できます。

1)会社の業務上必要な研修旅行であること
2)きちんとした、研修や会議としての実質を伴うものであること ※どうしても心配な場合には、社員旅行を企画中の段階で税務署にアドバイスをもらうようにすると安心です。
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