送別会の流れ、式次第と進行

送別会の流れ・送別会の式次第と進行のページ。会社・職場などで、異動・退職・定年退職される相手に対し、これまでの労をねぎらい、お世話になった事を感謝し、新任地や新天地や退職後の健康や活躍を祈り激励する会を送別会と言います。このページでは送別会の式次第(送別会の流れと進行)についてご説明します。なお、合わせて送別会の準備についても解説します。
このページの内容
通知状ってなに 送別会の準備
出す時期 送別会の流れ(式次第や進行と手順)

送別会の準備

送別会とは?…職場などで、定年退職、退職または人事異動による転勤(転出)で職場を離れる方に対し、これまでの功労に感謝し、今後の活躍に期待し激励するお別れの会を送別会と言います。
学校などで卒業生を送り出したり、サークルや部活動、クラブなどで部員を送り出す際にも行なわれます。
 
幹事または司会を引き受けたあなたのために、送別会の準備に必要なもの。企画のポイント、送別会全体の流れ(式次第と進行)などをご説明します。
[送別会の準備をする]
① 退職する人、転出する人(主役)をチェックする
② 送別会の日時を決定する
③ 会場を決定する
④ 予算を決める
⑤ 送別会のプログラムを決める(全体の流れを決める)
⑥ 挨拶・スピーチを依頼する人を決める
⑦ 記念品や花束の贈呈や万歳三唱を行なう場合は、これらを依頼する人を決める
⑧ ⑥と⑦ の人に依頼をする
⑨ 必要があれば余興も用意する
⑩ その他の準備
↓ 詳細は下記にてご説明いたします。
※下記の番号は、上記の「準備」と連動しています。
送別会の準備
項目 ポイント
退職する人、転出する人 をチェックする
(主役をチェック)
  ・定年退職する社員、中途退職する社員、転出していく社員などの、人数、氏名、性別、部署または業務などを確認しておきます。

退社日(退職日)や、異動日(異動による送別会の場合)を確認しておきます。
 
② 送別会の日時を決定します。
  ・できれば、退職や転勤前の最後の出社日に送別会を行なうのが望ましいでしょう。

・主役の都合を最優先することはもちろんですが、
  業務に支障の無い日、
  配属先の上司が出席できる日、
  なるべく多くの人が参加できる日、
などを考慮に入れて決めます。
必ず責任者に相談して日時を決定します。
 
③ 送別会の会場を決定します。
  ・会社の近くで料飲店などを予約するほか、会社の会議室などで、ビールとおつまみや出前の寿司などを用意し、立食形式にする会社もあります。

・予算、充分な広さを確保できるところ、マイクを借りられるところ、ステージのあるところ、多少騒いでも良いところ、などのほかに、
料理の種類(和、洋、中華ほか)、気どらない肩のこらないところ、職場でいつも行きつけにしているところ、昨年の送別会で利用した場所…などを考慮して決めます。

・最終的には必ず責任者の了承を得て会場を決定します。
 
予算を決定します。
  ・以下のファクターを参考に、予算を決めます。
 ・飲食を伴うかどうか
 ・費用は会社負担か、参加者負担か
 ・男性と女性の金額を同額にするかどうか

・最終的には必ず責任者の了承を得て予算を決定します。  
送別会の準備(つづき)
項目 ポイント
全体の流れを決める(送別会のプログラムを決める)
  ・このページの別項目でご説明します。

INDEXへ>>
 
挨拶・スピーチを依頼する人を決める
  ・人選に気をつけましょう。

・決まりがあるわけではありませんが、一般的に、主役が所属していた部署の上司が挨拶を述べます。

筆者は、上の人から選んでいくことをおすすめします。
まずは、 「その送別会に参加する人のうち、一番上にあたる人」に、挨拶をお願いします。これは必須です。

さらに、言葉は短くても構いませんので、
a. 「主役が所属していた部署で、一番上にあたる人」(この方には、7.の万歳三唱をお願いするという手もあります)
b.「業務上、主役とのかかわりが最も多かった人、または主役の業務を引き継ぐ人」
にも、できれば挨拶をお願いしたいものです。

・人選ができたら、依頼をするよりも前に、まずは責任者にリストを見せ、意見を聞くようにします。
 
記念品や花束の贈呈 万歳の音頭を依頼する人を決める
  ・万歳三唱を行なう場合には、主役が所属していた部署の直属の上司などにお願いすると良いと思います。

・花束贈呈を行なう場合は、花束を渡す役割は女子社員に一任するのが良いでしょう。
サプライズとして花を渡す場合には主役に見つからないように隠しておく必要がありますが、女性の方が、会が始まるまでどこかに花束を隠しておくのも得意(笑)です。

・定年退職などの場合に良く行なわれる記念品贈呈は、会に参加する人の中で最も上の地位にある人から手渡します。感謝状も同様です。

・花束や記念品は予算を決め、あらかじめ用意しておきます。
   記念品の例:時計、高級万年筆など
   女性の結婚退職(寿退社)の場合は花束が一般的です。
   社員一同で、ご祝儀を渡す場合もあります。
   のし・熨斗袋のページへ>>

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[企画のポイント]
・裏ワザとして、定年退職の場合、取引先や他の支店などに依頼して、お祝い電報などを頼んでおくと、ぐっと送別会の雰囲気が高まりますよ。 送別会の途中で司会者が祝電を披露します。   
⑧ ⑥と⑦の人に依頼をする
  ・お忙しいところまことに恐れ入りますが…と、お願いしてみましょう。
・記念品の調達は主役に気づかれないように行ないます。幹事は役割を分担し、調達役を決めると良いでしょう。
 
⑨ 必要があれば余興も用意する
  ・余興をする場合には、その準備もします。
 …社歌、校歌などの出し物をする場合もあります。
   例)校歌斉唱、吹奏楽部演奏など。
[企画のポイント]
・主役に特技があれば、参加者の前で披露してもらうこともあります。必要なものがあれば、事前に準備をしておきます。(例:音響設備、楽器など)  
⑩ その他の準備
  ・進行表を掲示する…会社の会議室などで送別会を行なう場合は、参加者全員にわかるように進行表(式次第)を掲示することが多いようです。

・主役の氏名が難読な場合は、よみがなをふっておきます。当日挨拶をする方々にも、主役の氏名の読み方をきちんと知らせておきましょう。

・送別会の案内状または案内通知を用意します。
案内状により、出欠をたずねたり、 日時、場所(地図)、会費などを知らせます。

・送別会の案内状は、メール、回覧用の書面、掲示する場合などがあります。
 送別会の案内の文例・例文へ>>
 
・当日必要と思われるものをチェックします。
マイクなどの音響設備はつい忘れがちなので注意しましょう。  

送別会の流れ(送別会の式次第・進行)

職場などで、人事異動による転勤(転出)または退職、定年退職される方に、これまでの労をねぎらい、お世話になったことを感謝し、新任地で、新天地で、または退職後の、健康や活躍と発展を祈り激励する送別会では、だいたいの流れが決まっています。代表的な例をご紹介します。
送別会は、サークルや部活動、クラブなどでも行なわれます。
[送別会の流れ・送別会の進行]
① 開会宣言
② 挨拶など
③ 乾杯
④ 食事・宴会・歓談
⑤ 送り手の「送別の言葉」
⑥ 記念品授与など[←省略の場合あり]
⑦ 花束贈呈など[←省略の場合あり]
⑧ 主役(送られる人)の挨拶・スピーチ
⑨ 万歳三唱など[省略の場合あり]
⑩ 閉会宣言
※下記の番号は、上記の「流れ」と連動しています。
※記念品を贈呈する場合などの目録は「目録の書き方・作り方」へ>>>
送別会の流れ
項目 ポイント
① 開会宣言
・司会者が開会を宣言します。
・大げさなものではなく、 主役の氏名および、開始を知らせます。
それではこれより、株式会社サンプル商事◯◯部、高橋和夫係長の送別会をとり行ないます
あるいは、
それではこれより、高橋和夫さんの送別会をはじめます
など。
② 送り手側による挨拶
・司会者が右記のように述べます
まずはじめに、◯◯部の山本部長より、ひとことご挨拶をいただきます
・主役について改めて簡単に紹介します。

・順序としては乾杯の前なので、話が長くならないように注意します。

・主役の上司、または幹事のうちで最年長者などが望ましい人選だと思われます。
高橋君は平成◯◯年に当支店に赴任し、後進の指導にあたってこられました。これまでずっと営業畑を歩んでこられましたが、このたび本人の希望が叶い、故郷の◯◯に課長としてご栄転されるはこびとなりました。
 本日は高橋君のこれまでのご功労に敬意を表し、今後のご健勝とご発展をお祈りするために、ささやかな会を用意し、同じ職場の皆さんにお集りいただきました。
どうか皆さん、時間の許す限り、高橋君と語りあいましょう。
③ 乾杯
・司会者が右記のように述べます
 
それでは、これより乾杯の音頭を島袋部長にお願いしたいと思います。皆様お手元のビールのご用意をお願いします
・主役の上司、または出席者のうちで2番目くらいの立場にある方などが望ましい人選だと思われます。
 
【転勤の場合】
それでは乾杯の音頭をとらせていただきます。鈴木くん、佐藤くん、御栄転おめでとう。一日も早く職場になじんで、存分に力を発揮して下さい。
(グラスをかかげて)
鈴木くんと佐藤くんの前途を祝しまして、乾杯!

など。

【定年退職の場合】
それでは乾杯の音頭をとらせて頂きます。小林さん、長い間お世話になりました。つつがなく今日の日を迎えられたことを心よりお慶び申し上げます。どうかこれからもお元気でご活躍ください。
(グラスをかかげて)
小林さんのこれまでのご功労に感謝し、今後のご健勝とお幸せを祈念いたしまして、乾杯!

など。
 
送別会の流れ(つづき)
項目 ポイント
④ 食事、歓談
・主役の思い出のエピソードなどを話しながら、場を盛り上げて下さい。  
⑤ 送り手の送別の言葉
・主役に対し、感謝の気持ちとエールをこめて言葉を贈ります。

・ 主役の上司、あるいは、主役と接する機会が最も多かった人物、または主役の業務を次に引き継ぐ人物などが望ましい人選だと思われます。
 
挨拶・スピーチの例文は、別ページでご説明しています。

送別会の挨拶・スピーチのぺージへ>>
退職 送別会の挨拶・スピーチのぺージへ>>
⑥ 記念品授与 など
[省略の場合あり]

・ 出席者の中で最も上の立場の人が行なうのが一般的です。

※記念品を贈呈する場合などの目録は「目録の書き方・作り方」へ>>>
記念品を手渡しながら主役に声をかけます。
お疲れさまでした。
お世話になりました。
ありがとうございました。
お元気で
ご活躍をお祈りしています

など
⑦ 花束贈呈 など
[省略の場合あり] 花束を手渡しながら主役に声をかけます。
お世話になりました。
ありがとうございました。

など(上記⑥ と同様の言葉を添える )
⑧ 主役の挨拶・スピーチ
・主役が、これまでの思い出をふりかえりながら、感謝の気持ちをこめて言葉を贈ります。 挨拶・スピーチの例文は、別ページでご説明しています。

送別会の挨拶・スピーチのぺージへ>>
退職 送別会の挨拶・スピーチのぺージへ>>
 
⑨ 万歳三唱
[省略の場合あり]
◯◯さんのご健勝と益々のご発展を祈念いたしまして、万歳!万歳!万歳!

など。
⑩ 閉会宣言
・司会者が右記のように述べます。 ・終わると言うよりも、お開きという言葉の方が縁起が良いものです。
まことに名残りはつきませんが、時間になりましたのでこのへんでお開きとさせて頂きたいと存じます。皆様もう一度、◯◯さんに激励の一度拍手をお願い致します

など。
 
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