同窓会の幹事・クラス会の幹事

同窓会の幹事・クラス会の幹事のページ。
旧友たちと久しぶりに再会し、一緒に食事をしたりお酒を酌み交わしたりしながら、近況を報告し合ったり、お互いの夢を話し合ったり、現在の健康や幸せを共に歓びあったりする同窓会、クラス会。昔に戻って友人たちと語り合う楽しさは格別ですね。このページでは幹事を引き受けたあなたのために、準備や企画のポイントと、参考になる進行表や、案内状の書き方をご紹介します。
このページの内容
1. 幹事の役割とは
2. 同窓会の幹事(クラス会、OB会ほか)の幹事……主な役割とポイント
3. 同窓会の案内状の文例
4. 同窓会の案内 往復はがきの宛名と返信の書き方
5. 同窓会当日 幹事の挨拶
※別ページ「同窓会の服装」>>

■ 幹事の役割とは

職場やゼミ、研究室などで、宴会、忘年会、新年会などの飲み会や、歓迎会、送別会などの世話役をする人を「幹事」と言います。当日の司会者(進行役)を兼ねることもありますが、主に企画や準備、手配などの裏方を中心になって行うため、厳密にいうと司会者とは異なる役割です。

職務遂行能力、計画性、協調性、企画力、調整力、忍耐力などが求められるため、幹事をまかされるようになったら、一人前と認められたとも言えます。幹事(世話役)が必要とされる主なイベントは以下のとおりです。
別ページ 同窓会、クラス会の案内状の文例・例文
別ページ 旅行の幹事(社員旅行、慰安旅行、ゼミ合宿ほか)
別ページ 歓送迎会の幹事(歓迎会、送別会)
別ページ 飲み会の幹事(クラス会)
別ページ 二次会の幹事(結婚式、披露宴の二次会)
◆幹事(世話役)が必要な、会社・職場のイベント
飲み会 宴会、忘年会、新年会
歓送迎会 新入社員歓迎会、歓迎会、送別会、退職送別会、
行事 花見、社内運動会
旅行 社員旅行、慰安旅行
その他 懇親会、親睦会、交流会、同期会、接待など
   
◆幹事(世話役)が必要な、学校やクラブ活動、部活動のイベント
歓送迎会 新入生歓迎会、歓迎会、送別会、卒業生送別会、
宿泊 ゼミ合宿、ゼミ旅行、スポーツ合宿、遠征、試合参加、大会参加
その他 PTA懇親会、親睦会、交流会、バザー、サークル活動、
   
◆幹事(世話役)が必要な、友人その他おつきあいのイベント
飲み会 宴会、忘年会、新年会
結婚式 披露宴の二次会
同窓会 同窓会、クラス会
その他 ロータリークラブの活動、同期会、学会の懇親会、合コンなど
次の項以降で、それぞれのイベントの幹事について、役割とポイントを御説明いたします。
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■2.同窓会(クラス会、OB会ほか)の幹事…主な役割とポイント

同窓会(クラス会、OB会)の幹事には、主に以下の役割があります。
準備のポイントと、当日の役割をご説明いたします。
プランが決まったら、必ず責任者の了承を得てから実施するようにして下さい。
◆同窓会(クラス会、OB会)の幹事の役割
1. 日程の調整
  以下の点などを考慮に入れて日時を決定します。
・仕事をしている人も、主婦の人も出席しやすい日…週末など
(なるべく多くの人が出席できる日)
・恩師(担任の先生、教授)や発起人やその会の責任者が出席できる日
・ふだん郷里を離れている人も出席しやすい日…お盆の時期など
2. 予算の決定
  以下の点などを考慮に入れて予算を決定します。
・働いている人も、主婦の人も参加しやすい金額
・男性と女性の参加費を同額にするか
3. 会場の確保、準備
  以下の点などを考慮に入れて会場を決定します。
・予算に合うところ
・集合しやすいところ
・十分な広さを確保できるところ
・母校に近いところ
・思い出の場所に近いところ
・会の目的や主旨に合うところ、
・メンバーの好み、出席者の年齢や性別に合うところ
・割引券や優待券などがもし手もとにあれば、それを使うことができるところなど

その他の確認事項
・和室(座敷)、立食、テーブル席のいずれか
・会場貸し切りの有無
・宴会場使用の延長料金

キャンセル料がいつから発生するのかを、必ず確認しておきます
4. 料理や飲み物の予約
  以下の点などを考慮に入れて料理や飲み物を予約します。
・予算に合うかどうか
・飲酒量(飲み放題にするかどうか)
・恩師の好みまたは地元の食材を使っているお店など

5. 当日のプランをたてる

  ●以下の点などを考慮に入れて当日のプランをたてます。
・誰かにスピーチを依頼するかどうか
・余興を盛り込むかどうか

【余興の例】
・校歌斉唱、
・母校訪問、タイムカプセル(埋設、開封)
・記念撮影、
・カラオケ(あの頃のヒットメドレー)、
・ゲームほか

・ 必要に応じて、余興に使用する物を準備しておきます。
 音響手配、賞品手配ほか


●その他のアイディアの例
・卒業アルバムの回覧
・各自の近況の一覧表(欠席の人にも往復ハガキで近況を知らせてもらうようにし、当日配付ができるようにパソコンなどで加工してプリントしておきます)
・当日使用する名札バッジ…久しぶりの再会なら、名札を用意した方がいいかもしれません。安全ピンで留めるような大袈裟なものでなくても、大判のポストイットを胸に貼るような形でも良いと思います。女性の場合には旧姓で書くか、旧姓を併記します。

※余興で、景品を出したり、記念品を贈呈する場合の目録は「目録の書き方・作り方」へ>>> 
6. 役割を決める
  以下のような役割を決めます。
・案内告知および参加者とりまとめ係
・会計係
・司会進行係
・余興その他の機材や賞品、グッズの準備係
・撮影係

小規模な会であれば、幹事がすべての役割を兼務することもあります。
7. 会の告知と参加者の募集
  案内状やメールなどで告知し、参加者を募ります。
できるだけ地図を掲載するようにします。

案内状やメールには、会場の名称、周りの目標物、交通アクセス、電話番号などを明記しておきましょう。
8. 参加者名および参加人数の確認
  参加者の人数を把握し、会場に伝え、料理の数の調整などをします。
当日まで人数をきちんと把握しておきます。
9. 当日
  ・参加人数の把握
・参加人数に合わせた料理の数量変更手配
・参加者から、参加費の徴集と会場料飲店への支払い
・司会進行

飲み会の一般的な流れ(進行)
1.開会宣言
2.挨拶またはひとこと
3.乾杯
4.食事・歓談
(近況報告、余興やゲームをする場合も有り)
5.締めの一言、万歳三唱など
6.閉会宣言
10. 会計報告
  請求書、領収書と合わせて収支報告をします。
必要があれば、参加者に返金したり、次回用として繰り越しなどの処理をします。

会報がある同窓会の場合には、会計担当に提出し、紙面にて報告をします。
11. 終わってから
  ・出席して下さった恩師へは、お礼状を忘れずに出す。
 …お礼状の差出人は
「幹事一同」と「代表者の氏名」を並記
または
「◯◯学校◯年◯組クラス会一同」と「お礼状の書き手である幹事代表の氏名」を 並記 など。

・同窓会の参加者に会計報告と、当日撮影した写真などを送る。

・次の幹事へ、住所録や、残金などを引き継ぎする。
※当日撮影した写真のプリント代(焼き増し代)や、郵送代で困ってしまう幹事さんもいます。
すべて自腹で負担してみんなに送るという太っ腹の幹事さんはともかくとして、会費の中で通信費や撮影経費なども見込んでおくようにしましょう。

※恩師(先生)の会費については、教え子たちで負担するように計画をたてます。但し、ほとんどのケースにおいて、先生が別口でお金を包んで下さるようです。その場合には参加者の前で「先生から頂戴した」と報告をしお礼を述べます。
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■3.同窓会(クラス会)の案内状について

同窓会(クラス会)の案内を送る場合は、メールや手紙ではなく、往復はがきを用いるのが一般的です。

恩師に対しては、お自宅が近ければお宅に伺ってお誘いする、手書きの手紙を送る、お電話を差し上げてご都合をお伺いして日程を決めたあと、手書きの招待状を送るなどが考えられます。

同窓会の案内状の文例は、当サイトの別ページでご紹介をしていますので、ここでは、一例だけをご紹介します。詳細は別ページをご覧下さい。

※参考)同窓会の案内状の文例のページへ……>>
同窓会の案内状 文例
蝉の声が本格的な夏の到来を告げています。
皆様、お元気でおすごしでしょうか。
さて、本年度の同窓会を下記のとおり行います。
今年は恩師の山本先生の現役最後の年となりますので、山本先生を囲む会として、先生にピアノの演奏をお願いしております。
また、幹事の改選の年でもあります(欠席すると幹事にされますよ〜。笑)
当日お忙しい方は懇親会だけの参加も歓迎します。皆様ぜひご参加下さい。
 日時 平成◯◯年8月15日(金)17:00〜
 場所 新夏樫ホテル 別館2F 華の間
    夏樫市本町5-5-10 tel.00-000-0000
 会費 6,000円
   (当日受け付けにて申し受けます)
 日程 山本先生を囲む会 17:00〜
    懇親会 18:30〜
 幹事 鈴木寛治 tel.00-000-0000
なお、準備の都合上、出欠を7月31日までに返信ハガキにてお知らせください。
当日は同ホテルに宿泊も可能です(割引料金あり)。ご希望の方は通信欄にその旨お書き下さい
この本文とは別に、出欠欄や、住所氏名欄、通信欄を設けます。

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■4.同窓会の案内
 往復ハガキや、返信ハガキの宛名書き(表書き)

同窓会の案内状、クラス会の案内状など、往復はがきや返信ハガキで出欠を知らせる場合が多いと思います。
往復ハガキの返信を出す場合には、中央の折り目のところで、ハガキを縦2つに切り、返信の方だけをポストに投函します(切り取らないと、送料が余分にかかってしまいますので注意してください。)
往復はがき・返信ハガキの書き方
招待客が受け取った時の状態

返信はがき宛

幹事さん、あるいは事務局の人は、自分の名前に「様」をつけたりはしません。自分に対して返信が戻ってくるように「行」と小さく書いておきます
返信する際の宛名書き

返信はがきの書き方

返信する際には、氏名の左下の「行」を二重斜線(二本斜線)で消し、「様」と黒ペンで手書きします。
同窓会やクラス会の返信例
★ご参考までに往復ハガキの返信の書き方もご説明します。

[御出席][御欠席]の「御」という字は回答者に対する敬語として使われています。返信をする時には、「御」の部分は二重斜線(二本斜線)で消し、出席または欠席を◯で囲みます。囲まなかった方は、縦二重線で消しておきます。

空いたスペースには、一言メッセージを添えるとさらに良いでしょう。もし欠席をする場合には当日の参加者に自分の近況を知らせる一文をぜひ書いてください。
なお、往復ハガキで案内状を出す場合の文例やレイアウト例は、別ページで御説明しています
参考ページ…同窓会の案内状のページへ…>>
参考ページ郵便切手・切手料金のページへ…>>
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■5.同窓会当日 幹事の挨拶(スピーチ)文例・例文

 同窓会の挨拶は幹事が行う場合もありますが、幹事は「開会宣言」だけを行い、別途、恩師に「一言」を頂戴したり、例えばクラス委員だった人などに「挨拶を依頼する」という場合があります。

  たまたま昨年、スタッフの一人が大学の同窓会の幹事をした際には(幹事が持ち回りになっているケースです)、出席者一同が揃ったところで一言挨拶をしました。
 下記に文例をご紹介します。 出席者や、恩師へのお礼を忘れずに述べるようにしましょう。
◆同窓会の挨拶(幹事の挨拶・スピーチ)文例
みなさん、本日はお忙しい中をお集り頂きましてありがとうございました。
今回は恩師の高橋先生の御出席を賜り、こんなに嬉しいことはございません。
こうして◯年ぶりに懐かしいみなさんに会えて、一気に自分が大学生に戻ったような気がしております。
どうか本日は時間が許す限り、昔話に花をさかせたり、お互いの近況を語りあったりしながら、大いに食べて大いに盛り上がりましょう。
 本日の進行役を勤めさせて頂く、幹事の佐藤です。何かと至らぬ点があるかと思いますが、どうぞ宜しくお願いします。