ゴルフの案内状の書き方

ゴルフ・ゴルフコンペの案内状のページ。案内状とは、催しや会合などを知らせたり、あるいは招待するために出す書状のことをさします。
ゴルフコンペ・ゴルフ大会では、日時や場所などを知らせる案内状があります。ここでは、親睦、社内での表彰対象者への報賞、取引先の接待、取引先との親睦、販売店と の親睦、販売店への謝恩・慰労、などの目的で開催されるゴルフコンペやゴルフ大会について、案内状・招待状の書き方や文例をご紹介します。
………このページの内容………
1. 案内状ってなに?
2. ゴルフコンペの案内状(ゴルフ大会の案内状)を出す時期
3. 実際に ゴルフコンペの案内状・招待状を作ってみよう
 (1)「案内状」…ゴルフコンペ案内状の書式、例文、文例
 (2)「招待状」…ゴルフ大会招待状の例文、文例
4. ゴルフの案内状の 送付および、案内状の返信
※宛名書きと往復はがきの書き方、返信はがきの書き方はこちら>>

1.案内状とは?

案内状とは、催しや会合などを知らせたり、あるいは招待するために出す書状のことをさします。ここでは、案内状の書き方をわかりやすくご紹介します。

案内状には、以下の役割があります。案内状の役割と主な使用例をご覧下さい。案内状は通知状または招待状として、下記のような場合に使用されています。

[案内状の役割]
(1)通知する 目的、内容、主催者、日時、場所、費用などを知らせる。
(2)招待する (主に無料でもてなすために)招く。
招くにあたり、内容、場所などを知らせる。
(3)出席・欠席をたずねる 確保する会場の広さ、宿泊を伴う場合には宿泊用の室数、 その他用意するものや予算に大きくかかわってきます。
[案内状の使用例]
・二次会の案内状(二次会招待状)
・同窓会の案内状
・展示会の案内状
・創立記念式典の案内状
・忘年会の案内状・新年会の案内状
・ゴルフ大会の案内状
・イベント案内状

2.ゴルフコンペの案内状・招待状を出す時期
 (案内ハガキを含む)

出席・欠席をたずねるゴルフコンペの案内状、および宿泊を伴うゴルフ大会の案内状(案内はがき)は、なるべく早めに出します。宿泊を伴う場合や人数が多い場合には、遅くとも1ケ月前には参加者から、出欠についての返答が得られるように、スケジュールを組みます。
※もちろん、出欠についての微調整は直前まで行ないます

★下記はおおまかなゴルフコンペ.ゴルフ大会準備のスケジュール案です。
ゴルフコンペの案内状 作成スケジュール
●2ヶ月前
やること 目的と補足説明
・案内状の宛先、または招待客のリストアップ ・社内での親睦、
・社内での表彰対象者への報賞、
・取引先の接待、
・取引先との親睦、
・販売店との親睦、
・販売店への謝恩・慰労、
などの目的で行います。該当者をピックアップします。
・ゴルフコンペ案内状の作成と発送
(招待状の作成と発送)
・出欠の返信に要する時期を考慮し、早めに案内状を発送します。
(返信用はがきの回答期限を、1カ月前くらいにしておくと良いでしょう)
●1ヶ月前までに
やること 目的と補足説明
・出席者または招待客の人数確認 ・前日までは微調整が入りますが、おおまかな参加人数は1ヶ月前くらいには把握しておきます
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3.案内状を作ってみよう
(書き方・文例・例文・雛形・書式・フォーマット)

下記にご紹介するのは、ゴルフコンペの代表的な案内状文例、例文です。
案内状の文例と、招待状の文例に分けてご紹介したいと思います。
(1)「案内状」 ゴルフコンペの案内状の書き方(例文・文例)
下記は親睦ゴルフの案内状の文例です。
各 位
◯◯年◯◯月◯◯日
散布琉ロータリークラブ
ゴルフ同好会 世話人 ◯◯
tel.00-0000-0000
第◯◯回 ゴルフコンペのご案内
拝啓 秋冷の候 皆様におかれましてはますますご健勝のことと心よりお慶び申し上げます。
さて、今年も散布琉ロータリークラブの ゴルフコンペを下記のとおり開催いたします。 今年は会員様のご協力により例年以上に豪華な賞品を多数ご用意いたしました。この機会に皆様とより一層の親睦を深めたいと願っております。 どうぞ奮ってご参加ください。
なお、コンペ終了後は表彰式とささやかな懇親会を用意しております。こちらへもご参加のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具  
1. 日時 ◯◯月◯◯日(◯曜日) 10:30〜15:30
2. 場所 散布琉国際カントリークラブ(tel.00-0000-0000)
交通 /自動車…散布琉インター下車 大西信号左折5分
その他…送迎バスあり 散布琉駅 発着 片道15分
3. 会費 ◯◯◯◯円 (現地にて承ります)
4. 懇親会 同日 同クラブ内レストランにて 16:30〜18:30
※まことに恐れ入りますが、◯月◯日までにFAXにてご出欠をお知らせ頂きたくお願い申し上げます。参加者には追ってゴルフ場の地図入りのパンフレットをお送りします。
------------------- 切り取り線 -------------------
FAX. 00-0000-0000
散布琉ロータリークラブ
ゴルフ同好会 世話人 ◯◯行
第◯◯回 ゴルフコンペ 出欠連絡用紙
1. お名前                   
2. ご住所                   
3. ご連絡先                  
4. ゴルフコンペ ( ご参加 ・ ご不参加 ) 
5. 懇親会    ( ご参加 ・ ご不参加 ) 
※当日送迎バスを利用される方、宿泊を希望される方は下記にてご連絡下さい。恐れ入りますがご宿泊の場合は別途実費(◯◯◯◯円)を承ります
① 送迎バス   ( ご利用 ・ ご不要 )  
② 宿泊     ( ご利用 ・ ご不要 )  
【ゴルフコンペ案内状の書き方ポイント】
1. タイトル
タイトルは一見して用件が伝わるように簡潔にします。
2. 書き出し
書き出しのあいさつには頭語、本文の終わりには結語をつけます。
上記の文例では、頭語に「拝啓」、結語に「敬具」を使っています。
※頭語と結語については、こちらで詳しくご説明しています>>>
【ゴルフコンペ案内状の書き方ポイント】(つづき)
3. 時候の挨拶
頭語のあとには、時候の挨拶を書きます。
時候の挨拶とは、季節を表わす挨拶語です。
※季節ごとの時候の挨拶について、下記に各月ごとの例を紹介します
 もっと詳しい例文はこちらにて >>>
1月 ・厳寒の侯
・お正月気分も抜けてますます寒さが厳しくなってきました。
・松もとれましたが、あいかわらず寒い日が続いています。
2月 ・余寒の侯
・立春とは名ばかりでまだまだ寒い日が続いております
・節分を過ぎましたのに、あいかわらず寒い日が続いています。
3月 ・早春の侯
・桃の節句を過ぎ、ようやく春めいて参りました。
・寒さの中に春の気配を感じる頃となりました。
4月 ・陽春の侯
・桜の花のたよりが聞かれる頃になりました。
・花の色が美しい季節になりました。
5月 ・新緑の侯
・鯉のぼりが気持ちよさそうに泳いでいます。
・新緑の香りがすがすがしい季節になりました。
6月 ・梅雨の侯
・梅雨に入り、うっとうしい毎日が続いています。
・あじさいの色が美しく映えるころとなりました。
7月 ・盛夏の侯
・暑中お見舞い申し上げます。
・降りしきる蝉の声に夏の盛りを感じるころになりました。
8月 ・残暑の侯
・立秋とは名ばかりの厳しい暑さが続いています。
・土用あけの暑さひとしおの侯
9月 ・初秋の侯
・コスモスが風に揺れ、朝夕はしのぎやすくなって参りました。
・燈火親しむ頃となりました。
10月 ・秋冷の侯
・菊の花が香る季節となりました。
・さわやかな秋晴れの日が続いております
11月 ・晩秋の侯
・朝晩はめっきり寒くなって参りました。
・庭の草木も日ごとに色づいて参りました。
12月 ・初冬の侯
・今年もおしつまって参りました。
・師走に入り、あわただしい毎日が続いております。
4. 挨拶文・案内文
主旨や目的がわかるような内容を含む挨拶文を入れます。
[挨拶文・案内文の例]
[職場での親睦ゴルフ]
紅葉の便りが聞かれる頃となりました。皆様、毎日お仕事お疲れ様です。
さて、今年も恒例の◯◯杯の季節がやってまいりました。昨年連覇を果たした山崎氏が前人未到の三連覇の偉業を達成するか、あるいは思いがけないダークホースが誕生するか、見のがせない機会となっております。皆様奮ってご参加下さい。
[販売会社や協力店などとの親睦ゴルフ]
新緑の候
平素は◯◯◯◯にご協力を賜り、厚く御礼申し上げます。早速ですが、このたび□□グループの親睦をはかるべく、□□杯ゴルフコンペを企画いたしました。
日頃は助け合い、協力し合っている各社ですが、この機会にぜひ各社各自の力を存分に発揮して頂き、競い合って頂きたいと思います。詳細を下記にご案内致しますので、どうぞ奮ってご参加下さい。
[同窓会ゴルフ]
陽春の侯
皆様お変わりなくお過ごしでしょうか?
早速ですが、◯◯年度卒業生のゴルフコンペを以下のとおり開催することになりました。当日は遠方からの参加者も交え、プレイ後の表彰式、懇親会も予定しております。
沢山のご参加をお待ちしております。
5. 情報を伝える
下記の情報を、漏れなくわかりやすく伝えます。
 
[掲載する情報]
1. 主催者または事務局 または幹事
  担当者名および連絡先を明記します。
2. 日時
  コンペを行う日時を明記します。コンペとは別に、別途集合時間があればそれも忘れずに記載します。
3. 場所
  コンペ会場の名称および所在地、連絡先
※連絡先は必ず記載します。
※交通アクセス情報や地図があれば更に良いでしょう。
4. 会費
  会費の要不要および金額、徴集方法
5. 懇親会
  懇親会の有無
6. 出欠の連絡方法
  連絡先および連絡方法(FAX、返信ハガキ、電話など)を知らせます。
7. 出欠の連絡締切り
  準備に必要な日程を考慮し、締め切り日を決定したものを明記します。
8. その他
  必要な情報があれば記載します。
※上記の文例では、送迎バスや宿泊について案内をしています。
6. 返信用のツールを用意する
出欠の連絡のための手段を用意します。
例えば往復はがきの返信欄、返信用はがき、FAXによる返信欄など。
宛先の書き方は「◯◯◯◯行」とします。
(2)「招待状」 ゴルフコンペの招待状の書き方
(文例・例文・雛形・書式・フォーマット)
下記にご紹介するのは、ゴルフコンペの代表的な招待状文例、例文です。
見本物産株式会社
製造部長 鈴木 未夫 様
拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。
さて、弊社では日頃のご支援ならびにご厚情への感謝の意を表し、また皆様とより一層親交を深めるために下記の通 りゴルフコンペを開催するはこびとなりました。お忙しいところまことに恐縮ではございますが何卒ご参加を賜ります様お願い申し上げます。
なお、コンペ終了後はささやかな懇親会を用意しております。こちらへもご参加のほどよろしくお願い申し上げます。 
敬具 
平成◯◯年◯◯月◯◯日
散布琉商事株式会社
代表取締役 散布琉 一郎
1. 日時 ◯◯月◯◯日(◯曜日) 10:30〜15:30
2. 場所 散布琉国際カントリークラブ(tel.00-0000-0000)
交通/自動車…散布琉インター下車 大西信号左折5分
その他…送迎バスあり 散布琉駅 発着 片道15分
3. 懇親会 同日同クラブ内レストランにて 16:30〜18:30
※まことに恐れ入りますが、◯月◯日までにFAXにてご出欠をお知らせ頂きたくお願い申し上げます。参加者には追ってゴルフ場の地図入りのパンフレットをお送りします。
【ゴルフコンペ案内状の書き方ポイント】
1. タイトル
タイトルはつけてもつけなくてもどちらでも構いません。
2. 書き出し
書き出しのあいさつには頭語、本文の終わりには結語をつけます。
上記の文例では、頭語に「拝啓」、結語に「敬具」を使っています。
※頭語と結語については、こちらで詳しくご説明しています>>>
3. 日頃お世話になっているお礼
ビジネス上の相手への招待状では、日頃お世話になっていることについてのお礼を述べるのがビジネスマナーです。
上記の文例では、「ご支援ならびにご厚情への感謝」という表現を使っています。
「格別のお引き立てを賜り」「格別のご愛顧を賜り」といった表現も良く用いられます。

なお「交誼(こうぎ)」は友人としての親しいおつきあいを意味するため、目上の人に対して使うのは失礼にあたります。英語なら、form a friendship with〜といった意味です。
4. 情報を伝える
下記の情報を、漏れなくわかりやすく伝えます。
[掲載する情報]
1. 主催者または事務局 または幹事
  担当者名および連絡先を明記します。
2. 日時
  コンペを行う日時を明記します。コンペとは別に、別途集合時間があればそれも忘れずに記載します。
3. 場所
  コンペ会場の名称および所在地、連絡先
※連絡先は必ず記載します。
※交通アクセス情報や地図があれば更に良いでしょう。
※招待状と一緒に会場となるゴルフ場のパンフレットを同封できると良いと思います。
4. 懇親会
  懇親会の有無
6. 出欠の連絡方法
  連絡先および連絡方法(FAX、返信ハガキ、電話など)を知らせます。
7. 出欠の連絡締切り
  準備に必要な日程を考慮し、締め切り日を決定したものを明記します。
8. その他
  必要な情報があれば記載します。
※上記の文例では、送迎バスや宿泊について案内をしています。

返信を依頼するための文章に「まことに恐れ入りますが」「お手数ですが」といった一言を加えるのがマナー。相手に手数をかけることを詫びています。
5. 返信用のツールを用意する
出欠の連絡のための手段を用意します。
招待状の場合は、返信用はがきを同封するか、FAXによる回答用紙を同封するのが一般的です。
宛先の書き方は「◯◯◯◯行」とします。
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4.案内状の送付および返信例

1. 往復ハガキの場合
・例えば同窓会などで親睦のためのゴルフ大会やゴルフコンペの案内に往復はがきを使う場合には、出欠を訊ねるだけでなく、一工夫しても良いと思います。

[ゴルフコンペの案内状での出欠はがきの工夫例]
・欠席する場合には、近況を書いてもらう欄を作る
2. パソコンで案内状を印刷する場合
・郵便局で、中央を折っていない往復ハガキ(@100円/通)を購入することができます。二つ折りになっていないため、パソコンで印刷するときに普通の葉書よりもプリンターにセットしやすくて便利です。

さらに大量印刷の場合は、事務用品店で、文具メーカーの2通づつ切り離さず上下2段になったものを購入することができます(例えばヒサゴ製など台紙20枚、往復ハガキ40通分で840円)。
[ゴルフの案内メール]
・このページでは案内状という形の書面をご紹介しましたが、書面ではなく、社内やごく親しい仲間だけに案内メールという形でゴルフコンペのお知らせを送る場合もあるでしょう。スケジュールを頭に入れてわかりやすいメールを心がけましょう。メールで連絡する際に欠かせない必須事項は、場所、日時、料金などです。
ご参考までに出欠はがきの返信の書きかたをご紹介いたします。
出欠ハガキ返信例(出欠通知)

御出席、御欠席、御住所などに使われている「御」という字は回答者に対する敬語として使われています。

返信をする時には、「御」の部分は二重斜線(二本斜線)で消し、出席または欠席を○で囲みます。
囲まなかった方は、縦二重線で消しておきます。

御芳名という部分に使われている「芳」は、先方のいろいろなものにつけて相手への敬意を表す語で、この場合は「芳名」なので相手の名前に対する敬意を表します。上に「御」をつけることで更なる敬意を表しています。返信をするときには「御・芳」の二文字を縦二重線で消します。


返信用ハガキの 空いたスペースには、お礼、ねぎらいの言葉など、ちょっとしたコメントやひと言メッセージを添えるとさらに良いでしょう。