忘年会の幹事

一年間の労をねぎらう忘年会。12月になると職場の忘年会、同期の忘年会など、いろんなグループごとに忘年会が開かれます。週末は忘年会が特に集中するので、安くておいしい人気のお店は早めに予約するのがコツです。このページでは、忘年会の幹事を引き受けたあなたのために、忘年会の会場選びや準備のポイントと、当日の役割をご説明いたします。
このページの内容
幹事の役割とは1. 幹事の役割とは
幹事の役割とは2. 忘年会(宴会、懇親会、親睦会ほか)の幹事マニュアル
……主な役割とポイント
幹事の役割とは3. 忘年会の案内メールの文例
[ 参考ページ ]
忘年会の案内状の文例・例文

1.幹事の役割とは

職場やゼミ、研究室などで、忘年会、新年会などの飲み会や、宴会などの世話役をする人を「幹事」と言います。当日の司会者(進行役)を兼ねることもありますが、主に企画や準備、手配などの裏方を中心になって行うため、厳密にいうと司会者とは異なる役割です。

職務遂行能力、計画性、協調性、企画力、調整力、忍耐力などが求められるため、幹事をまかされるようになったら、一人前と認められたとも言えます。幹事(世話役)が必要とされる主なイベントは以下のとおりです。
◆幹事(世話役)が必要な、会社・職場のイベント
飲み会 宴会、忘年会、新年会
歓送迎会 新入社員歓迎会、歓迎会、送別会、退職送別会、
行事 花見、社内運動会
旅行 社員旅行、慰安旅行
その他 懇親会、親睦会、交流会、同期会、接待など
   
◆幹事(世話役)が必要な、学校やクラブ活動、部活動のイベント
歓送迎会 新入生歓迎会、歓迎会、送別会、卒業生送別会、
宿泊 ゼミ合宿、ゼミ旅行、スポーツ合宿、遠征、試合参加、大会参加
その他 PTA懇親会、親睦会、交流会、バザー、サークル活動、
   
◆幹事(世話役)が必要な、友人その他おつきあいのイベント
飲み会 宴会、忘年会、新年会
結婚式 披露宴の二次会
同窓会 同窓会、クラス会
その他 ロータリークラブの活動、同期会、学会の懇親会、合コンなど
次の項以降で、忘年会の幹事について役割とポイントを御説明します。
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2. 忘年会(宴会、飲み会ほか)の幹事マニュアル…主な役割とポイント

忘年会の幹事には、主に以下の役割があります。
準備のポイントと、当日の役割をご説明いたします。
プランが決まったら、必ず責任者の了承を得てから実施するようにして下さい。

※余興で、景品を出す場合の目録は「目録の書き方・作り方」へ>>> 
◆忘年会の幹事の役割
1. 日程の調整
以下の点などを考慮に入れて日時を決定します。
・業務に支障がない日
・なるべく多くの人が出席できる日
・発起人やその会の責任者が出席できる日
・忘年会は、12月10日以降に行われることが多いので(決まりがあるわけではないのですが)、12月10日〜31日の間で日程を調整します。
2. 予算の決定
以下の点などを考慮に入れて予算を決定します。
・個人負担/会社負担
・男性と女性の参加費を同額にするか
3. 会場の確保、準備
以下の点などを考慮に入れて会場を決定します。
・予算に合うところ
・集合しやすいところ
・十分な広さを確保できるところ
・会の目的や主旨に合うところ、
・メンバーの好み、出席者の年齢や性別に合うところ
・もし割引券や優待券などが手もとにあれば、それを使うことができるところなど

その他の確認事項
・和室(座敷)、立食、テーブル席のいずれか
・会場貸し切りの有無
・宴会場使用の延長料金

キャンセル料がいつから発生するのかを、必ず確認しておきます
4. 料理や飲み物の予約
以下の点などを考慮に入れて料理や飲み物を予約します。
・予算に合うかどうか
・飲酒量(飲み放題にするかどうか)
・メンバーの好みまたは主役の好み
5. 当日のプランをたてる
以下の点などを考慮に入れて当日のプランをたてます。
・誰かにスピーチを依頼するかどうか
・余興を盛り込むかどうか

【忘年会の余興の例】
カラオケ、ゲーム、宴会芸ほか

・ 必要に応じて、余興に使用する物を準備しておきます。
 音響手配、賞品手配ほか
・例えば筆者がいた会社では、ゲームの賞品として、職場あてに頂戴したお歳暮を使っていました。
6. 役割を決める
以下のような役割を決めます。
・案内告知および参加者とりまとめ係
・会計係
・司会進行係

小規模な会であれば、幹事がすべての役割を兼務することもあります。
7. 会の告知と参加者の募集
案内状やメールなどで忘年会を告知し、参加者を募ります。
必要な場合は、地図を作成します。

案内状やメールには、忘年会の日時、会場の名称、周りの目標物、交通アクセス、電話番号などを明記しておきましょう。

※忘年会の案内状の作り方と文例>>>
※忘年会案内メールのコツと例文>>>
8. 参加者名および参加人数の確認
参加者の人数を把握し、会場に伝え、料理の数の調整などをします。
忘年会当日まで人数をきちんと把握しておきます。
◆忘年会の幹事の役割 つづき
9. 忘年会当日
・参加人数の把握
・参加人数に合わせた料理の数量変更手配
・参加者から、参加費の徴集と会場料飲店への支払い
・司会進行

忘年会の一般的な流れ(進行)
1)開会宣言
ポイントやヒント 司会者の言葉の例
・司会者が開会を宣言します。

※開会宣言といっても、大げさなものではなく、開始の告知をすることをさします。
会場がざわついていたら、一同に注目してもらう役割を果たします。

※忘年会の司会は、幹事が兼ねる場合と、適任者を選任する場合があります。
それではこれより、株式会社サンプル商事◯◯部の忘年会をとり行ないます。
本日司会をおおせつかりました鈴木と申します。どうぞよろしくお願いします。
あるいは、
それではこれより、株式会社サンプル商事の忘年会をはじめます。
司会進行を勤めさせて頂く幹事の佐藤と申します。どうぞよろしくお願いします

など。

2)乾杯の音頭、または簡単な 挨拶など
ポイントやヒント 司会者の言葉の例
・挨拶と、乾杯の音頭は、同一人物が行う場合と、分ける場合があります。
一般的には 忘年会はくだけた形式が好まれるため、「まずは乾杯の音頭を」というパターンが多いようです。

・司会者が右記のように述べます ・出席者のうちで二番目くらいの立場にある方などが望ましい人選だと思われます。
まずはじめに、◯◯部の山本部長に乾杯の音頭をお願いしたいと思います。各自グラスのご用意をお願いします
あるいは
まずはじめに、◯◯部の山本部長より、ひとことご挨拶をいただきます
など。

★挨拶の順番参照 >>>
3)食事・宴会・歓談・表彰など
ポイントやヒント 司会者の言葉の例
・ここでご紹介しているような余興は「無し」の場合もあります。

・食事や歓談の時間ですが、少しお腹に食べ物がはいった頃に、例えば部門ごとの表彰や、ちょっとした余興をすることがあります。
そろそろ皆さんのお腹も落ち着いた頃だと思います。このへんで、本年度の部門別の表彰に移りたいと思います。
あるいは、
大変お待たせいたしました。それではこれより恒例の年忘れゲーム大会に参りたいと思います。今年は例年よりも豪華な賞品を沢山取り揃えております。皆さん張り切ってご参加下さい
など。
◆忘年会の幹事の役割(つづき)
9. 忘年会当日 つづき
忘年会の一般的な流れ(進行)つづき
4)社長、部長、責任者の挨拶など
ポイントやヒント 司会者の言葉の例
・司会者が右記のように述べます
・出席者のうちで最も上の立場にある方などが望ましい人選だと思われます。


・宴会の区切りとして、「中締め」をすることがあります。
中じめには区切りとして「手締め」をすることが多々あります。手締めの音頭だけをお願いする場合は、最も上の立場の人でないことが多いと思います。
宴たけなわではございますが、この辺で佐藤社長から締めのご挨拶をお願いしたいと思います
など。

※挨拶の順番について

◎ここで紹介する進行例では、
最初の挨拶(開会宣言)は軽く済ませて、最後に「社長もしくは出席者のうちで最も上の立場の人」に登場して頂き、一年を締めくくる挨拶をしていただく、という司会進行の提案をしています。

◎職場によっては、忘年会の冒頭(乾杯の前)に「社長もしくは出席者のうちで最も上の立場の人」の挨拶の順番を持って来ることもあります。
冒頭に社長の挨拶を持って来て、締めの挨拶は司会者や幹事の挨拶で締めくくることもあります。
挨拶の順番については、それぞれの職場の慣例および上司の指示に従って下さい。

※なお、忘年会のあいさつ、スピーチ例は、
 別ページでいくつか例文をご紹介しています。>>>

[参考例) 忘年会の締めの挨拶]の例を下記にご紹介します。
挨拶の順番を忘年会の冒頭に持って来る場合には、内容を少しアレンジして下さい。
(アレンジ例:今日だけは、全てを忘れて大いに楽しみましょう。)など
 みなさん、一年間お疲れ様でした。
当社を取り巻く環境が未曽有の厳しさを増す中、社員のみなさんは本当に良くがんばってくれました。先ほどから皆さんの顔を見ながら、この一年間のことを感慨深く思い出しておりました。 皆さんの力が誰一人欠けても、今日のこの日を笑顔で迎えることはできなかったでしょう。
来年も経営環境はますます厳しさを増していくと思いますが、気持ちを緩めることなく皆さんと力を合わせて次の目標を達成していきたいと思います。来年もどうぞよろしくお願いします。
今年一年間の皆さんのご功労に敬意を表し、改めて株式会社サンプル物産の発展を祈念いたしまして、私の締めの挨拶とさせて頂きます。
皆さん本当にお疲れ様でした。
5). 幹事の挨拶
忘年会の幹事の挨拶は省略される場合もあります。
ご参考までに司会役または幹事の挨拶例文をご紹介します。
 宴たけなわではございますが、時間の都合もございますので、この辺でお開きとしたいと思います。 
本日はお忙しい中をお集りいただきまして本当にありがとうございました。皆さんのおかげで大変楽しい会にすることができました

下記★はお好みで入れます。
(例1★それではもう一度全員で盛大な拍手をお願いします。)
(例2★一本締めで一年を締めくくりたいと思います。ご唱和をお願いします。「よーおっ」パン!(拍手))

一年間お疲れ様でした。
ありがとうございました。
10. 会計報告
請求書、領収書と合わせて収支報告をします。
必要があれば、参加者に返金したり、職場でのレク費として繰り越しなどの処理をします。

会社の行事の場合には、責任者に報告書の提出・報告をします。

忘年会の案内メールの文例・例文

忘年会の案内をメールで送る場合の例文をご紹介します。
メールの良いところは機動力です。宛先欄のCCや、BCCを利用して、同じ文面を沢山の人に一度に送信ができます。親しい人以外に送る場合にはBCCで送信するようにしましょう。

・メール文のコツは、文章を3〜5行ずつに区切り、少しづつ間をあけると読みやすくなります。

・返信をそのままもらえるように、回答欄を作っておくと良いでしょう。

(BCCとは…ブラインドカーボンコピーBlind Carbon Copyの略。
メールをを送信するときに、このBCC欄に複数のアドレスを入れて送信すると、全員に同じ文面が送信される。受信した相手には、自分以外の人にメールが送信されたことや、同時に送信された他人のメールアドレスは通知されない。)
◆忘年会の案内メール文
職場での忘年会の場合の例文です。
返信欄を作ってみました。参考になさって下さい。
件名 忘年会について(連絡)
毎日お仕事お疲れ様です。
さて、恒例の忘年会の日時が下記の通り決まりましたので
ご連絡申し上げます。
今回の幹事は山本が行いますのでよろしくお願いします。

1. 日時  12月19日(金) 19:30〜
2. 場所 海潮荘 別館「蘭」
  JR 海潮駅 東口 徒歩2分 tel.03-0000-0000
  海潮荘のHP http://xxxx.xxxx.xx
3. 参加費 男性 4,000円 女性 @3,000円

当日は豪華賞品(ハズレなし)の当たるゲームなども用意しております。
忘年会は、原則全員参加となっておりますので、よろしくお願いします。

当日の出欠については、このメールの返信にて、
12月9日までに 山本あてお知らせください。
件名を変えずに送信お願いします。

【出欠連絡欄】
あてはまるほうに◯をつけてください
( )出席・( )欠席
[お名前         ]

……………………………………
幹事:
システム部: 山本 次郎(内線0000)
E-mail:**@**.**
……………………………………
なお、忘年会の案内メールは、別ページで例文をいくつかあげて説明しています
……忘年会の案内メールのページへ…>>>
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