請求書の書き方、請求書の作り方のページ。請求書とは商品やサービスの料金・代金の支払いを求めるために出す文書のことです。販売または提供した商品やサービスの内容と数量・合計金額のほか、支払先（振込先）や支払い期限などが記載されています。また、定期的に取引のある相手先に出す請求書の場合には、前回の請求に対して支払われた金額とその残高も記載されます。
このページでは請求書を自分で作成する場合に必要な基本的な知識と書き方をサンプルを提示しながらわかりやすく説明しています。
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目次
1．請求書ってなに？請求書とは |
| 請求書とは、商品やサービスの料金・代価の支払いを求めるために出す文書のことです。 会計ソフトや専用プログラムを用いて作成する場合がほとんどですが、例えば…サービスや手数料など、単純な商品の販売とは異なる「行為の提供に関する料金」の支払請求書などの場合には、請求書に掲載する明細の書き方で悩むこともあるかもしれません。 あるいは、繰越金についての考え方を理解していないと、取引先からの支払い残高についての問合せに対応できないかもしれません。 ここでは初めて請求書を作る方のために、一般的な知識として、請求書に掲載する内容と請求書の書き方（請求書の書式）、および請求書送付のしかたについてご説明いたします。 ※なお、請求書に同封する送付状の例文は別ページでご紹介しています。＞＞＞ 【はみだし知識】 （1）「振込依頼書」は、「請求書」とは全く異なる役割の書類です。例えば、 「銀行の窓口などで、指定口座への振込を依頼するため、金融機関名、口座名を書き込む書類」 「払い戻しや返還を受ける際に、自らの口座を指定するために金融機関名、口座番号などを書き込む書類」などの依頼文書をさします。 また、あまり一般的ではありませんが、「支払依頼書」という書類もあります。例えば、 「公共料金などの口座振替依頼書」の別称であったり、 「市町村などに対し、還付金、給付金その他の支払いを求める依頼書」などをさします。 こうした依頼書の書き方については金融機関や自治体その他、書類請求先の案内に従ってください。 （2）請求書を会計ソフトで作成する場合には、入金管理、繰越金の管理などの機能がありますが、よく配布されている請求書の書式の無料テンプレートなどをお使いになる場合にはこうした機能がないものもありますので、注意して下さい。 |
2．請求書を作るときの、締日と支払い日について |
1）請求書には、２つの請求タイプがある通常の請求書には、商品を納品するたびに、「その都度請求する方式」……（a）とする、 例えば毎月の取引について１ヵ月分ずつまとめて請求する「掛売り方式」……（b）とする これら２つの作成方式があります。 |
| 請求書の作成方式 | 作成例 |
| （a）「その都度請求」をする例 | 新規の取引先に対して請求書を作成する場合 |
| 前払いをしてもらう場合 | |
| 代金回収を迅速に行い、自分の会社の資金繰りを良くしたい場合 | |
| （b）「掛売り方式」をする例 | 信用のできる取引先に対して請求書を作成する場合 |
| 一回あたりの取引金額が小額の場合 | |
| その会社の複数の事業所（支店、営業所、工場）と取引があり、本社あて一括請求などの場合 |
2）締日を過ぎたらなるべく早めに請求をする掛売り方式の場合は、月末締めで翌月請求するなど、一ヵ月単位のものがほとんどです。ある一定の期間ずつ請求することを掛け売りと言いますので、双方合意のもとであれば期間の長さ（締日）は週単位 、月単位など各企業が任意で決めることができます。 どんな企業でもどんなお店でも、代金をすみやかに回収することが健全な商売のための鉄則ですから、締日を過ぎたら迅速に請求します。 3）支払い方法にも２つのタイプがある支払い方法には、前払いと後払いがあります。さらに「一括支払い」と「分割払い」に分けることができます。 掛け売りは、後払いの典型的な例です。 分割払いの場合には、支払いを分けることによって発生する「利息」や「手数料」を上乗せした金額を請求します。 4）支払い期限請求書には支払い期限を明記します。支払期限の記載が無い請求書は、取引先（支払い者）の支払いスパン（支払いサイト）に合わせます、という暗黙の了解を意味します。 一般的には翌月内に支払いを求める請求書がほとんどです。 |
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3．請求書に記載する繰越金と入金管理 |
1）２つの繰越金タイプ請求書には、繰越金という欄があります。この繰越金の金額は、以下のいずれかの考え方に基づいて作られます。 Ａ…請求書を作成した時点で未入金の金額があれば、それを記載します。 Ｂ…未入金分の有無に関係なく、その月の取引の分について請求書を発行します。この場合は、繰越金額は「無し」となります。 2）入金管理について請求書を発行した取引先に関しては、いつ、いくら支払いがなされたのかをきちんと管理する必要があります。企業間の取引の場合、最も一般的な代金回収方法は振込みによる支払いです。以下の点に注意しましょう。・請求金額と、支払われた金額が一致するか （差額がある場合は振込手数料を差し引かれているケースが考えられます） ・いつ支払われているか なお、入金が確認できたら、必ず会計ソフト、会計システム、データベース等の請求システムにデータを反映させましょう。 （ 入金伝票への記載が義務付けられている会社の場合には、いつ、だれから、いくらの入金があったのかを記載しておきます。勘定科目は「売掛金」「売上」「雑収入」「未収金」などです。伝票の書き方については、本ページでは省略します） |
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4．請求書を作ってみよう | |
| 例えばSOHOなどの場合で、専用会計ソフトが無いケースでは、エクセルなどでも簡単に請求書の雛形・ひな形を作成することができます。一度テンプレートを作成しておくと、次回から様々なケースに応用できます。 記載する項目に漏れが無いように注意しながら、実際に作ってみましょう 。 以下に請求書の書式の代表例（ひな形）をご紹介します。 |
5．請求書の書式 |
| 下記は請求書書式の見本です。画像の青数字をクリックすると説明にジャンプします。 |
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| 上記の書式見本は正式な請求書として通用するものです（正しい請求書として使えます）。 請求書ひな形の記載内容の説明（請求書見本画像と、下記の番号が連動しています） |
| 1. 宛先 |
| 「会社」対「会社」の取引の場合は、請求書の宛先を会社名にする場合が多いようです。 請求書の提出先によって書き方を使い分けます。 経理部あて、担当者あてなど、事前に請求書の宛先を先方の担当者に確認しておきましょう。 なお、上記の請求書サンプル画像では、会社あてのものを紹介しています。 |
| 請求書の宛先欄 | 宛名の書き方の例 |
| ・会社名の場合…… | ◯◯◯◯◯株式会社御中 |
| ・部署名の場合…… （経理担当あての場合もあります） | ◯◯◯◯◯株式会社 ◯◯◯部◯◯課 御中 |
| ・セロ窓封筒に入れて郵送する場合… 郵便番号や住所も必要です。 右記を参考に請求書フォーマットを作成してください。 折りたたんで、封書の窓のところから記載内容が見えるように位置合わせが必要です。 | 〒◯◯◯−◯◯◯◯ ◯◯県◯◯◯市◯◯◯◯−◯◯ ◯◯◯株式会社 ◯◯支店◯◯部御中 |
| ※上記は請求書宛名です。 封筒の宛名書き方については下記にてご紹介しています。＞＞＞ | |
| ※請求書の宛名と、封筒の宛先が異なる場合もあります。 （例えば、請求書を担当あてに送ると、担当が内容をチェックしたのちに、その書類を経理にまわすといった会社もあります。宛先の例としては、以下のようなケースが考えられます） 封筒の宛先例1） その請求書に記載した商品やサービス、プロジェクトの直接の担当者、 発注者 封筒の宛先例2）会社 封筒の宛先例3）会社の経理部、経理担当 【はみだし知識】 請求書発行依頼書とは…「どの部署あてに請求書を発行し、どの部署の誰あてに送付すれば良いのか」について住所や名称などを、取引先の担当者自身に書き込んでもらうための書類を用意している企業もあります。こうした書類を請求書発行依頼書と言います。 |
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| 2. 通番 |
| サンプル書式では通番をつけています。 主としてデータ管理上の目的で請求書にナンバーをつけます。 顧客番号や取引先コードとは別のもので、以下のような用途において役にたちます。 |
請求書の通番の利用例 |
| 納品書や見積書の伝票番号などと関連づけることもできます。 |
| 電話での打ち合わせのときに番号を指定し、書類を特定できます。 |
| 先方から請求書や見積書の再発行の依頼があった場合にも、どの文書に関する再発行の依頼なのかを特定することができます。 |
| 万一発行した請求書に誤りがあった場合には、請求書の通 番に枝番号（子番号）をつけて、訂正版の請求書を作成します。 |
| 同じ取引先について、複数枚の請求書をまとめた請求書を発行する場合（例えば各事業所、支店、工場あての請求書をまとめた請求書を作る場合）には、代表番号と枝番号を使うことにより、請求書の作成、区分けがスムーズにできます。 |
| 掛け売りの取引先に対し、複数枚の請求書をまとめた請求書を発行する場合には、代表番号と枝番号を使うことにより、請求書の作成、区分けがスムーズにできます。 |
ここで述べている「代表番号」「枝番号」とは、下記のような書式のものをさします。 請求番号：5502047 ……代表番号の例 |
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| 4. 提出者または作成者 | |
| ほとんどの場合、請求書には経理担当者が印鑑を押印します。 ここでは印鑑の押し方について説明します。 【印鑑の押し方】 （右下図の青字は、上記の 2「通番」. 3「発行日または提出日」と 連動しています） | |
◉社印の位置 この見本画像は、角印の捺印例です。 請求書には社名を記載しておきます。 | |
| 会社印（角印）を押す位置は、社名をすべて隠すのではなく、社名に少しかぶるように右に寄せて印鑑を押します。 |
| ※印鑑、角印の意味について 法人の場合の印鑑の主類の代表的なものには、角印と丸印（＝代表者印）と銀行印があります。 角印は、発行者や作成者がその企業であることを認める場合に用い、丸印は代表者印または実印として法務局に印鑑登録したもので、契約や諸手続きの申請などに用います。いわば、代表者（社長）の意志を表わすものです。 なお、銀行印は、預金口座開設時に金融機関に登録するものです。 |
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| 6. 繰越金 |
| 請求書フォームには、繰越金という欄があります。この繰越金の金額は、以下のいずれかの考え方に基づいて作られます。 |
| 繰り越し金の欄の記載例 |
| ・請求書を作成した締め日の時点で、未入金の金額があれば、それを記載します。 |
| ・未入金分の有無に関係なく、その月の取引の分について請求書を発行する会社もあります。この場合は、繰越金額は「無し」となります。 |
| 【ワンポイント】 よく、ネット上でダウンロードできる無料のテンプレートなどをみかけます。一回限りの請求の場合には、大抵のものが対応していますが、繰り越し金がある相手先の入金管理・繰越金の管理のできないものもありますので、利用する際（選ぶ際）には注意して下さい。 |
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| 日付 | 項目 | 品番 | 単価（入数） | 数量 | 単位 | 金額 | 備考; |
| 08/01 | Ｃ型管 | PP5 | @600×10 | 2 | 箱 | 12,000 | |
| 08/01 | 取付工事 | 1 | 式 | 200,000 | |||
| 08/07 | Ｓ型管 | PS9 | @600 | 1 | 本 | 600 | |
| 08/07 | 圧力調整 | 1 | 回 | 10,000 | ◯◯含む |
| なお、上記のような明細欄を作らずに、別途「合計請求書」というものを一枚つける場合もあります。 （通常はあまり使われることはありません。） ▼合計請求書の書き方 合計請求書では、日々の請求書を数枚束ねたものの上に、一枚、その月一ヶ月分の合計金額を書いたものを添付する形になります。 ・タイトルは、 合計請求書（◯月分）といったタイトルになります。 ・合計請求書レイアウトの明細欄の部分についての見本だけご紹介しましょう↓ |
| 摘要 | 単位 | 金額 | 備考 | |
| 前月請求残高 | 864,000 | 税込 | ||
| 別紙請求書 | 8 | 枚 | 1,080,000 | 税込 |
| 消費税額 | 税率 8 | ％ | 80,000 | |
| 当月請求額 | 1,944,000 | 税込 | ||
| 「わかりやすく、明確に」という基本路線さえ押さえれば、それぞれのビジネスの仕方に応じて請求書を作ることができると思います。 様式にとらわれず、自由にアレンジしてみてください。 |
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| 13. その他 |
▼請求漏れがあった場合 |
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会社あての場合やビジネス書類の宛先の書き方 | |
|---|---|
| あて先例 | 封筒書き方説明 |
2. 担当部署あて……先方の部署名の下に「御中」をつけます。社名と同じ行に無理に書かずに、改行して部署名を書いても構いません。 3. 役職・肩書きのある相手あて……まずは社名、部署名を書きます。つぎに行を変えて、役職→氏名→様の順に書きます。 ◯ 社長 見本一郎様 × 見本一郎 社長様 × 見本一郎 社長殿 なお、社名と部署名は一行におさまらなければ改行しても構いません。 4.担当者あて……まずは社名、部署名を書きます。次に行を変えて氏名→様の順に書きます。 | ||||||||||
| ▼請求書の送付 請求書が完成したら、封筒に入れ、必要な場合は送り状（送付案内状）を同封して発送します。 先方の注意を喚起するために、封書の表には、赤字で「請求書在中」などと朱書するのが一般的です。 封書の宛名書き自体をパソコンで出力する場合は赤文字で印字したり、または市販のゴム印（「請求書在中」というもの）などを使っても良いでしょう。 「在中」とは、その書類や品物などが、その中に入っているという意味です。封筒の表面に表示することで、この封筒の中に請求書が入っていますよと知らせる意味があります。こうすることにより、受け取り手や担当者の注意を喚起することができます。 （※赤文字でなければダメというわけではありません。黒字でも構いませんが、封筒の中の送付文書が請求書文書であることがわかるようにするのが慣例です）。 ▼請求書と一緒に送付する文書例 ・請求書 （または合計請求書） ・（明細書または請求明細） ・（送り状または送付案内状） ※請求書などに同封する送り状（送付案内状・送付状）はこちらで紹介しています。文例・例文＞＞＞ |
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| 上記のほかに、このサイトで紹介している請求書書き方に関する内容の一例 |
1.領収書に印紙（収入印紙）を貼る場合の例 | ||
| ◉領収書に印紙を貼る場合、いくらの印紙を貼るの？ | ||
| ……通常の商品販売代金の受領の際には、領収書に収入印紙を貼ります。印紙税額は領収した金額により異なりますが、3万円未満は非課税、3万円〜100万円は200円です。印紙税が課税されるのは、印紙税法で定められた課税文書です。 |
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| ◉領収書に印鑑を押す場合の押し方は？ | ||
| ……使用されたことがわかるように印紙とそれを貼った用紙の両方にかかるように印鑑を押すことを割り印（消印）と言います。領収書の書き方と合わせて説明しています。 |
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2.請求書の作成と代金回収について | ||
| ◉請求書を送ったが入金されない場合は？ | ||
| ……請求書を送ったが、期限までに支払いがない場合は、催促状、督促状などを発送します。それでも支払いが無く悪質な場合には法的手段をとることになります。催促のしかたや依頼文書の書き方をはじめ、代金回収にかかわるビジネス文書の書き方について説明しています。 |
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| ◉請求書と一緒に納品書を同封する場合には？ | ||
| ……納品書は、商品やサービスを届けたり提供したりする際に内容の明細を記載して、受け手に渡す文書のことをさします。記載する内容は請求書と連動しており、発注内容と誤りが無いかどうかチェックし、受領してもらうために使われます。 |
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| ◉請求書を郵送する際の案内状は？ | ||
| ……請求書を郵送する際には、送り状（添え状）を添えて送ります。簡単な挨拶文章と、同封する書類の種類、枚数などを記載したもので、送付書とも呼ばれます。ほとんどの場合、決まった書式のものが使われます。別 ページで文例・例文とサンプルをご覧ください。 |
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