挨拶のメールとは、挨拶状の代わりに用いるメールのことをさします。
本来は手紙やハガキなどを用いるのが正式なマナーですが、親しい相手への連絡の場合などに、気軽に使えて経費のかからない通信手段としてメールが利用されるケースもあるようです。
このページでは、すぐに使える挨拶メールについて、想定される使用シーンと無料文例をご紹介しています。
本来は手紙やハガキなどを用いるのが正式なマナーですが、親しい相手への連絡の場合などに、気軽に使えて経費のかからない通信手段としてメールが利用されるケースもあるようです。
このページでは、すぐに使える挨拶メールについて、想定される使用シーンと無料文例をご紹介しています。
| ………このページの内容……… |
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| ▼挨拶のメールとは |
| ▼まずはメールの基本をチェック |
| ▼挨拶のメールが用いられる例 |
| ▼挨拶メールの文例１（転勤や異動の挨拶メール） |
| ▼挨拶メールの文例２（休暇の挨拶メール） |
| ▼挨拶のメール文例３（育児休暇の挨拶メール） |
| ▼挨拶のメール文例４（退職の挨拶メール） |
| ▼挨拶メールの例文５（保護者間の挨拶メール） |
| ▼挨拶メールの例文６（季節の挨拶メール） |
| ▼挨拶のメールの文例７（年末年始の挨拶メール） |
| ［関連ページ］ |
| ・年末の挨拶メール＞＞＞ |
■ 挨拶のメールとは |
| 挨拶のメールとは、挨拶状の代わりに用いられるメールのことをさします。 「挨拶状」は、お知らせや通知などの目的で用いられるほか、相手への敬意を表わしたりお世話になったお礼を述べたりする場合や、新しい関係を結ぶ時に、自己紹介やよろしくお願いしますという気持ちを表わしたり、季節の変わり目などに相手の健康を気づかう言葉などを述べたりします。 本来は手紙やハガキ、あるいはメッセージカードなどを用いるのが正式なマナーですが、経費のかからない通信手段としてメールが利用されるケースもあるようです。 このページでは、すぐに使える挨拶メールの無料文例をご紹介しています。 なお、 メールで挨拶文を送る行為はあくまでも略式となりますので、目上の相手に対してはきちんと挨拶状を出すようにしましょう。 また、業務に関わる挨拶メールはＯＫですが、職場によっては、私用の挨拶メール送信を禁止しているところもあります。ご利用の際には職場の服務規程にも従うようにして下さい。 |
■ まずはメールの基本をチェック |
| 1. 件名は用件がわかるように、かつ、簡潔に 2. あて名の書き方や配置には基本的な決まりがあります。 3. 職場関係の相手に送る場合、本文には、敬語や丁寧語をしっかり使いましょう。 |
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| メールを使うときの基本 | |
|---|---|
| ポイント | 概要と解説 |
| 1. 件名…件名は概要がわかるように、かつ、簡潔に | ||||||
| （1）タイトルには簡潔に用件がわかるように表記 | ||||||
| 一目見て、迷惑メールと紛らわしいものやウィルスメールかどうか判別 できないようなタイトルは避けた方が良いでしょう。 特にタイトルが紛らわしいメールに添付ファイルがついていると、さらに疑念が高まります。相手のわからないメールの添付ファイルは開かないというユーザーが多いことをふまえて、できるだけ贈り主が特定できる件名にしましょう。 ［挨拶メールに使える、わかりやすい件名の例］
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| （2）迷惑メールと疑われるような紛らわしい表現は避ける | ||||||
［挨拶メールの、良くない件名の例］
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| 2. につづく | ||||||
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| 2. 本文…ビジネス上や職場でのおつき合いの相手なら冒頭に宛名を。親しい相手なら楽しく | |||||||||||||||
| （1）ビジネスの相手なら本文の冒頭に宛先の名称を書く | |||||||||||||||
| ※ビジネスメールの宛名の書き方は、 こちらでもっと詳しく説明しています＞＞＞ ［メールの冒頭］ ・まずは会社名、部署名を書きます。 会社名と部署名は一行におさまらなければ改行しても構いません。 必要に応じて改行して下さい。 つぎに行を変えて、役職→氏名→様の順に書きます。 ・先生、社長、はそれだけで肩書きとなるため、例2、例3のように肩書きに様をつけるのは誤りです。
・メール本文の冒頭に、上段で説明しているような「相手の社名や所属部署、氏名」を明記して送りたい場合には、BCC,CCは使わないように注意してください。 ・もし、一度に同じメールを複数の相手に送信したい場合の記載例を下記（★）にてご紹介いたします。［宛名の書き方］
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| （2）文章はだらだらと書かず、数行ずつで区切って空白行を入れるようにすると読みやすい。 | |||||||||||||||
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| メールを使うときの基本（つづき） | |
|---|---|
| ポイント | 概要 |
| （3）背景なども使える | ||
| ふだんの味気ないメールに一工夫しても良いでしょう。 例えば、季節感のある画像の背景をメールに取り込む、など。 （例えばOutlookの場合、あらかじめ背景に使いたい画像を用意しておき、メールを作成する際に【書式】→【背景】→【画像】→【参照】→ファイル名の指定→【開く】で、背景の設定ができます。） | ||
| （4）署名（sign）の機能を活用し、文末には差出し人の連絡先やメールアドレスを明記する。 | ||
| いつも使っている署名欄にプラスして、「休暇中の連絡先」「退職後の連絡先」「緊急連絡先」「自宅の住所や連絡先」を明記するなど、挨拶メールの用途に応じて、署名部分を少し工夫して作ってみてはいかがでしょうか？ ［署名の部分の例］ 機種依存文字は使わないほうが無難です。
| ||
| 3. 機種に依存する文字は使わない | ||
| （1）機種依存文字は使わないようにする。 | ||
| 機種依存文字は、一部の文字が文字化けします。例えば◯で囲んだ数字や、ローマ数字、単位記号など。 こうした文字は使わないようにします。 | ||
| （2）絵文字は注意して使う | ||
| 携帯電話やスマートフォン←→パソコン間のメールのやりとりの場合、絵文字も文字化けします。使わない方が良いでしょう。 また、例えばNTTドコモ、ａｕ、ソフトバンクといった、会社が異なる携帯電話・スマホの間でメールをやり取りする場合、全く同じ絵文字でなく、それに該当する絵に自動的に変換されます。 もう少しわかりやすくいうと、例えば笑顔のマークを送信した場合、NTTドコモ、ａｕ、ソフトバンクのそれぞれの携帯電話・スマートフォンから送信されたメールで表示される笑顔の絵文字は、会社ごとに少しずつ顔つきが異なるということです。 例えば太陽のマークの絵文字場合、会社によって太陽に顔が書かれていたり、輪郭（縁取り）があったりします。 なお、携帯電話どうしであっても、相手が使っている機種や、契約している会社ごとに、対応可能な絵文字が異なります。 もし、対応する絵文字がない場合には、やはり文字化けしてしまいます。 相手の機種や契約会社が不明の場合は、凝った絵文字は使用しない方が無難です。 | ||
| 4. その他 | |
| 上記以外に、メールの特性として下記を頭に入れて使いましょう。 | |
| （1）予期しないトラブルによって、先方に届かないこともある | |
| 最近はトラブルがずいぶん減りましたが、落雷や停電、プロバイダーのトラブル、サーバーのトラブル、通信回線のトラブルなどにより、メールが相手方に届かないこともあります。 携帯メールの場合は、例えば地震などの災害時や、大晦日など、通信が集中すると「通信制限」がかかることがあります。こちらが送信してから先方が受信するまでに、いつもよりも時間がかかる可能性があることを頭に入れておいて下さい。 | |
| （2）セキュリティー面では、万全でない | |
| 情報が100％安全にやりとりできるとは思わないで使って下さい。 機密情報のやりとりには不向きです。 | |
| （3）ウイルス対策を行う | |
| ウイルスに感染しているパソコンからメールを送信すると、先方にもウイルスが感染してしまう可能性があります。お互いの安全のために、適宜ウイルス対策を行いましょう。 | |
| （4） 同じメールを複数の宛先に送信するときは細心の注意を払う | |
| 雛形となる挨拶文章をひとつを作って複数の相手に同じ内容のメールを送信する方もいらっしゃると思います。一度にたくさんの相手に送ることができる便利さがメールの長所でもありますが、宛先を入力するときには、CCと、BCCの使い分けに気をつけましょう。事務局にも時々ＣＣのメールが誤って届く時があります。 ビジネスメールのマナーについては、こちらのページでご説明しています。 ※ビジネスメールのマナー＞＞＞ | |
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■ 挨拶のメールが用いられる例 |
| ●下記に、挨拶状に代わって挨拶メールが用いられるシーンとして想定されるものを挙げてみます。 （ただし、メールはあくまでも略式ですので目上の人あてにはできるだけハガキや手紙で挨拶状を送るようにしてください。また、社外の相手に使う場合には相手との間柄を良く考えてご利用下さい。 メールの場合には、文章が長くなり過ぎないように適当な長さのところで改行を入れると読みやすくなります。 ●もし複数のメールアドレスをお持ちでしたら、発信元のアドレスは以下のように使い分けます。 ［プライベートと仕事用のアドレスを持っている場合の使い分け例］ ・退職の挨拶メールの場合、今後も、相手との関係を続けたい場合には個人用アドレスで送信。 ・その他に、職場のアドレスで送り、休暇中の連絡先として携帯電話のメールアドレスや個人用アドレスを明記するなど。 |
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| 挨拶のメールが用いられるケース | |
|---|---|
| 概要 | |
| 1. 転勤や異動の挨拶メール | |
| 親しい相手や、挨拶状を出すのは少し大袈裟になってしまうような相手には挨拶メールで用件を伝えることもあります。［サンプル］ ・同期入社の友人に ・同じ社内の知人、同僚に | |
| 2. 休暇の挨拶メール | |
| 気軽に送りたい内容は挨拶メールで用件を伝えることもあります。 ・夏休みを取得する際に、取引先の担当者に［サンプル］ ・育児休暇取得のときに、社内の友人に［サンプル］ | |
| 3. 退職の挨拶メール | |
| 親しい相手や、挨拶状を出すのは少し大袈裟になってしまうような相手には挨拶メールで用件を伝えることもあります。［サンプル］ ・短期間のアルバイトやパートタイマーの仕事でお世話になった職場の同僚あてに ・契約期間満了などの理由で | |
| 4. 父兄・保護者同士の挨拶メール | |
| 幼稚園や、小学校などで、保護者間の連絡をメールで行うこともあります。 また、学習塾などで、通知・連絡内容をメールで送ることもあります。 ［サンプル］ | |
| 5. 季節の挨拶メール | |
| 暑中見舞い、残暑見舞い、寒中見舞いの代わりとして送る「季節の挨拶メール」があります。その他、年賀状の代わりに年賀状メールを送ったりすることもあります。 ・季節の挨拶［サンプル］ ・年末年始の挨拶 ［サンプル］ | |
| 6. ねぎらいやお礼を含めた挨拶メール | |
| 書面や電話では大げさになる用件を伝えたい場合、メールなら相手の時間を邪魔せずに用件を伝えられるメリットがあります。 ・イベントや催事でお世話になったスタッフに対して、イベント終了のあとで事務局や責任者が送る根嫌いとお礼の挨拶メール ・イベントや催事の参加者に対する挨拶メール | |
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■ 転勤や異動の挨拶メールの例文・文例 |
| ●親しい相手や、挨拶状を出すのは少し大袈裟になってしまう相手には挨拶メールで用件を伝えることもあります。 ・同期入社の友人に ・同じ社内の知人、同僚に ある程度、親しい間柄という前提で作りました。 自由にアレンジしてお使い下さい。 （ただし、メールはあくまでも略式ですので目上の人あてにはできるだけハガキや手紙で挨拶状を送るようにしてください。また、社外の相手に使う場合には相手との間柄を良く考えてご利用下さい。） |
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| ▼例１．転勤の挨拶・異動の挨拶メールの例 |
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| ［件名］：山口／営業部より、異動のご挨拶 |
| ［本文］ 毎日お疲れ様です。 早速ですが、私こと このたび異動により大阪支店に赴任することになりました。 横浜支店での３年間は公私ともにお世話になり、本当にありがとうございました。 急な異動でしたので、同期の皆さんにはゆっくりご挨拶もできず、申し訳ありません。 とりあえず住むところだけは決まり、今頃自宅では妻が荷物と格闘しております。 落ち着いたら改めてご連絡差し上げます。 最後になりましたが、◯◯年入社 同期の皆さんのご活躍とご発展をお祈りしております。 いろいろと本当にありがとうございました。 …………………… 営業部 山口丸夫 tel.090-0000-0000 E-mail:**＠**.** ——————— 【転居予定先】 大阪府茨木市◯◯◯□−□−□ 電話はまだ番号未定です。 …………………… |
■ 休暇の挨拶メールの例文・文例 |
| ●気軽に送りたい内容は挨拶メールで用件を伝えることもあります。 ・夏休みを取得する際に、取引先の担当者に送る文例です。 |
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| ▼例２．取引先に送る休暇・夏期休暇の挨拶メール |
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| ●下記も、仕事でおつきあいのある相手に送る休暇の挨拶のメールの文例です。 下記例２は、複数の相手に同じ文章で送信する場合を想定しています。もし相手が一人の場合には、社名、肩書き、氏名を暴徒に書きます。 |
| ［件名］：サンプル本舗：岬より夏休みのご案内 |
| ［本文］ 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。 先日は◯◯をご利用頂きまして、まことにありがとうございました。 その後、◯◯の方はいかがでしょうか？何かご不明な点がございましたらどうぞお気軽にお問い合わせ下さい。 なお、誠に勝手ではございますが、弊社は下記日程にて夏休みを頂戴する予定でございます。 なお、休業期間中に頂きましたお問い合わせにつきましては、８月17日以降、順次対応をさせていただきます。お忙しい折、大変ご迷惑をおかけしますが、何卒ご了承の程お願い申し上げます。 休業日：８月８日（土）〜８月16日（日） 今後とも宜しくお願い申し上げます。 …………………… 営業部 岬 花子 E-mail:**＠**.** 【株式会社 サンプル本舗】 大阪府茨木市◯◯◯□−□−□ tel.00-0000-0000 …………………… |
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■ 育児休暇の挨拶メールの例文・文例 |
| ●気軽に送りたい内容は挨拶メールで用件を伝えることもあります。 ・産休や育児休暇取得のときに、社内の友人に送る例文です。 |
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| ▼例３．育児休暇の挨拶メールの例 |
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| ［件名］：経理部 山本相子より |
| ［本文］ お疲れ様です！＆お世話になっております。 経理部の山本相子です。 私事ですが、いよいよ来月から産休＆育児休暇に入ります。 初めてのことなので、緊張しすぎるくらい緊張しておりますが、 実家も近いので経験者のアドバイスを得ながら おだやかな気持ちでその日を待ちたいと思っています。 来年の◯月◯日には、ひと回りスマートになって（？…少なくとも本人はそのつもりでおります）職場復帰する予定です。 休暇中は何かと皆様にご迷惑をおかけすると思いますが、 何卒よろしくお願いします。 ………………… 山本相子 E-mail:**＠**.** 私の顔が見えなくて寂しい？ お電話歓迎します。 【自宅】 東京都中野区◯◯◯□−□−□ tel.00-0000-0000 ………………… |
■ 退職の挨拶メールの例文・文例 |
| ●下記は、仕事でおつきあいのある相手に送る退職挨拶のメールの文例です。ある程度親しい間柄という前提で作りました。 自由にアレンジしてお使い下さい。 （ただし、メールはあくまでも略式ですので目上の人あてにはできるだけハガキや手紙で挨拶状を送るようにしてください。また、社外の相手に使う場合には相手との間柄を良く考えてご利用下さい。 文章が長くなり過ぎないように、適当な長さのところで改行を入れると読みやすくなります。 ●もし複数のメールアドレスをお持ちでしたら、以下のように使い分けます。 ・退職後も、相手との関係を続けたい場合には個人用アドレス ・退職にあたりお礼の言葉は伝えたいが、今後は特におつきあいを続ける必要はないという場合には職場のアドレス ・その他に、職場のアドレスで送り、退職後の連絡先として個人用アドレスを明記するなど。 ※なお、退職の挨拶メール文例については、下記以外にも沢山の雛形をご紹介しています＞＞＞「退職の挨拶メール」へ |
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| ▼例４．社外の相手に送る 退職の挨拶メールの例 |
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| ［件名］：【見本商事（株）高橋より】退職のご挨拶 |
| ［本文］ サンプル広告株式会社 持丸舎人様 平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。 早速ではございますが、このたび一身上の都合により 見本商事株式会社を退職することになりました。 在職中はひとかたならぬお世話になり、本当にありがとうございました。 後任は同じ部署の鈴木が勤めさせて頂きます。 本来であれば、お伺いしご挨拶をすべきところではございますが、時間の制約もございますので、略儀ながらメールにて失礼を申し上げます。 このアドレスは本日を持ちまして使えなくなります。 後日改めて鈴木がご挨拶に伺いますが、どうか変わらぬ ご指導の程 よろしくお願い申し上げます。 最後になりましたが、貴社のご発展と持丸様のご活躍をお祈り申し上げます。 いろいろと本当にありがとうございました。 ……………… 見本商事（株）東京都渋谷区◯◯◯□−□−□ 営業部 高橋桓武 tel.03-0000-0000 E-mail:**＠**.** ……………… |
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■ 父兄・保護者間の挨拶メールの例文・文例 |
| ●下記は、父兄や保護者のメール連絡網などで使える挨拶メールの例です。 ごく一般的な例として雛形をご紹介しますので、季節や目的によってアレンジしてください。 ●出欠を尋ねたり、返信が欲しいような場合には、往復ハガキよりも通信費（経費）がかからず、電話よりも手軽ですし、通信の履歴がデータとして残ります。 メールアドレスの管理には十分に注意して下さい。 |
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| ▼例５．保護者間の連絡や挨拶メールの例 |
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| ［件名］：ＰＴＡ総会の開催について 宮崎より |
| ［本文］ 保護者各位 ９月になっても相変わらず厳しい暑さが続いております。 皆様におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。 早速ですが、下記の日程でＰＴＡ総会を予定しております。 この時期、子供達は夏休みが終わったばかりで開放的な気分が抜けない季節です。生活面、学習面についての課題を皆さんと一緒に共有したいと思っております。 ご多忙中恐縮でございますが、ご参集のほど宜しくお願い申し上げます。 1.日時：□□月□□日（◯曜日）□□時より 2.場所：◯◯市立◯◯小学校 講堂 3.持参するもの：◯◯、◯◯、筆記用具 なお、当日は総会終了後１Ｆ大会議室にて先生方との懇親会を予定しております。 お手数ですが出欠をこのメールの返信にてお知らせ下さい。 ［１］ＰＴＡ総会（出席・欠席） ［２］懇親会（出席・欠席） ※あてはまるほうを残して送信して下さい。 甚だ勝手乍ら、◯月◯日までにご返信を賜りたく、 お願い申し上げます。 ………………… 令和□□年度 ◯◯小学校ＰＴＡ会長 宮崎 東京都中野区◯◯◯□−□−□ tel.00-0000-0000 E-mail:**＠**.** ………………… |
■ 季節の挨拶メールの例文・文例 |
| ●下記に、季節の挨拶の代表的な例として、残暑見舞いのメールをご紹介します。使い回しがきく一般例をご紹介しています。他の季節にも応用してお使い下さい。 ※暑中見舞いのその他のサンプル＞＞＞ ※残暑見舞いのその他のサンプル＞＞＞ ※寒中見舞いのその他のサンプル＞＞＞ |
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| ▼例６．社外の相手への季節の挨拶メールの例 残暑見舞いメール |
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| ［件名］：【見本商事（株）鈴木より】残暑お見舞い申し上げます |
| ［本文］ サンプル広告株式会社 南 和彦様 残暑お見舞い申し上げます。 平素は格別のお引立てを賜り厚く御礼申し上げます。 先日は、弊社のサービスをご利用頂きましてありがとうございました。 その後、◯◯の方はいかがでしょうか？何かご不明な点がございましたら、いつでもお問い合わせ下さい 。 暑さはまだしばらく続くようです。 南様におかれましてもどうかご自愛下さい。 ………………… 見本商事（株）東京都渋谷区◯◯◯□−□−□ 営業部 鈴木一馬 tel.03-0000-0000 E-mail:**＠**.** ………………… |
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■ 年末年始の挨拶メールの例文・文例 |
| ●下記は、年末年始の挨拶メールの代表的な例として、年始の挨拶のメールをご紹介します。 ※年末年始の挨拶メールのその他のサンプル＞＞＞ ※年賀状メールのサンプル＞＞＞ |
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| ▼例７．社外／お客様や取引先あてに出す年始の挨拶メールの文例・例文 |
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メールは略式となりますので、取引先の中でもごく親密な間柄の相手に対して送るものとして紹介しました。 |
| ［件名］：【見本物産（株）鈴木より】新年のご挨拶 |
| ［本文］ お取引先様各位 新年あけましておめでとうございます。 昨年は格別のお引立てを賜り厚く御礼申し上げます。 本年も、より一層のご支援を賜りますよう、 従業員一同心よりお願い申し上げます。 令和◯◯年 元旦 ………………… 見本物産（株）東京都港区◯◯◯□−□−□ 代表取締役 鈴木舎人 tel.03-0000-0000 E-mail:**＠**.** ………………… |