歓迎会の案内状の書き方

歓迎会の案内状の書き方のページ。歓迎会とは、職場などで、異動・転勤・入社・中途入社される方を喜んで受け入れるための会のことです。歓迎会は職場の他にもサークルや部活動、クラブなどでも行なわれます。新しいメンバーの顔と氏名を全員に紹介し、親交を深める目的があります。このページでは歓迎会の開催を知らせ、場所や日時を通知する案内状の書き方や文例をご紹介します。
………このページの内容………
歓迎会ってなに1. 歓迎会ってなに?
歓迎会の案内状を作ってみよう2. 歓迎会の案内状の書き方、文例、例文
 2-1)人事異動による転入歓迎会の文例、例文
 2-2)中途入社の入社歓迎会の文例、例文
 2-3)新入社員の歓迎会の文例、例文

1.歓迎会ってなに?

歓迎会とは、職場などで、異動・転勤・入社・中途入社される方を喜んで受け入れるための会のことです。学生のサークルや部活動、クラブ、ゼミなどでも行なわれます。
新しいメンバーの顔と氏名を全員に紹介し、親交を深める目的があります(小学校、中学校、高校、大学などでは新入生歓迎会も行われることがあります)。

[歓迎会の種類]
・新入社員歓迎会、新人歓迎会、
・新入部員歓迎会、新入生歓迎会
・(中途入社の)入社歓迎会、(転勤者・異動者の)歓迎会
・大学生など…飲み会をメインにした「新歓コンパ」といったものもあります
[歓送迎会の案内状には、以下の役割があります]
(1)通知する…… 目的、内容、主催者、日時、場所、費用などを知らせる。
(2)招待する…… 迎えられる人たちに対しては招待状形式のものを用意する。
  ※招待者には、原則として会費・費用は知らせない。
(3)出席・欠席をたずねる 会場の広さや料理の数、その他用意するものや予算に大きくかかわってきます。
[歓送迎会の案内(案内状)の形式、および出す時期]
・歓迎会の場合は、できるだけ早く準備します。
・職場やメンバーで出欠をたずねる案内状は、なるべく早めに出します。
・職場の歓迎会の場合は、簡単な会場の地図を入れた案内状をひとりずつ手渡しをしたり、ポスター形式にして掲示板で知らせたり、案内文をメールで送信して知らせたり、いろいろな連絡手段があります。
・大学生の場合には、新人生歓迎会の案内文を授業中に回覧する形式にしたり、案内文をメールで送信したりします。
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2.歓迎会の案内状を作ってみよう。
(案内文の書き方。例文・文例・例・雛形・サンプル・文例集)

下記にご紹介するのは、歓迎会の案内状の代表的な文例、例文です。
実際にお使いになる場合にはそれぞれのケースに合わせて組み合わせを変えて、文章をアレンジして下さい。
※このページの次の項では、ビジネスシーンでの歓迎会の案内状について文例・例文を紹介しています。新入部員、新入生、新任講師、新しいゼミ生などの歓迎会でもアレンジして使って下さい
【2-1】 異動による転入歓迎会の、文例・例文
1)転入する人の氏名(および業務・部署名など)、着任日がわかるようにします。
2)歓迎会の会場、日時、会費などを連絡します。
3)出欠を知らせてほしい旨を伝えます。
[案A] 異動(転勤)による転入の歓迎会
・この例文(文例)では、書類にプリントし、職場で回覧することを想定しています。

・全員に配る場合には、回覧という部分を削除し、
「◯月◯日までに、幹事まで出欠をお知らせ下さい」
「恐れ入りますが、切取線から下を切り離し、幹事までご提出下さい。」
などの一文を付け加えて下さい。

・下記の案内文をメールでお使いになる場合は不要な部分を削除し、
「◯月◯日までに、このメールの返信にて出欠をお知らせ下さい」
「出欠は◯月◯日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい」
などの一文を付け加えて下さい。

・出欠の希望を申告する別紙の書式はおまかせします。ちなみに筆者の会社では、半分を出席者、残り半分を欠席者の欄とし、各自のシャチハタ印を押してもらっていました。回覧をまだ見ていない人が誰なのかが一目でわかります。
平成□□年□□月□□日
◯◯部 各位
回覧
幹事:◯◯課
 管 二朗・世話好子
歓迎会のご案内
毎日お仕事お疲れ様です。
さて、このたび、◯月◯日付けで◯◯支店より鈴木和夫課長が、同日付けで◯◯部より高橋良子課長代理が着任なさいます。
つきましては、新しく着任される鈴木課長および高橋課長代理への歓迎の意を込めまして下記の通り歓迎会をとり行ないます。
皆様万障お繰り合わせの上、ぜひご参加下さい。

  [新しく着任される方] ◯月◯日付
       ◯◯課 課長   鈴木和夫(旧任地◯◯支店)
       ◯◯課 課長代理 高橋良子(旧任地◯◯部)

出欠につきましては、別紙に書き込んで頂き、課内で回覧の上、課ごとにまとめて◯月◯日までに幹事あてご提出ください。ご協力よろしくお願い申し上げます。
1. 日時:◯◯月◯◯日(◯曜日)  ◯◯時〜
2. 場所:聘陳楼
  (電話00-0000-0000)
下記地図参照
3. 会費: 男性:□,□□□円
女性:□,□□□円
 

地図

 
恐れ入りますが、◯月◯日までに別紙にて出欠をお知らせください。
(なお、会費は後日集金します。よろしくお願いします)
幹事 管 次朗 (内線□□□)
   世話好子 (内線□□□)
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【2-2】中途入社の入社歓迎会
(案内文の書き方。例文・文例・例・雛形・サンプル・文例集)
1)入社する人の氏名(および業務)がわかるようにします。
2)歓迎会の会場、日時、会費などを連絡します。
3)出欠を知らせてほしい旨を伝えます。
            
[案B]中途入社の歓迎会
この文例(例文)では、全員に配る場合を想定しています。

・書類にプリントし、職場で回覧する場合には、回覧文書であることがわかるような記載と、出欠に関する連絡方法を明記します。

・メールでお使いになる場合は不要な部分を削除し、
「◯月◯日までに、このメールの返信にて出欠をお知らせ下さい」
「出欠は◯月◯日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい」
などの一文を付け加えて下さい。

・出欠の希望を申告する別紙の書式はおまかせします。ちなみに筆者の会社では、半分を出席者、残り半分を欠席者の欄とし、各自のシャチハタ印を押してもらっていました。回覧をまだ見ていない人が誰なのかが一目でわかります。
平成□□年□□月□□日
◯◯部 各位
幹事:◯◯課
 管 二朗・世話好子
歓迎会のご案内
このたび、◯月◯日より高田愛子さんが、私たちの仲間として入社されました。
つきましては、ささやかではありますが高田さんへの歓迎の意を込めまして下記の通り歓迎会をとり行ないます。
皆様万障お繰り合わせの上、ぜひご参加下さい。
出欠に関しましては、下記に書き込んで頂き、◯月◯日までに幹事あてご提出ください。ご協力よろしくお願い申し上げます。
  1. 日時:◯◯月◯◯日(◯曜日)  ◯◯時〜
  2. 場所:焼き鳥「串竹」
  (電話00-0000-0000)
下記地図参照
  3. 会費: 男性:□,□□□円
  女性:□,□□□円
 

地図

 
幹事 管 次朗 (内線□□□)  
   世話好子 (内線□□□)  
---------------- 切り取り線 ----------------
恐れ入りますが、◯月◯日までに下記にて幹事まで出欠をお知らせください。
(なお、会費は後日集金します。よろしくお願いします)
出欠について:
あてはまる方に◯を付けて下さい (  )出席・(  )欠席  
所属(   )課 氏名(   )内線(    )
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【2-3】新入社員の歓迎会[新入社員・新人歓迎会]
(案内文の書き方。例文・文例・例・雛形・サンプル・文例集)
1)新入社員の氏名(および業務・部署名など)がわかるようにします。
2)歓迎会の会場、日時、会費などを連絡します。
3)出欠を知らせてほしい旨を伝えます。             
[案C]新入社員歓迎会
・この例文(文例)では、書類にプリントし、職場で回覧することを想定しています。

・全員に配る場合には、回覧という部分を削除し、
「◯月◯日までに、幹事まで出欠をお知らせ下さい」
「恐れ入りますが、切取線から下を切り離し、幹事までご提出下さい。」
などの一文を付け加えて下さい。

・メールでお使いになる場合は不要な部分を削除し、
「◯月◯日までに、このメールの返信にて出欠をお知らせ下さい」
「出欠は◯月◯日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい」
などの一文を付け加えて下さい。

・出欠の希望を申告する別紙の書式はおまかせします。ちなみに筆者の会社では、半分を出席者、残り半分を欠席者の欄とし、各自のシャチハタ印を押してもらっていました。回覧をまだ見ていない人が誰なのかが一目でわかります。
平成□□年□□月□□日
◯◯部 各位
回覧
幹事:◯◯課
 管 二朗・世話好子
歓迎会のご案内
桜の蕾もほころび、今年もフレッシュな顔ぶれを迎える時期になりました。本年度は下記の諸君が4月1日付けで当社に入社されます。
つきましては、新入社員の諸君への歓迎の意を込めまして下記の通り歓迎会をとり行ないます。
皆様万障お繰り合わせの上、ぜひご参加下さい。
  [新しく入社する皆さん] 4月1日付
       ◯◯課 山本正男
       ◯◯課 高橋一彦
       ◯◯課 佐藤良子
       ◯◯課 加藤愛子
出欠につきましては、別紙に書き込んで頂き、◯月◯日までに幹事あてご提出ください。ご協力よろしくお願い申し上げます。
  1. 日時:◯◯月◯◯日(◯曜日)  ◯◯時〜
  2. 場所:飲み処「槍隊放題」
  (電話00-0000-0000)
下記地図参照
  3. 会費: 男性:□,□□□円
  女性:□,□□□円
 

地図

 
恐れ入りますが、◯月◯日までに別紙にて出欠をお知らせください。
(なお、会費は後日集金します。よろしくお願いします)
幹事 管 次朗 (内線□□□)  
   世話好子 (内線□□□)  
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