忘年会の案内状の書き方

忘年会の案内状のページ。ここでは年末に需要の多い「忘年会の案内状」について、書き方・書式や文例をご紹介します。会社、職場や団体、ゼミ・研究室、同好会、組合などの忘年会にお役立て下さい。
催しや会合などを知らせたり、あるいは招待するために出す書状を案内状と言います。案内状には「通知する(知らせる)」「招待する」「出欠を尋ねる」といった目的と役割があります。
………このページの内容………
1. 案内状ってなに?
2. 案内状を出す時期
3. 案内状を作ってみよう(案内状の作成のしかた)
4. 忘年会の案内状書式、例文1
5. 忘年会の案内状書式、例文2
6. 忘年会の案内状書式、例文3(往復ハガキの場合のレイアウト例)
7. 忘年会の案内状に盛り込む内容(時候のあいさつ、日時、場所ほか)
8. 忘年会の案内メール(社内あて、上司あてなど)
9. 忘年会案内状のアイディア(おもしろ案内状)
10. 忘年会案内状の送付
11. 忘年会の案内状の返信(返信の書き方、返信の記載例)

1.案内状ってなに?

●ここでは、催しや会合などを知らせたり、あるいは招待するために出す書状の書き方をご紹介します。
・案内状には、以下の役割があります。
[案内状の役割]
(1)通知する …目的、内容、主催者、日時、場所、費用などを知らせる、案内する。
(2)招待する  
(3)出席・欠席をたずねる …確保する会場の広さ、宿泊を伴う場合には宿泊用の室数、 その他用意するものや予算に大きくかかわってきます。
[案内状の使用例]
「招待する」「知らせる・案内する」「出欠を尋ねる」という目的で使用されます。例えば下記の用途で使用されます。
・披露宴の二次会の案内状
・懇親会の案内状、親睦会の案内状、同窓会、同期会の案内状
・忘年会の案内状、新年会の案内状
・イベントの案内状
・祝賀会の案内状
・展示会の案内状
・送別会の案内状
・歓迎会の案内状

2.案内状を出す時期

準備や予約その他の手配が必要なもの、例えば出席・欠席をたずねる目的で出す催しの案内状、および宿泊を伴う催しの案内状は、なるべく早めに出します。人数が多い場合には、遅くとも1ケ月前には、参加者から出欠についての返答が得られるようにスケジュールを組みます。
 ※もちろん、返信を受け取った後も出欠についての微調整は直前まで行ないます。
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3.忘年会の案内状を作ってみよう[案内状の作成]
(案内状の書き方・文例・例文・例・書式・雛形・サンプル)

下記にご紹介するのは、忘年会の案内状の代表的な文例、例文です。

1. 最初に拝啓、最後に敬具などの決まり文句のほか、季節の挨拶文(省略できます)を入れます。
2. 日頃お世話になっているお礼やねぎらいのことばを入れます。
3. 会の目的や参加のお誘いの言葉などを盛り込みます。
4. 連絡事項として、日時、場所のほか、可能であれば会場の地図などを入れます。

実際に案内状の書式として参考になる具体的なレイアウトを作成してみました。
下記に三案をご紹介します。三つ目のものは往復ハガキへの記載例(6.に掲載)です。

4.忘年会の案内状の書式、例文(その1)

下記は、社外の方も出席する忘年会の案内状を作成してみた例です。お知らせテンプレートとしてご活用下さい。アレンジすれば忘年会を兼ねた代理店総会などでもお使いいただけます。
忘年会の案内状の例文(書式1)
サンプル株式会社
忘年会のご案内
拝啓 
師走の候 皆様におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。
さて、今年も恒例の忘年会シーズンがやってまいりました。今年は例年になく豪華な景品が当たるゲームも用意し、にぎやかな会にする予定でございます。会員相互の親睦を深める目的も兼ねておりますので、ぜひとも万障お繰り合わせの上、ご参加下さいますようお願い申し上げます。
敬具 
日時 平成□□年□□月□□日 
 ◯時〜(受付開始  ◯時)
場所 万歳ホテル(万歳駅西口徒歩4分)
 中ホール
 万歳市万歳町万歳□−□−□
  tel. □□□−□□□□

地図

駐車場有200台収容
※飲酒運転厳禁
  受付にて会員証をご提示下さい。
お問合せ先:サンプル会事務局
 〒 □□□−□□□□ 万歳市嬉々町□−□−□
 担当:総務部 疎野壱弐  tel. □□□−□□□□(内線0000)
恐れ入りますが、◯月◯日までに事務局あてに出欠をお知らせください。
※その他の使える文例
・今年度の忘年会の日程が決まりましたので以下のとおりご案内いたします。
・お待ちかねの忘年会の日程が決まりました。余興やゲームも沢山用意しておりますので、皆さんふるってご参加下さい。

5.忘年会の案内状の書式、例文(その2)
  社内の忘年会の例

下記は、社内の忘年会の案内状を作成してみた例です。お知らせテンプレートとしてご活用下さい。 実際には、更衣室や食堂やエレベーターホールに掲示したり、回覧形式にする等、各企業や事業所ごとに工夫してください。 出欠の連絡方法についても、メールを活用したり、回覧板に直接記載してもらったり等の手段があります。
忘年会の案内状の例文(書式2)
忘年会のご案内
毎日お仕事お疲れ様です。
さて、平成◯◯年も残すところあとわずかとなりました。恒例の忘年会を下記の通り計画しております。今回も楽しい企画を沢山用意しておりますので、ぜひとも万障お繰り合わせの上、ご参加下さいますようお願い申し上げます。
日時:平成□□年□□月□□日 
 ◯時〜(受付開始  ◯時)
場所:山海料理 当麻
 (万歳駅西口徒歩4分)
 万歳市万歳町万歳□−□−□
  tel. □□□−□□□□

地図

18時に当ビル前まで送迎バスが参ります。
時間厳守でご参集下さい
幹事:総務部 疎野壱弐  tel. □□□−□□□□(内線0000)
 〒 □□□−□□□□ 万歳市嬉々町□−□−□
恐れ入りますが、◯月◯日までに各部ごとの出欠表を事務局まで提出して下さい。

6.忘年会の案内状の書式、例文
(往復ハガキのレイアウト例)

下記は、案内状を往復はがきを使って作成してみた例です。
同窓会の忘年会や、組合の忘年会などにご活用下さい。
なお、一度テンプレートを作っておくと次年度からとても便利です。
下記の画像のピンク色の数字をクリックすると説明にジャンプします。
直前に出欠の変更をする人が必ずいます。電話番号は忘れずに記載しましょう。

7.忘年会の案内状に盛り込む内容

忘年会の案内状の記載内容の説明
1. 頭語と結語
案内状の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。

一般的な案内状には、頭語と結語を用います。

[拝啓]ではじまり、[敬具]で終わる組合せが良く用いられます。
その他には、頭語として「謹啓」。
結語として「敬白」など。

友人や家族などの親しい間柄の相手にあてた案内状であれば省略をすることもあります。
同じ社内の場合には、こうした頭語、結語は用いません。
2. 時候の挨拶(季節の挨拶の言葉)
忘年会の案内状で、時候の挨拶(季節の挨拶の言葉)を書く場合には、下記の例のような一文を用います。
11月 ・晩秋の侯
・朝晩はめっきり寒くなって参りました。
・庭の草木も日ごとに色づいて参りました。
12月 ・初冬の侯
・今年も残すところあとわずかとなりました。
・師走に入り、あわただしい毎日が続いております。
3. 安否を尋ねる言葉
相手の安否を尋ねる文章を入れます。

例)ビジネス関係の相手に送る場合
・貴社におかれましては益々ご清栄のことと、心よりお慶び申し上げます。
・貴社におかれましては益々ご清祥のことと、お慶び申し上げます。

例)個人あてに送る場合
・皆様におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
・◯◯様におかれましてはお健やかにお過ごしの事と存じます。
・お変わりなくお過ごしでしょうか?

例)相手を問わず使える文章
・時下ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。 など。
4. 日時・場所ほか
・インフォメーションとして下記の情報を載せます。
1)会場名
2)会場の住所、電話番号
3)日時
4)地図あるいは最寄りの駅名や目標となる建物など 。
(紙面に余裕があれば、地図を載せるのが望ましいと思います)
5)参加費用の有無、金額
6)事務局の連絡先など
・直前になって出欠の変更をする人が必ずいます。電話番号を必ず掲載しましょう。
7)その他
・上記の無料テンプレートにはオプションの文例は記載しておりませんが、もし駐車場の規定や、持参するもの、服装などに要望があれば記載します。
例えば、
「駐車場は台数に限りがありますので、なるべく公共の乗り物をご利用ください」
「飲酒される方は公共の乗り物でおこしください」
「簡単なゲームを予定しています。動きやすい服装でおこし下さい。」
「余興に使います。各自タオルを1本持参してください」など。
5. 返信の期限、締切日を明記
・◯月◯日までに返信をお願いしますなどと、返信の期限を書きます。
この案内状の目的は、「忘年会を行うことの通知」と「忘年会への出欠をたずねる」ことにあります。出欠の回答の締切日は忘れずに記載しましょう。
会場準備の都合や予算に関係してきますので、締切日は余裕をもって設定します。
6. 幹事・事務局の宛先
・返信の宛先には、幹事や事務局の住所、氏名を書きます。
宛名の自分の名前に対しては、名前の下に「様」を自ら(みずから)つけるのはNGです。
へりくだって「◯◯◯◯行」と書きます。
7. 先方の宛先
・先方の住所氏名を書きます。
8. 幹事からのお願い
・上記の文例では、忘年会に不参加の人にメッセージをお願いしています。しかし、これは参考例であり、こうしたお願い文は必須ではありません。この部分をすべて削除していただいても構いません。
9. 返信の差出し方法の説明
・上記の文例では、中央で切り取ってこちら側のみポストに投函してくださいと書いています。筆者の経験上、じつは、返信ハガキを切り取らずに(往信をつけたまま)そのまま投函する方がいらっしゃいます。所定の郵便料金で届きませんので、ご注意ください。
なお、この表記も必須ではありません。スペースに余裕がなければ、削除しても構いません。
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8.忘年会の案内メール(社内あて、上司あてなど)

忘年会の案内メールは別ページでご案内しています「忘年会の案内メール」>>>
このページでは代表例として上司あてにも使える例文を以下にご紹介します。

注意:上司が出席する忘年会の場合には、日程を決める段階で事前に相談して決めましょう。下記文例は日程を上司に相談した上で決定したものとします。

件名:12月19日◯◯部忘年会のご案内
(または「要返信>◯◯部忘年会のお知らせ」)

[本文]
お疲れ様です。
今年も残すところあとわずかとなりました。
早速ですが、恒例の忘年会の日時が下記の通り決まりましたのでご連絡申し上げます。
今回の幹事は山本が行いますのでよろしくお願いします。
1. 日時  12月19日(金) 19:30〜
2. 場所 御影亭 別館「百合園」
  JR 目白駅 徒歩2分 tel.03-0000-0000
  面影亭のHP http://xxxx.xxxx.xx
3. 参加費 男性 @4,000円 女性 @3,000円
当日は豪華賞品(はずれなし)の当たるゲームなども用意しております。
原則全員参加となっておりますので、よろしくお願いします。
当日の出欠については、このメールの返信にて、
12月9日までに 山本あてお知らせください。
件名を変えずに送信お願いします。
………………………
システム部 山本(内線268)
E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
携帯 090-0000-0000
………………………

9.忘年会案内状のアイディア(おもしろ案内状)

・忘年会の案内状も普通に作ってはつまらないもの。
親しいメンバーで行う場合には、少し悪ノリして作ってしまうのはいかがでしょうか?
必須情報にプラスアルファの情報を載せることで楽しい案内状になります。
忘年会の面白案内状に載せるもの
必須情報
会場や日時の情報は忘れずに載せる
  1.忘年会の日時
2.会場となる場所
3.会費
4.連絡先
5.地図や交通アクセス
6.幹事
プラスアルファの情報の例
  1.余興や出し物の画像、イラスト、記事
2.社内のスター的な人の画像や余興にかける抱負などのインタビュー記事
3.お楽しみ券や、面白グッズ引き換え券など
おもしろ案内状の例

余興や出し物の案内 猫田部長参戦表明
忘年会の日時と場所


忘年会のおもしろ案内状の例です。

猫田部長の画像は、サンプル画像を使っていますが、職場社内などで作る場合にはぜひ実際の社内スターや得意な余興を持つ人物の画像を使って下さい。

10.忘年会の案内状の送付

1. 案内状というよりも、招待状というニュアンスが強い場合
・相手を招待する場合には、往復ハガキで案内状(招待状)を送ることはまずありません。
白い封筒に、案内状(招待状)を入れ、返信用のハガキまたは、FAXでの返信シートなどを同封します。

[案内状での工夫例]
・少しパソコンに詳しい人なら、会場の情報や地図などをQRコードにして案内状にプリントしても良いと思います。(QRコード…携帯電話で読み取る2次元バーコードのこと)
2. 返信ハガキの宛先
・返信ハガキの宛先は、主催者(または招待者)の社名の下に「宛」と書きます。もしも個人名が宛先になっている場合には、氏名のあとに「行」と書きます。  
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11.忘年会案内状の返信の書き方、返信の記載例

1. 往復ハガキの返信の書き方
往復ハガキで案内状を受取った場合の、返信の書き方にもマナーがあります。
下記の画像のピンク色の数字をクリックすると説明にジャンプします。

先方からの案内状には、相手を敬う気持ちをこめて「御」の字がつけられています。
こちら からの返信を書く場合には、へりくだる意味もこめて「御」の字を消します。
消す時には塗りつぶすのではなく、2文字以上の場合は縦に二重線を引きます。1文字の時には、斜めに打ち消し線を書きます。

(左図より).
「出席」または「欠席」のどちらかあてはまる方を◯で囲む。その上についている「御」の字は、斜め二重線で消す。
次に、選ばなかった方は、縦二重線で消す。


(左図より).
御住所の、上についている「御」の字は、斜め二重線で消して、「住所」とする。

御芳名の、上についている「御芳」の2文字は、縦二重線で消す。
いずれも、住所・氏名を記載します。


(左図より).
筆者は幹事さんをねぎらう意味で必ず何か書くようにしています。
このメッセージの部分については、どうしても書かなくてはならないというものではありませんが、できれば、欠席する場合には、お詫びの言葉や理由を簡単に書くようにしましょう。
2. 返信ハガキの宛先
・宛先が書かれている面について説明します。
返信ハガキの宛先は、主催者(または招待者)の氏名または社名の下に「宛」あるいは「行」と書かれています(「佐藤和子 行」などとなっています)。
この「行」の部分を、斜め二重線で消し、「様」と大きく書きます。
会社宛になっている場合には、「宛」を二重線で消して、「御中」と書き直します。
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