お詫びの手紙、お詫び状は、過ちを冒したときや、相手に迷惑をかけたり損失や損害を与えたときなどに、謝罪の言葉、謝罪文、謝る気持ちなどを書いて送る手紙のことをさします。相手に会って直接お詫びの言葉を伝えられない代わりに送る手紙のため、なるべく早く出すことが大切です。
このページではお詫びの手紙の書き方についてポイントと文例をご紹介します。なお、別ページで詫び状のビジネス文例もご紹介しています＞＞＞
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| ［参考ページ］ | |
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| ・目次［始末書、反省文、顛末書、詫び状・謝罪文］＞ | |
| ・謝罪文（お客様に返金する場合の書き方）＞ | |
| ・不快な思いをさせてしまった時のお詫び状＞ | |
| ・詫び状の書き方と文例＞ | |
| ・お客様への詫び状（返金、新型コロナによる延期・中止） | |
| ・お客様への詫び状（新型コロナによる欠品・不足） | |
| ・接客態度についてのクレームのお詫び状 |
お詫びの手紙・お詫び状を書く際のポイントは？ |
| ▼お詫びの手紙・お詫び状とは？ ・お詫びの手紙・お詫び状は、謝罪の言葉を書いて送る手紙のことをさします。相手に対して直接会ってお詫びの言葉を伝えられない時に出す手紙です。 ・普通の手紙とは違い、自分の近況を述べたりするのはＮＧです。用件だけ（お詫びしたい事柄に関する内容だけ）を書きます。 経過や、現在の状況を報告することはありますが、他の用件や、追伸文などは一切書きません。 ・このページでの文例は横書きで紹介しますが、本来は白い便箋に縦書きで、手書きの手紙を出すのがマナーです。 |
| ［お詫びの手紙・お詫び状・謝罪の手紙を書く場合のポイント］ | |||
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1.ビジネス上のミス、不手際、不具合に関するお詫びの手紙・謝罪文（ビジネス上のミスの例…誤記載、欠品、欠陥品、障害、計算ミス・手配ミスほか各種人的ミス、遅延、不具合） | |||
| ◉お詫びの手紙はなるべく早く出します。 ◉時候の挨拶などは不要 ◉こちらに非がある場合には率直にお詫びし、二度と繰り返さないことが大切です。 ◉原因の調査分析が再発防止につながります。 できれば「なぜそうなってしまったのか」を記載し、二度と同じミスを冒さないよう心掛けましょう。
◉ 上記３まで記載できるのが最も望ましいのですが、お詫びの手紙は一日も早く出すのが基本のため、まずはお詫びをし、「現在原因を調査中です。後日、あらためて調査結果 ならびに経過と対策のご報告を差し上げます。」という形でも良いでしょう。 ◉会社を代表してお詫びの手紙を出す場合には、内容に関して必ず上司の許可を得るようにして下さい。 ◉手紙に添えてお詫びの品を贈る場合、食品や実用品などが良いでしょう。熨斗紙は不要です。 ※ビジネスのお詫び状についてはこちらのページで 例文も掲載しています＞＞＞ | |||
| 2. ビジネスで相手に不快な思いをさせたときのお詫びの手紙 につづく |
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| ［お詫びの手紙・お詫び状・謝罪の手紙を書く場合のポイント］ つづき |
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2.ビジネスで相手に不快な思いをさせたときのお詫びの手紙・謝罪文（ビジネスにおいて相手に不快な思いをさせた場合の例…電話応対、接客態度） |
| ◉お詫びの手紙はなるべく早く出します。 ◉時候の挨拶などは不要 ◉率直にお詫びします。 同じ業務の他のスタッフにも情報を共有化し、二度と繰り返さないことが大切です。 ◉会社を代表してお詫びの手紙を出す場合には、内容に関して必ず上司の許可を得るようにして下さい。 ◉手紙に添えてお詫びの品を贈る場合、食品や実用品などが良いでしょう。熨斗紙は不要です。 ※ビジネスのお詫び状についてはこちらのページで 例文も掲載しています＞＞＞ |
3.（個人の立場で）相手に不快な思いをさせたときのお詫びの手紙・謝罪文（個人の立場で相手に不快な思いをさせた場合の例…離れた場所にある自宅新築時の工事騒音、酒の席での泥酔など） |
| ◉お詫びの手紙はなるべく早く出します。 ◉時候の挨拶などは不要 ◉時には事情を説明することで相手の理解を得られることもあります。言い訳がましくならないように注意し、正直に詫びる気持ちを伝えることが大切です。 ◉手紙に添えてお詫びの品を贈る場合、食品や実用品などが良いでしょう。熨斗紙は不要です。 |
4.破損、怪我、損傷を負わせてしまった場合のお詫びの手紙・謝罪文 |
| ◉できれば直接会ってお詫びしたいケースです。もし手紙で謝罪をする場合には、お詫びの手紙はなるべく早く出します。 ◉時候の挨拶などは不要 ◉言い訳よりもまずは率直に謝ることが大切です。 ◉手紙に添えてお詫びの品を贈る場合、食品や実用品などが良いでしょう。熨斗紙は不要です。 ◉必要以上に弁償や賠償をする必要はないのですが、相手の気持ちも考えて何かお手伝いできることがあればと申し出るのも良いでしょう。 ◉ここでは、個人間でやりとりができる問題についての謝罪の手紙の文例をご紹介していますが、保険、補償、賠償、弁償が絡むような場合には、必ず専門家にご相談下さい。相手の被害の範囲や程度をきちんと把握してから対応をするようにします。 |
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| ［お詫びの手紙・お詫び状・謝罪の手紙を書く場合のポイント］ つづき |
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5.子供が迷惑をかけたときのお詫びの手紙・謝罪文（子供が迷惑をかけた場合の例… ふだんは仲良しなのに小さな喧嘩をして相手を泣かせてしまった。 故意ではなくスポーツ競技中に先方に治療が必要な程度の怪我をさせてしまった。 草野球をして窓ガラスを割った等、自宅以外の場所の破損・損傷など） |
| ◉できれば子供と一緒に、先方に伺って、直接お詫びをしたいケースです。やむを得ない理由で手紙で謝罪をする場合には、お詫びの手紙はなるべく早く出します。 ◉時候の挨拶などは不要 ◉あなたが保護者の場合には、先方の保護者と子供にあてた文章を書きます。 あなたの子供が小学生以上の場合には、本人から先方の子供へのお詫びの手紙を必ず添えるようにします。 ◉手紙に添えてお詫びの品を贈る場合、食品や実用品などが良いでしょう。熨斗紙は不要です。 ◉必要以上に弁償や賠償をする必要はありません。 ◉ここでは、個人間でやりとりができる問題についての謝罪の手紙のサンプル文例をご紹介していますが、保険、補償、賠償、弁償が絡むような場合には、必ず専門家にご相談下さい。 |
| ［お詫びの手紙・お詫び状・謝罪の手紙を書く場合のポイント］ つづき |
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6.結婚式、披露宴に出席できないときのお詫びの手紙・謝罪文 |
| ◉基本的には出席したいものです。海外出張中などのやむを得ない理由で欠席する場合には、結婚を祝福する言葉と、欠席の具体的な事情を書きそえて返信を出します。 ※別ページで詳しくご紹介しています＞＞＞ |
7.お中元やお歳暮などの贈り物を断るときのお詫びの手紙 |
| 仕事での立場上受け取ることができない贈り物や、常識を逸した高額な金品などが届くことがあります。このような場合には返送します。 「申し訳ありません。せっかくのお心づかいですが御遠慮申し上げます」と一筆添えて送り返したいものです。 ※別ページで詳しくご紹介しています＞＞＞ |
| ビジネスで用いるお詫び状のサンプル文例はこちらにて＞＞＞ |
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お詫びの手紙・お詫び状の書き方 |
| それでは以下にいくつか「お詫びの手紙」「お詫び状」「謝罪の手紙」の文例をご紹介いたします。 一番大切なのは、まず相手に対して謝る気持ちを伝えることです。 ・このページでの文例は横書きで紹介しますが、本来は白い便箋に縦書きで、手書きの手紙を出すのがマナーです。 |
［個人的なお詫びの手紙の文例１］離れた場所にある自宅新築時の工事騒音 |
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| ※ふつうは縦書きです。ページ構成の都合上、横書きにしています 離れた場所にある自宅新築時の工事騒音 |
前略 このたびは、私どもの自宅工事のためにご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。 現在の住まいから離れているため、現地には会社休日の土日にしか視察に行くことができず、騒音がそれほどひどいとは全く知らずにおりました。本当に申し訳ございませんでした。 本日◯◯様からお電話を頂き、すぐに工事会社と設計事務所にはしかるべき対応をするよう手配をいたしましたが、その後騒音のほうはいかがでしょうか。 手元の工程表によれば今後は大型車両の出入りや騒音が発生するような工程は終了し、内装にとりかかるとのことで少しは静かになることと思いますが、これを機会に近隣の皆様にも一層配慮をするように現場監督と話をしたところです。 教えて頂いたおかげで、工事関係者に対し、可能な対応の指示をすることができました。ご連絡頂きまことにありがとうございました。 近いうちに改めてお詫びに伺うつもりではおりますが、まずは書中にてひと言お詫びを申し上げます。申し訳ございませんでした。 草々 |
| 【注意点】 ◉手紙だけでお詫びを済ませ、改めてお詫びに伺う予定がない場合には、文中の該当箇所を削除してください。 |
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［個人的なお詫びの手紙の文例２］知人から借りた車に傷をつけてしまったお詫び |
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| ※ふつうは縦書きです。ページ構成の都合上、横書きにしています 知人から借りた車に傷をつけてしまったお詫び |
前略 このたびは快く車を貸して頂きましてありがとうございました。無事に引越しが終わり、車の向きを変えて駐車場に入れ直そうとしたときに、右後方に傷がついていることに気付きました。荷物の積みおろしの際に誤って傷をつけてしまったのだと思います。ご好意でお貸しいただきながら私の不注意で傷をつけてしまい、本当に申し訳ございませんでした。 ディーラーに持ち込みましたところ、表面の塗装をこすった程度の浅い傷ですが、特殊な塗料のためメーカーからの取り寄せ期間も含めて一週間程度かかるとのことです。修理が終わり次第すぐにご連絡の上、お返しにあがります。 先程、お詫びを申し上げようとお電話をさしあげたところ、奥様からご主人様はご出張中とお伺いしました。ご不在とのことですが、ひと言お詫びを申し上げたくペンをとりました。 修理完了後改めてご連絡申し上げます。このたびはまことに申し訳ございませんでした。 草々 |
| 【ポイント】 ◉上記のサンプル文例にある「ひとことお詫びを申し上げたくペンをとりました」は、こうしたお詫びの手紙の中で使いやすい文章です。 似たような表現に「取り急ぎお詫びを申し上げたくペンをとりました」などがあります。 |
［個人的なお詫びの手紙の文例３］知人宅で泥酔し、迷惑をかけてしまったお詫び |
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| ※ふつうは縦書きです。ページ構成の都合上、横書きにしています 知人宅で泥酔し、迷惑をかけてしまったお詫び |
前略 昨日は慣れないお酒を飲み過ぎてしまい、ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。 実は途中から全く記憶がなく、同席していた◯◯から昨夜の醜態を聞いて青くなりました。奥様をはじめご家族の皆様にも大変なご迷惑をおかけしてしまったとのこと、誠に申し訳なく深く反省しております。 本来であればすぐにでもお詫びに伺いたいところですが、業務の都合で思うにまかせず申し訳なく思っています。同封のものはほんの心ばかりですがお詫びのしるしです。 今後は適量で節度のある飲酒を心掛けたいと思います。どうぞこれに懲りずに、ご指導賜りますようよろしくお願い申し上げます。 草々 |
| 【ポイント】 ◉上記のサンプル文例にある「どうぞこれに懲りずにご指導賜りますようよろしくお願い申し上げます」は、今後もおつき合いをお願いしたい相手への手紙の中で使いやすい文章です。 似たような表現に「どうぞこれに懲りずに今後もおつきあいのほどよろしくお願い申し上げます」などがあります。 |
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［ビジネス上のミスやトラブルの際に出すお詫び状の文例４］ |
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| ※手紙として書く場合には縦書きですが、ビジネス文書の場合には、下記のように横書きで書くこともあります。 具体例ではなく、一般例を掲載しますので、テンプレートとして自由にアレンジして下さい。 下記は横書きの場合のレイアウトです。縦書きの手紙として出す場合には、日付、宛名、差出人が本文の後に来ます。縦書きの手紙のレイアウトはこちらのページを参考にして下さい。「手紙」書き方・構成＞＞＞ |
平成◯◯年◯◯月◯◯日 （株）サンプル商事 管理課 子宝 恵夫様 見本物産株式会社 〒郵便番号 名古屋市中央区◯◯□−□−□ 電話. □□□−□□□−□□□□ ◯◯部 謝罪 済子 謹啓 ※１ 平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。 このたびは、□□□□の件でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。 当方で原因を調査いたしましたところ、□□□の□□□が原因であることが判明いたしました。 こうした状態の発生を防止するために、□□□を実施するほか、□□□の導入をすすめていた矢先のことでございました。お客様には多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。今月末にはすべての□□□に□□□の導入が完了する運びとなっており、今後は二度とこのようなミスの無いよう、細心の注意をはらう所存でございます。何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。 同封の書類は、◯◯にて実施いたしました検査報告書でございます。お手数ではございますが内容をご確認頂きますようお願い申し上げます。 略儀ではございますが、取り急ぎ書面にてお詫び申し上げます。どうか今後とも変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。 敬具 |
| ※１. 頭語と結語 | |
| ・頭語と結語を入れます。 よく用いられる頭語と結語のペアは、「拝啓」＋「敬具」あるいは目上の相手や、大切な相手に対して用いる「謹啓」＋「敬具」です。 ・頭語は文の冒頭に使い、結語は文の結びに用います。 | |
| 【ポイント】 ◉上記のサンプル文例以外にも、別ページで詫び状のビジネス文例をご紹介しています＞＞＞ | |