送別会の案内状の書き方

送別会とは、職場などで退職される方や異動(転勤・転出)される方に、これまでの労をねぎらい、お世話になったことを感謝し、新任地で、新天地で、または退職後の健康や活躍と発展を祈り激励する会のことです。送別会を開く時には、主役を招待し送り手に知らせるために案内状を出します(メモや、メール、掲示、回覧の場合もあります)このページでは、送別会の案内状の案内文の書き方のポイントと文例をご紹介します。
………このページの内容………
送別会ってなに1. 送別会ってなに?
送別会の案内状を作ってみよう2. 送別会の案内状の書き方、文例、例文
 2-1. 定年退職の送別会の文例、例文
 2-2. 退職送別会の文例、例文
 2-3. 異動による転勤の送別会の文例、例文

1.送別会ってなに?

職場などで、退職、定年退職、異動(転勤・転出)される方に、これまでの労をねぎらい、お世話になったことを感謝し、新任地で、新天地で、または退職後の、健康や活躍と発展を祈り激励する会を送別会と言います。サークルや部活動、クラブなどでも行なわれます。
[送別会の案内状には、以下の役割があります]
(1)通知する
  目的、内容、主催者、日時、場所、費用などを知らせる。
(2)招待する
  送られる人たち(本人たち)に対しては招待状の形式のものを用意する。
  ※[招待状]
招待者(本人)には招待状の形式のものを用意。
招待者(送られる本人)には、原則として費用は知らせず、招待状によって、目的、内容、主催者、日時、場所を知らせるのがビジネスマナー。
(3)出席・欠席をたずねる
  出席者、欠席者の人数を確認する事は会場の広さや料理の数、その他用意するものや予算に大きくかかわってきます。
[送別会の案内(案内状)の形式、および出す時期]
・出欠をたずねる案内状や、宿泊を伴う案内状の場合には、なるべく早めに出します。
・職場の送別会の場合は、簡単な会場の地図を入れた案内状をひとりずつ手渡しをしたり、ポスター形式にして掲示板で知らせたり、メールで知らせたり、いろいろな連絡手段があります。
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2.送別会の案内状を作ってみよう
 (案内状の書き方、文例、例文)

下記にご紹介するのは、送別会の案内状の代表的な文例、例文です。
退職と転出に関して3例ご紹介します。
実際にお使いになる場合にはそれぞれのケースに合わせて組み合わせを変えて、文章をアレンジして下さい。

【送別会の日時や場所を決める際のポイント】
◆日程を決める時には、主役となる本人の都合を最優先することはもちろんですが、出席者がなるべく多く集まるように、週末にする・業務に支障のない日程にする(営業や経理関係の場合は月末は避けるなど)等の配慮をしてください。

◆場所や会場を決める時には、料理や献立が主役となる本人の好みや年齢に合っていること・予算に合うこと・職場の近くまたは気軽に集れる場所であること、出席者の年齢に合っていること、適度な広さがあること等に配慮をして下さい。


【2-1】 定年退職の送別会の文例・例文
1)退職する人の氏名(および業務・部署)がわかるようにします。
2)送別会の会場、日時、会費などを連絡します。
3)出欠を知らせてほしい旨を伝えます。
[案A]定年退職の送別会(社内向け)
・この例(文例・例文・雛形・テンプレート)では、書類にプリントし、(社内等の)職場で回覧することを想定しています。

・全員に配る場合には、回覧という部分を削除し、
「◯月◯日までに、幹事まで出欠をお知らせ下さい」
「恐れ入りますが、切取線から下を切り離し、幹事までご提出下さい。」
などの一文を付け加えて下さい。

・メールでお使いになる場合は不要な部分を削除し、
「◯月◯日までに、このメールの返信にて出欠をお知らせ下さい」
「出欠は◯月◯日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい」
などの一文を付け加えて下さい。

・関係者に一斉にメールを送信する場合には、メールアドレスの取扱いに注意し、CCの欄ではなく、BCCの欄に宛先のメールアドレスを入力するなどの配慮が必要です。

・出欠の希望を申告する別紙の書式はおまかせします。ちなみに筆者の会社では、半分を出席者、残り半分を欠席者の欄とし、各自のシャチハタ印を押してもらっていました。回覧をまだ見ていない人が誰なのかが一目でわかります。
平成□□年□□月□□日
◯◯部 各位
回覧
幹事:◯◯課
 管 二朗・世話好子
送別会のご案内
毎日お仕事お疲れ様です。
さて、このたび、山田一郎部長がめでたく定年を迎えられ、◯月◯日をもちまして退職されます。
つきましては、山田部長のこれまでのご功労に敬意を表し、感謝申し上げると共に、今後のご健勝とご発展をお祈りする気持ちを込めまして下記の通り送別会をとり行ないます。
皆様万障お繰り合わせの上、ぜひご参加下さい。

出欠につきましては、別紙に書き込んで頂き、課内で回覧の上、課ごとにまとめて◯月◯日までに幹事あてご提出ください。ご協力よろしくお願い申し上げます。

1. 日時:◯◯月◯◯日(◯曜日) ◯◯時〜
2. 場所:聘陳楼
  (電話00-0000-0000)
下記地図参照
3. 会費: 男性:□,□□□円
女性:□,□□□円
 

地図

 
恐れ入りますが、◯月◯日までに別紙にて出欠をお知らせください。
(なお、会費は後日集金します。よろしくお願いします)
幹事 管 次朗 (内線□□□)
   世話好子 (内線□□□)
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【2-2】退職送別会
1)退職する人の氏名(および業務・部署)がわかるようにします。
2)送別会の会場、日時、会費などを連絡します。
3)出欠を知らせてほしい旨を伝えます。
[案B]結婚退職の送別会(社内向け)
・この例(文例・例文・雛形・テンプレート)では、全員に配る場合を想定しています。

・書類にプリントし、職場で回覧する場合には、回覧文書であることがわかるような記載と、出欠に関する連絡方法を明記します。

・メールでお使いになる場合は不要な部分を削除し、
「◯月◯日までに、このメールの返信にて出欠をお知らせ下さい」
「出欠は◯月◯日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい 」
などの一文を付け加えて下さい。

・関係者に一斉にメールを送信する場合には、メールアドレスの取扱いに注意し、CCの欄ではなく、BCCの欄に宛先のメールアドレスを入力するなどの配慮が必要です。

・出欠の希望を申告する別紙の書式はおまかせします。ちなみに筆者の会社では、半分を出席者、残り半分を欠席者の欄とし、各自のシャチハタ印を押してもらっていました。回覧をまだ見ていない人が誰なのかが一目でわかります。
平成□□年□□月□□日
◯◯部 各位
幹事:◯◯課
 管 二朗・世話好子
送別会のご案内
このたび、山本花子さんがめでたくご結婚されることになり、◯月◯日をもちまして退職されることになりました。
つきましては、山本さんのお幸せを祝し、ご健勝とご発展を祈念する気持ちを込めまして下記の通 り送別会をとり行ないます。
皆様万障お繰り合わせの上、ぜひご参加下さい。
出欠につきましては、下記に書き込んで頂き、◯月◯日までに幹事あてご提出ください。ご協力よろしくお願い申し上げます。
1. 日時:◯◯月◯◯日(◯曜日)  ◯◯時〜
2. 場所:サルサポモドーロ
  (電話00-0000-0000)
下記地図参照
3. 会費: 男性:□,□□□円
女性:□,□□□円
 

地図

 
幹事 管 次朗 (内線□□□)  
   世話好子 (内線□□□)  
---------------- 切り取り線 ----------------
恐れ入りますが、◯月◯日までに下記にて幹事まで出欠をお知らせください。
(なお、会費は後日集金します。よろしくお願いします)
出欠について:
あてはまる方に◯を付けて下さい (  )出席・(  )欠席  
所属(      )課 氏名(      )内線(     )
【2-3】異動による転勤の送別会
1)転出する人の氏名(および業務・部署)がわかるようにします。
2)送別会の会場、日時、会費などを連絡します。
3)出欠を知らせてほしい旨を伝えます。
[案C]異動による転勤の送別会(社内向け)
・この例(文例・例文・雛形・テンプレート)では、書類にプリントし、職場で回覧することを想定しています。

・全員に配る場合には、回覧という部分を削除し、
「◯月◯日までに、幹事まで出欠をお知らせ下さい」
「恐れ入りますが、切取線から下を切り離し、幹事までご提出下さい。」
などの一文を付け加えて下さい。

・メールでお使いになる場合は不要な部分を削除し、
「◯月◯日までに、このメールの返信にて出欠をお知らせ下さい」
「出欠は◯月◯日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい 」
などの一文を付け加えて下さい。

・関係者に一斉にメールを送信する場合には、メールアドレスの取扱いに注意し、CCの欄ではなく、BCCの欄に宛先のメールアドレスを入力するなどの配慮が必要です。

・出欠の希望を申告する別紙の書式はおまかせします。ちなみに筆者の会社では、半分を出席者、残り半分を欠席者の欄とし、各自のシャチハタ印を押してもらっていました。回覧をまだ見ていない人が誰なのかが一目でわかります。
平成□□年□□月□□日
◯◯部 各位
回覧
幹事:◯◯課
 管 二朗・世話好子
送別会のご案内
このたび、◯月◯日付けで総務課の高田一郎次長が仙台支店に部長として栄転されることになりました。
つきましては、高田部長のご栄転を祝し、ご発展をお祈りする気持ちを込めまして下記の通り送別会をとり行ないます。
皆様万障お繰り合わせの上、ぜひご参加下さい。
出欠につきましては、別紙に書き込んで頂き、◯月◯日までに幹事あてご提出ください。ご協力よろしくお願い申し上げます。
1. 日時:◯◯月◯◯日(◯曜日)  ◯◯時〜
2. 場所:飲み処「槍隊放題」
  (電話00-0000-0000)
下記地図参照
3. 会費: 男性:□,□□□円
女性:□,□□□円
 

地図

 
恐れ入りますが、◯月◯日までに別紙にて出欠をお知らせください。
(なお、会費は後日集金します。よろしくお願いします)
幹事 管 次朗 (内線□□□)  
   世話好子 (内線□□□)