忘年会送付案内メール

忘年会の案内メールのページ。
忘年会とは…職場などで、その一年間の労をねぎらうために年末に行う宴会を忘年会と言います。最近は、こうした忘年会の案内を文書や書面ではなくメールで送信することが増えてきました。
メールを利用すると通信費やコピー代(または印刷代)などの経費が節約できるだけでなく、返信メールで出欠の回答を得られるメリットがあります。
社内(社内用)、社外(社外用)、一般用の忘年会の案内メールの文例集を紹介します。
………このページの内容………
▼まずはビジネスメールの基本をチェック
▼忘年会の案内メールの文例1(職場の忘年会・社内・社内用)
▼忘年会の案内メールの文例2(親しい仲間での忘年会)
▼忘年会の案内メールの文例3(一般的な忘年会)
▼忘年会の案内メールの文例4(社外・社外用)
▼忘年会の案内メールの文例5(宿泊を伴う忘年会)
▼忘年会の案内メールの文例6(日程調整をしたい場合)
▼返信のマナー・メール返信のビジネスマナー
▼忘年会のあとで(上司へのお礼メール)
※関連ページ……メールではなく書類の「忘年会の案内状」の書き方はこちら>>>

■ 忘年会の案内メールとは

忘年会とは……職場などで、その一年間の労をねぎらうために年末に行う宴会を忘年会と言います。
もともとは、「年を忘れる」という文字が表わすとおり、その一年にあった苦労を忘れるための「年忘れの宴会」をさしています。
現代では忘年会は社内・職場の慰労会や親睦会的な意味もあるほか、大学をはじめとする学校でゼミや研究室、サークルや研究会で行われたり、体育会、部活動やクラブ活動などで仲間うちで親睦会を兼ねて行われることもあります。

最近は、こうした忘年会の案内を文書や書面ではなくメールで送信することが増えてきました。
メールを利用すると案内状を送る際に必要な通信費やコピー代(または印刷代)などの経費が節約できるだけでなく、返信メールで出欠の回答を得られるメリットがあります。ただし、マナーの観点からみるとメールはあくまでも略式です。大切なお客様を御招待するような場合には、文書で(案内状で)ご案内するようにしましょう。

このページでは、忘年会のお知らせ、忘年会の案内メールの文例集をご紹介しています。

■ まずはビジネスメールの基本をチェック

忘年会の案内メールを使用するのはビジネスでの使用機会が多いと思います。まずはビジネスメールの基本をチェックしてみましょう。

1. 件名は用件がわかるように、かつ、簡潔に
2. あて名の書き方や配置には基本的な決まりがあります。
3. 本文には、敬語や丁寧語をしっかり使いましょう。  
メールの基本マナーと使い方
1. 件名は概要がわかるように、かつ、簡潔に
ポイント 概要
(1)ビジネスメールらしく簡潔に用件がわかるように表記
忘年会の案内メールに使える、わかりやすい件名の例

◯◯部忘年会のお知らせ 部署名、会社名、ゼミ名など、具体的な情報を入れると良い

忘年会の日付や「要返信」など入れるとさらに目立つ
平成◯◯年度忘年会のご案内
要返信】12月10日 同期 忘年会のお知らせ
要返信> 製造部忘年会のお知らせ
【重要】要返信>12月12日忘年会のご案内
(2)迷惑メールと疑われるような紛らわしい表現は避ける
忘年会の案内メールの、良くない件名の例)
お疲れ様です
お世話になっております
よろしくお願いします
Re:
<no subject>
2. 本文の書式はビジネス書式で作る
…親しい相手なら会話調でも良いでしょう。
ポイント 概要
(1)本文の冒頭に宛先の名称を書く
 
社内メールや、親しい人に対する本文の冒頭部分の例)
各位 忘年会の案内メールの宛先は、社内や、親しい人のため、宛先は簡単でよい。
製造部各位
総務部の皆さんへ
※ビジネスメールの宛名の書き方は、こちらで詳しく説明しています>>>
(2)文章はだらだらと書かず、数行ずつで区切って空白行を入れるようにすると読みやすい。
(3)本文中にリンクを引用できる
http:ではじまるURLを掲載することで、メール文中だけでは説明しきれない内容も読み手に伝えることができる。

使用例:
会場の場所は下記でご確認下さい
居酒屋「酔狂」
http://***.***.***/
(4)署名(sign)の機能を活用し、文末には差出し人の連絡先やメールアドレスを明記する。
署名の部分の例)
……………………………………
幹事:経理部 山田、佐藤
(内線0000) E-mail:**@**.**
……………………………………
3. 機種に依存する文字は使わない
ポイント 概要
(1)機種依存文字は使わないようにする。
  機種依存文字は、一部の文字が文字化けします。例えば◯で囲んだ数字や、ローマ数字、単位記号など。
こうした文字は使わないようにします。
また、携帯電話←→パソコン間のメールのやりとりの場合、絵文字も文字化けします。
4. その他
上記以外に、メールの特性として下記を頭に入れて使いましょう。
ポイント 概要
(1)予期せぬトラブルによって先方に届かないこともある
  最近はトラブルがずいぶん減りましたが、落雷や停電、プロバイダーのトラブル、サーバーのトラブル、通 信回線のトラブルなどにより、メールが相手方に届かないこともあります。

心配な場合は、例えば朝礼などの際に「忘年会の案内メールを送っておきました。皆さん、ふるってご参加ください」など、口頭でフォローしてください。
(2)セキュリティー面では、万全でない
  情報が100%安全にやりとりできるとは思わないで使って下さい。
機密情報のやりとりには不向きです。
(3)ウイルス対策を行う
  ウイルスに感染しているパソコンからメールを送信すると、先方にもウイルスが感染してしまう可能性があります。お互いの安全のために、適宜ウイルス対策を行いましょう。
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[文例集]

■ 忘年会案内メールの文例1
(社内の忘年会、職場の忘年会の案内メールの例文)

下記は、職場で、忘年会を知らせる案内メールのサンプルです。
忘年会の案内状のたたき台として自由にアレンジしてお使い下さい。

メールの場合には、それぞれの文章が長くなり過ぎないように、適当な長さのところで改行を入れる書式にすると読みやすくなります。
件名: ◯◯部忘年会のご案内(または忘年会のお知らせ)
[本文]
毎日お仕事お疲れ様です。
今年も残すところあとわずかとなりました。
早速ですが、恒例の忘年会の日時が下記の通り決まりましたのでご連絡申し上げます。
今回の幹事は山本が行いますのでよろしくお願いします。
1. 日時  12月19日(金) 19:30〜
2. 場所 海潮荘 別館「蘭」
  JR 海潮駅 東口 徒歩2分 tel.03-0000-0000
  海潮荘のHP http://xxxx.xxxx.xx
3. 参加費 男性 4,000円 女性 @3,000円
当日は豪華賞品(はずれなし)の当たるゲームなども用意しております。
原則全員参加となっておりますので、よろしくお願いします。
当日の出欠については、このメールの返信にて、
12月9日までに 山本あてお知らせください。
件名を変えずに送信お願いします。
………………………
システム部 山本(内線268)
E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
携帯 090-0000-0000
………………………
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■ 忘年会の案内メールの文例2
   (親しい人あてのメールの雛形)

下記は、親しい仲間に忘年会を知らせる案内メールの雛形です。
案内状の雛形として自由にアレンジしてお使い下さい。

メールの場合には、文章が長くなり過ぎないように、適当な長さのところで改行を入れる書式にすると読みやすくなります。
件名: ◯◯年入社 同期忘年会について(連絡)
[本文]
◯◯年度 同期各位
毎日お仕事お疲れ様です。
早速ですが、恒例の飲み会を、12月◯日に計画しております。
今回は忘年会ということで、少し奮発して◯◯◯を予約しました。
そろそろ疲れもたまっている頃だと思います。
大いに飲んで食べて語り合いましょう。
なお、当日は昨年退職した◯◯さんも合流予定です。
皆さん 楽しみにしていて下さい。
======================
1. 日時:   ◯月◯日(◯曜日) ◯時〜
2. 場所:多国籍料理「茶卵」(場所は下記URL参照)
  http://www.***.***/ 
  tel.00-0000-0000
3. 会費 男性0,000円、女性0,000円
(なお、欠席の場合も0,000円のご協力をお願いします)
======================
出欠は◯月◯日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
会費は後日集金します。よろしくお願いします
【出欠連絡欄】
あてはまるほうに◯をつけてください
( )出席・( )欠席
[お名前         ]
……………………………………
幹事:
システム部: 管 次郎(内線0000)
E-mail:**@**.**
……………………………………
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■ 忘年会の案内メールの文例3
(一般的な忘年会のお知らせ)

それでは、一般的な忘年会の案内メールの書き方・案内文をご紹介します。
(メールは略式のため、ビジネスのシーンなどで広く用いられるのは、メールではなく書面の案内状です。)
 
ビジネスのシーンでも使えるような少し堅い文章(ビジネス文書としても使える表現)になっていますが、自由にアレンジしてお使い下さい。  
件名: 忘年会のご案内(連絡)
[本文]
今年も残すところあとわずかとなりました。
皆様におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
また、平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
早速ではございますが、このたび親睦と交流を兼ねた忘年会を下記の通り企画いたしました。
日頃なかなか一同に会する機会もございませんので、
諸事厳しい折りではございますが、万障お繰り合わせの上ぜひご参集ください。
======================
1. 日時:   ◯月◯日(◯曜日) ◯時〜
2. 場所:「遠眼鏡」(場所は下記URL参照)
  http://www.***.***/ tel.00-0000-0000
3. 会費 男性0,000円、女性0,000円
======================
出欠は◯月◯日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
会費は当日集金します。よろしくお願いします。
【出欠連絡欄】
あてはまるほうに◯をつけてください
( )出席・( )欠席
[お名前         ]
……………………………………
幹事:管 次郎
E-mail:**@**.**
◯◯市◯◯町◯−◯−◯ (tel.000-000-0000)
……………………………………
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■ 忘年会の案内メールの文例4
(社外・社外用 忘年会のお知らせ)

それでは、社外・社外向けの忘年会の案内メールの書き方・案内文をご紹介します。
◆社外用の場合には、宛先欄に相手先を会社名から書きます。下記の文例では◯◯◯◯株式会社御中となっていますが、先方の個人あてに直接案内メールを送る際には下記のように書きます。なお、肩書のある相手には、下記のようにまず肩書(例:部長、社長など)を書いてから氏名を書くのが正しいビジネスマナーです。
 ◯◯◯◯株式会社

 営業部 部長 佐藤紅葉太様

◆下記の例文では当日集金する形となっていますが、ご招待する場合には、案内文から不要な箇所を削除して下さい。

(メールは略式のためご注意下さい。ビジネスのシーンなどで広く用いられるのは、メールではなく書面の案内状です。)
 
ビジネスのシーンでも使えるような少し堅い文章(ビジネス文書としても使える表現)になっていますが、自由にアレンジしてお使い下さい。  

件名: 忘年会のご案内(連絡)
[本文]

◯◯◯◯株式会社 御中
(あるいは、各位、あるいは、関係者各位 など)

今年も残すところあとわずかとなりました。皆様におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引立てを賜り厚く御礼申し上げます。


さて早速ではございますが、今年も恒例の忘年会を下記の通り企画いたしました。
日頃なかなか一同に会する機会もございませんので、年末のご多忙の折りまことに恐縮ではございますが、万障お繰り合わせの上ぜひご参集ください。

===============
1. 日時:   ◯月◯日(◯曜日) ◯時〜
2. 場所:耳静ホテル 39階「九十九皿」(場所は下記URL参照)
  http://www.***.***/ tel.00-0000-0000
3. 会費 お一人様 0,000円
===============
出欠は◯月◯日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
会費は当日会場受付にて集金させて頂きます。
よろしくお願い申し上げます。

【出欠連絡欄】
あてはまるほうに◯をつけてください
( )出席・( )欠席
[御社名         様]
[御担当様の御氏名・所属部署名
[              ]

※下記はご出席の場合にご記入下さい。

[御出席人数       名様]

[御出席者の御氏名・所属部署名]
[              ]
(記入欄は必要な人数分をコピー願います)

……………………………………
見本商事株式会社
営業部 営業一課長 三重瞼次郎
E-mail:**@**.**
◯◯市◯◯町◯−◯−◯ (tel.000-000-0000)
……………………………………
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■ 忘年会の案内メールの文例5
   (宿泊を伴う忘年会のお知らせ)

下記は、宿泊を伴う忘年会の案内メールの例文です。
サンプルは温泉旅館を想定して作りましたが、自由にアレンジしてお使い下さい。

文章が長くなり過ぎないように、適当な長さのところで文章に改行を入れると読みやすくなります。
件名: 忘年会のご案内
[本文]
各位

朝夕は日増しに寒くなって参りましたが、皆様いかがお過ごしでしょうか?
さて、早速ですが今年も恒例の忘年会の季節となりました。
今年は、◯◯さんのご尽力により、格安で◯◯温泉に一泊できる運びとなりました。
一年間の垢を流し、心ゆくまで語り合いましょう。
皆様、万障お繰り合わせの上、ぜひご出席下さい。
======================
1. 日時:   ◯月◯日(◯曜日) ◯時〜
2. 場所:国民宿舎 ◯◯荘(場所は下記URL参照)
  http://www.***.***/ tel.00-0000-0000
3. 集合場所 ◯◯駅 ◯◯時(送迎バス利用)
4. 会費 男性0,000円、女性0,000円
(なお、宴会のみの場合は0,000円となります。宿泊なしで帰宅される場合も、◯◯駅まで送迎バスが出ます )
======================
出欠は◯月◯日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
会費は当日集金します。よろしくお願いします。
【出欠連絡欄】
あてはまるほうに◯をつけてください
( )出席・宿泊あり
( )出席・宴会のみ
( )欠席
[お名前         ]
……………………………………
幹事:管 次郎
E-mail:**@**.**
◯◯市◯◯町◯−◯−◯ (tel.000-000-0000)
……………………………………
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■ 忘年会の案内メールの文例6
(日程調整をしたい)

幹事として、まずは日取りを決めたい場合もあるかと思います。 
件名: 忘年会のご案内(連絡)
[本文]
今年も残すところあとわずかとなりました。
皆様におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、今年も恒例の忘年会を計画いたしております。
まずは日程を決めたいを思いますので、下記の候補日の中で
皆様のご都合をお知らせ下さい。

以下のうち、ご都合の良い日を残し、悪い日を削除して返信下さい。
=============
1. 12月1日(金曜日) 

2. 12月7日(木曜日)
3. 12月8日(金曜日)
4. 12月14日(木曜日)
5. 12月15日(金曜日)
==============

お忙しいところまことに恐縮ではございますが、
◯月◯日までにこのメールの返信にてお知らせ下さい。
件名はそのままで送信願います。よろしくお願いします。

【その他のご希望連絡欄】


[お名前         ]

……………………………………
幹事:管 次郎
E-mail:**@**.**
◯◯市◯◯町◯−◯−◯ (tel.000-000-0000)
……………………………………
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■ 返信のマナー・メール返信のビジネスマナー

はがきで出す出欠通知と同じように、メールで出欠の返信を送る場合にもマナー(ビジネスマナー)があります。
メール返信のビジネスマナー
1. 件名・タイトル・Subject
・件名に関する先方の指定があれば従います。
(例)「件名を変えずに返信して下さい」と書かれている場合には、メールソフトの返信を作成するボタンを押すと、件名が「Re:もとのメールのタイトル」となります。
このままで送信します。

・件名を変える場合には、以下のようなパターンをおすすめします。
(1)「お返事>◯◯忘年会の件」
(2)「見本太朗>◯◯忘年会の件」
(3)「◯◯忘年会の件」 など。
2. 回答部分
・自分に対して敬語が使われている箇所は、その部分を削除して返信します。
(返信の際の削除のしかた 例)
 「御芳名」→「氏名」と変更します。
 「御名前」→「名前」と変更します。
 「御住所」→「住所」と変更します。
 「ご出席」「御出席」→「出席」にします。
 「ご欠席」「御欠席」→「欠席」にします。
3. コメント部分
・できれば返信メールには一言そえたいものです。
(返信にそえるひとことコメント 例)
「ご案内ありがとうございます。喜んで出席させて頂きます。宜しくお願いします。」
「ご案内ありがとうございます。あいにく当日は別件で所用があるため出席できません。皆さんによろしくお伝え下さい」
「幹事さんご苦労様です。もちろん出席させて頂きます。楽しみにしています。」など。
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■ 忘年会のあとで(上司へのお礼メール)

幹事さんは、忘年会の翌日(なるべく早い時間)には上司へのお礼メールを出しましょう。
上司へのお礼メール
・忘年会の当日出す場合には、あまり遅くないうちに送信します。
・翌日にお礼メールを送る場合には朝一番をおすすめします。

(上司へのお礼コメント 当日のメールの場合の例)
「本日はお忙しい中ご出席頂きましてありがとうございました。皆とても喜んでくれました。遅い時間なのでメールで失礼します。明日からまた宜しくお願いします。」
「本日はすっかりご馳走になってしまい、申し訳ありませんでした。おかげで皆たらふく食べて飲んでおります。遅い時間なのでメールで失礼します。明日からまた宜しくお願いします。」

(上司へのお礼コメント 翌朝のメールの場合の例)
「昨日はお忙しい中ご主席頂きましてありがとうございました。皆とても喜んでくれて幹事としてホッとしています。本日からまた心機一転、宜しくお願いします。」
「昨日は遅い時間までお付き合い頂き、ありがとうございました。皆とても喜んでいました。来年もまたご指導のほど宜しくお願いします」
など。