電話応対・受け方のビジネスマナー》電話の出方と対応の基本

1．電話を受ける場合のポイント
　（電話の対応・電話の対応基礎編）

余談ですが、電話応対が悪い会社、事業所、お店、役所、団体は
「◯◯◯に電話すると、いつも何回もたらい回しにされて、そのつど保留にされ長々と待たされたあげくに、結局きちんとした回答が得られない」などと言われるものです。
「◯◯◯に電話するといつも…」という言葉が使われるのは、もはやかなり重症で、大切なお客様や取引先を逃しかねない深刻な状態です。
　あなたの会社もこうした不名誉なレッテルを貼られることがないように、ふだんから電話応対のマナーについて職場で考えてみましょう。
★〈電話マナー〉ワンポイントメモ
・【会議中の電話の対応】
会議中に電話がかかって来た時には、内線で会議室を呼び出すよりもむしろメモを差し入れて 担当者の指示を仰ぎます。
・【担当者が戻ったら】
外出していた人、席をはずしていた人が戻ってきたら、「さきほどお電話がありましたよ」とか、「さっき電話が入ってましたよ」など、一声かけてあげると良いでしょう。伝言メモをデスクに貼っておいても担当者がそのまま会議室に入ってしまったりなど、すぐにメモを見ないケースもあります。
・【秘書の電話の受け方に学ぶ】
秘書の大切な仕事の一つ、電話応対を大きく分けると
電話をかける、電話を受ける、電話をつなぐ、があります。
この中で特に注目したいのが「電話をつなぐ」です。相手からかかってきた電話に対して秘書は担当役員が「在席か不在か（いるのかいないのか）」を、（相手によっては）簡単には伝えないというのが大切な業務の一つです。
［以下は佐藤専務の秘書の応対例］

2．電話の受け方と手順（マニュアル・応用編）電話応対の基本

上記では、電話の受け方のポイントについてご説明いたしました。
ここからは、実際に電話を受けることを想定して電話の対応の手順を追ってみましょう。
相手を思いやる気持ち（明るい応対、待たせない）と、用件をきちんと理解する（大事な内容は復唱、メモ）、の２点を守れば正しい電話の受け方のコツが理解できるはずです。