採用通知・採用通知状の書き方

「採用通知」とは、求人・採用試験の応募者に「採用が決定した(もしくは採用が内定した)」ということを知らせる書面のことをさします。まだ卒業が確定していない学生に対しては「内定通知」というかたちて発行することもあります。 応募者の立場になって、なるべく面接や試験から一週間以内に知らせるようにします。
 このページでは採用通知(採用通知書)の書式と書き方のポイントをご紹介しています。
このページの内容
通知状ってなに採用通知ってなに?
出す時期採用通知を出す時期
通知状を作ってみよう1次選考や、書類選考を通過したことを知らせるメール例文・文例
通知状の書式採用通知を作ってみよう
通知状の書式採用通知の書式(文例、例文)
通知状の書式_不採用通知の文例はコチラ>>

採用通知とは?

・「採用通知」とは、求人・採用試験の応募者に「採用が決定した(もしくは採用が内定した)」ということを知らせる書面のことをさします。 学生に対しては「内定通知」という形で発行することもあります。
 手書きではなく、パソコン、ワープロで作成した文書を郵送で送付する場合がほとんどです。

採用通知には以下の3種類があります
(1)新卒を採用する場合(卒業以前に内定を知らせる)の通知
  …通知の受け取り手は学生(大学生、短大生、専門学校生、高校生)です。
(2)中途採用(転職者の採用)の通知
  …通知の受け取り手は社会人(大半が転職者)です。
(3)学校推薦などによる受験者について、学校に内定者を知らせる通知
  …通知の受け取り手は各学校の就職課の職員です。
・今回は残念ながら採用に至らなかった応募者への不採用通知は別のページで紹介しています。丁寧で礼儀正しい対応をしましょう…不採用通知(不採用通知書)の書き方はコチラ>>

採用通知を出す時期

[採用通知はなるべく早く出す]
・応募者の立場にたてば、一日でも早く結果を知りたいもの。相手の立場になって、なるべく早く結果を知らせてあげましょう。

・応募締切日が設定されている場合の書類選考の結果は、締切後一週間以内をめやすに
・ 面接や試験の結果を知らせる通知の場合には、面接や試験の際に、受験者本人に「本日の結果は○日までに郵送でお知らせします」等と告知しましょう。この場合も一週間くらいがめやすとなります

[電話で通知する場合も]
※採用通知を電話で行なうこともあります。募集人数が少ない場合や中途採用の場合、およびパートやアルバイト社員の採用通知の場合などに多いようです。電話で入社日や注意事項、持ち物などを知らせます。
但し電話で採用を知らせた場合でも、原則として雇用契約に関する書類は別途作成し、渡します。

1次選考や書類選考を通過したことを知らせるメール例文(または採用通知メール例文・文例)

[メールを利用する場合]
※一次選考や書類選考を通過したことを、書面ではなくメールで知らせることもあります。ウェブ上でエントリーシートなどにより応募したケースに多いようです。

※まれに、採用通知をメールで行なうこともあります。最終面接までに至るプロセスの中で、応募者に「合否はメールでお知らせします」と通知した場合にのみ行われます。メールでで入社日や注意事項、持ち物などを知らせます。
但しメールで採用を知らせた場合でも、原則として雇用契約に関する書類は別途作成し、渡します。

参考となる例文をご紹介します。
【書類選考を通過したことを知らせるメールの文例・例文】
メールの件名:【サンプル商事(株)】採用面接のお知らせ
見本太朗様

このたびは、弊社の求人にご応募いただきましてありがとうございました。

書類選考の結果、ぜひ直接お会いしたいと思っております。
つきましては、二次試験および面接試験におこし頂きたく下記のとおりご案内申し上げます。

1. 日時:○月○日(○曜日) 00:00〜(所要時間90分程度)
2. 場所:渋谷区■■■○−○−○ サンプル商事(株)6F会議室
     (受付にて氏名と「人事部 山田宛」と告げて下さい)
3. 予定:筆記試験および面接試験
4. 持ち物:履歴書、職務経歴書、認印

ご来社いただける場合には、○月○日までに返信にてお知らせ下さい。
なお、上記でご都合がつかない場合には、その旨ご連絡下さい。
別途、調整させて頂きたいと思います。

宜しくお願い申し上げます。
ご応募 ありがとうございました。
……………………………………
サンプル商事株式会社
人事部 採用担当
部長 山田一雄
東京都渋谷区○○○□−□−□
tel.03-0000-0000 E-mail:**@**.**
……………………………………
解説:
持ち物/ 印鑑は交通費を渡す場合などに、捺印してもらうためのものです。不要であれば削除して下さい。
クリエイターの職種の場合には、作品などを持参してもらうことがあります。
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採用通知を作ってみよう (通知状の書き方、文例、例文、例、書式、様式、雛形)

下記にご紹介するのは、採用通知の代表的な文例、例文です。  
(1)新卒を採用する(卒業以前に内定を知らせる)場合の採用通知
(2)中途採用の対象者に採用を知らせる場合採用通知
(3)学校推薦などによる受験の際に内定者を学校に知らせる採用通知
(1)新卒を採用する場合(学生に、卒業以前に内定を知らせる)
の採用通知 (採用内定通知書 )
・基本的に、応募書類は返却しません。
平成◯◯年◯◯月◯◯日
新卒桜子様 ※1
見本物産株式会社
夏樫市夏樫町夏樫□−□−□
人事部人事課 佐藤 ※5
tel. □□□−□□□□
採用内定通知書
拝啓 ※2
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは、弊社の求人にご応募いただきましてありがとうございました。
慎重に選考を重ねました結果、あなたを採用することが内定いたしましたのでお知らせします。
つきましては、同封の書類を良くお読みいただき、必要事項をご記入の上、期限までにご返送いただきますようお願い申し上げます。
なお、応募書類は当社人事部にてお預かりさせていただきますのでご了承ください。
入社日および新入社員研修等の日程は改めて○月頃に郵送にて通知いたします。※3
残りの学生生活に関しましても健康に留意され、引き続き学業に精励されますよう、お願い致します。
敬具 
1.提出書類※4 入社承諾書
卒業証明書(*)
成績証明書(*)
  誓約書
  身元保証書
2.提出期限 平成○○年○○月○○日(必着)
(* 但し卒業証明書、成績証明書は○月○日までで可)
何かご不明な点がございましたらいつでもお問い合わせ下さい。
本件に関する問い合せ先  人事部人事課:佐藤 一
tel.□□□−□□□□
採用通知状の記載内容の説明
1. 応募者の名前
・左上に、表題よりも上の位置になるように応募者の名前を入れます。
本文はコピーで、宛名の部分だけ手書きでも構いません。
 

2. 頭語と結語
・頭語と結語を入れます。
よく用いられる頭語と結語のペアは、「拝啓」+「敬具」です。

・採用通知状の場合は、「初秋の候、貴殿におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます」など、季節や気候をあらわす時候の挨拶は無理に入れる必要はありません。
 
3. 入社日の通知のしかた
・入社日や新入社員研修の日程がすでに決まっている場合には、合わせて告知しても構いませんし、この一文全体が不要であれば削除してください。
4. 提出書類
・学生に採用通知を送付する場合の一般的な例を挙げています。この中で不要なものがあれば削除していただいて構いません。
ここに挙げていないものとして、他に、「健康診断書」などの提出を要求する会社もあります
5. 差出人欄
・差出人欄については、以下のどのタイプでも構いません。

1) 社長名で出す
2) 人事部人事課といった部署名で出す
3) 人事部人事課:佐藤、といった担当者名で出す


丁寧にする場合は、社判(角印で可)と、担当印の2つを押します。
会社によっては、「あくまでも入社式に手渡す辞令や社員証が正式なもの」という位置付けで、 採用通知に関しては印鑑の捺印なしで出される場合もあり、印鑑の有無に関しては会社によってまちまちのようです。
【返信・返事】

・採用通知が届いた場合の返信・返事の例として「採用内定のお礼状」の文例とビジネスマナーを当サイト内でご紹介しています>>>「採用内定のお礼状
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(2)中途採用(転職者の採用)の場合の採用通知
・基本的に、履歴書などの応募書類は返却しません。
平成◯◯年◯◯月◯◯日
転職太郎様 ※6
※7 見本物産株式会社
夏樫市夏樫町夏樫□−□−□
tel. □□□−□□□□
人事部人事課 佐藤 
採用通知書
拝啓 ※8
このたびは、弊社の求人にご応募いただきましてありがとうございました。
また、先日はお忙しい中をご足労いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。※9
厳正なる選考の結果、貴殿を採用することに決定いたしましたのでご通知申し上げます。※10
つきましては、同封の書類を良くお読みいただき、必要事項をご記入の上、入社日にご持参下さいますようお願い申し上げます。※11
なお、応募書類は当社人事部にてお預かりさせていただきますのでご了承ください。今後とも宜しくお願い申し上げます。
敬具 
1.提出書類※12 入社承諾書
  誓約書
  身元保証書
2.入社日 平成○○年○○月○○日(○曜日)
  朝8時45分までに9F人事部におこしください
3.入社日に持参していただくもの
  印鑑
何かご不明な点がございましたらいつでもお問い合わせ下さい。
本件に関する問い合せ先  人事部人事課:佐藤 一
tel.□□□−□□□□
採用通知状の記載内容の説明
6. 応募者の名前
・左上に、表題よりも上の位置になるように応募者の名前を入れます。
応募者が多数の場合は、本文はコピーでこの部分だけ手書きでも構いません。。  
7. 差出人欄
・差出人欄については、以下のどのタイプでも構いません。

1) 社長名で出す
2) 人事部人事課といった部署名で出す
3) 人事部人事課:佐藤、といった担当者名で出す

丁寧にする場合は、社判(角印で可)と、担当印の2つを押します。
会社によっては、「あくまでも入社式に手渡す辞令や社員証が正式なもの」という位置付けで、採用通知に関しては印鑑の捺印なしで出される場合もあり、印鑑の有無に関しては会社によってまちまちのようです
 
8. 頭語と結語
・頭語と結語を入れます。
よく用いられる頭語と結語のペアは、「拝啓」+「敬具」です。

・採用通知状の場合は、時候の挨拶は無理に入れる必要はありません。
9. 応募についてのお礼と、面接や筆記試験のための来社に関するお礼
・応募についてのお礼
「このたびは、弊社の求人にご応募いただきましてありがとうございました。」

・面接や筆記試験のための来社に関するお礼
「また、先日はお忙しい中をご足労いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。」  
10. 採用の通知のしかた
・文例
「厳正な審査の結果、採用と決定いたしましたので、お知らせいたします。」
「選考の結果、貴殿を採用する事が決定いたしました。」 など。 
11. 書類の回収のしかた
上の例では、必要な書類については入社当日に持参するようにと書いていますが、入社日までに充分な日数がある場合には、期日を指定して郵送または返送してもらうこともできます。

▼郵送・返送してもらう場合の文例
「下記の書類を期日までにご返送ください。」
「つきましては、同封の書類を良くお読みいただき、必要事項をご記入の上、期限までにご返送いただきますようお願い申し上げます。」 など。 

▼その他に、採用取り消しの可能性について触れる場合もあります。
「なお、期限までに必要書類の返送がない場合は採用が取り消しになる可能性があります。ご承知おきください」 など。
 
12. 提出書類
・採用通知を送付する場合の一般的な例を挙げています。この中で不要なものがあれば削除していただいて構いません。
ここに挙げていないものとして、他に「健康診断書」などの提出を要求する会社もあります。
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(3)学校に、内定者を知らせるの場合の採用通知
・宛先は学生ではなく、各学校の就職課などの担当部署あてになります。
平成◯◯年◯◯月◯◯日
○○短期大学
就職課 御中  ※13
※14 見本物産株式会社
夏樫市夏樫町夏樫□−□−□
tel. □□□−□□□□
人事部人事課 佐藤 
採用試験の結果について(ご報告)
拝啓 ※15
平素は、弊社の求人にご協力いただきましてありがとうございます。
また、本年も貴校より弊社の採用試験に多くのご応募(注:または「ご紹介」)を頂きましてありがとうございました。※16
厳正なる選考の結果、下記のとおり採用、不採用が決定いたしましたので、ご通知申し上げます。※17
受験者には、弊社より直接選考結果を通知いたしております。
今回は予想を上回る多数の応募があり、弊社といたしましても大変苦慮した上での決定であることを申し添えます。※18
まずは略儀ながらお礼かたがたご報告申し上げます。今後とも宜しくお願い申し上げます。
敬具 
1. 採用内定者※19 ○○学部 ○○課 ○○○○
  ○○学部 ○○課 ○○○○
  ○○学部 ○○課 ○○○○
2. 不採用者 ○○学部 ○○課 ○○○○
  ○○学部 ○○課 ○○○○
何かご不明な点がございましたらいつでもお問い合わせ下さい。
本件に関する問い合せ先  人事部人事課:佐藤 一
tel. □□□−□□□□
採用通知状の記載内容の説明
13. 宛先
・左上に、表題よりも上の位置になるように学校名、部署名を入れます。
ビジネス文書の場合は、宛先の後に御中とつける場合がほとんどです。

・ 担当名がはっきりわかっている場合には、
   ○○○○大学 
   就職課就職担当  山田様 などと書きます
14. 差出人欄
・差出人欄については、以下のどのタイプでも構いません。

1) 社長名で出す
2) 人事部人事課といった部署名で出す
3) 人事部人事課:佐藤、といった担当者名で出す

丁寧にする場合は、社判(角印で可)と、担当印の2つを押します。
社判は押した方が良いでしょう
 
15. 頭語と結語
・頭語と結語を入れます。
よく用いられる頭語と結語のペアは、「拝啓」+「敬具」です。

・採用通知状の場合は、時候の挨拶は無理に入れる必要はありません。  
16. 応募や推薦についてのお礼
・推薦についてのお礼
「このたびは、弊社の求人に多くの学生さんをご推薦いただきましてありがとうございました。」

・事前打ち合わせのための来社に関するお礼
「また、先日はお忙しい中をご足労いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。」  
17. 採用の通知のしかた
・採用内定者のみの氏名を記載する場合の文例をご紹介します。
「厳正な審査の結果、下記の皆さんが採用と決定いたしましたので、お知らせいたします。」
「選考の結果、下記○○名を採用する事が決定いたしました。」 など。

・不採用の学生がいる場合には下記参照のこと。  
18. 不採用の学生がいる場合の文章の書き方
上の例では、採用、不採用の両方について報告しています。不採用の学生については、やむをえない決断であった旨を書き添えます。
今後もおつきあいをする可能性がありますので、丁寧な対応を心掛けましょう。

▼文例
今回は思いがけず沢山の方からご応募をいただき、弊社といたしましても大変苦慮した上での決定であることを申し添えます
など。

 その他に通知したい内容がある場合にはこちら>>※3

▼その他の例

人事担当として本当に悩みに悩んだ結果、やむなく不採用となる応募者もいます。そんなときは、スタッフが手書きで一言添えるというのはいかがでしょうか。ワープロ文書の中に、手書きの文字があると、ほんのひとことでも気持ちが伝わります。
「応募多数のためやむなく人数を限定させていただくことになり、本当に残念です。」
 
19. 採用内定者など、氏名一覧
・一般的な例を挙げています。
書式に決まりはありませんので、応募者多数の場合などは、ここの表現のしかたをご自身で工夫なさってください。
 
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[はみだし知識]
余談ですが、書類の書式をさすことば「ひながた」は「雛形」と表記します。
ちなみに「雛型」は、基本的に立体的な形のもの。たとえば模型などを指し、書類はあてはまりません。