新年会送付案内メール

新年会の案内メールのページ。
最近は、同じ職場や仲間うちでの新年会の案内を文書や書面 ではなくメールで送信することが増えてきました。
メールを利用すると通信費(切手代、あるいはFAXの通信費)やコピー代(または印刷代)などの経費が節約できるだけでなく、返信メールで出欠の回答を得られるメリットがあります。 このページでは、新年会の案内メールの文例をご紹介しています。
………このページの内容………
▼新年会の案内メールとは
▼まずはビジネスメールの基本をチェック
▼新年会の案内メールの文例1(職場の新年会の文章)
▼新年会の案内メールの文例2(親しい仲間での新年会)
▼新年会の案内メールの文例3(一般 的な新年会)
▼新年会の案内メールの文例4(宿泊を伴う新年会)
※関連ページ……書類の「新年会の案内状」の書き方はこちら>>>

■ 新年会の案内メールとは

新年会とは……職場や仲間うちなどで、新年を祝って開く宴会を新年会と言います。
もともとは、皇居に1月5日に「新年宴会」という名称で皇族や高官、外国使臣などを招いて行われた儀式があったそうですが、現在では廃止されています。

現代では新年会は「一同で新しい年を祝う、新年を寿ぐ」という意味だけでなく、励ます、奮い立たせる、鼓舞するという目的での激励会や、今年もよろしくお願いしますという親睦会的な意味もあるほか、大学をはじめとする学校でゼミや研究室、サークルや研究会で行われたり、体育会、部活動やクラブ活動などで仲間うちで懇親会や親睦会を兼ねて行われることもあります。

最近は、こうした新年会の案内を文書や書面ではなくメールで送信することが増えてきました。
メールを利用すると通信費(切手代、あるいはFAXの通信費)やコピー代(または印刷代)などの経費が節約できるだけでなく、返信メールで出欠の回答を得られるメリットがあります。ただし、マナーの観点からみるとメールはあくまでも略式です。大切なお客様を御招待するような場合には、文書でご案内するようにしましょう。

新年会の案内メールを送る時期は?
新年会の案内メールは年内に送ります。特に年末年始の繁忙期であり、幹事は会場を確保するためにも早めに予約をしなくてはなりません。また、参加者の側も年末年始の時期は何かと忙しく、予定を早めにたてたいものです。できるだけ12月上旬までには案内メールを送るようにします。

このページでは、新年会の案内メールの文例をご紹介しています。

■ まずはビジネスメールの基本をチェック

新年会の案内メールを使用するのはビジネスでの使用機会が多いと思います。まずはビジネスメールの基本をチェックしてみましょう。

1. 件名は用件がわかるように、かつ、簡潔に
2. あて名の書き方や配置には基本的な決まりがあります。
3. 本文には、敬語や丁寧語をしっかり使いましょう。
メールの基本マナー
1. 件名は概要がわかるように、かつ、簡潔に
ポイント 概要
(1)ビジネスメールらしく簡潔に用件がわかるように表記
  新年会の案内メールに使える、わかりやすい件名の例)

◯◯部新年会のご案内 部署名、社名、ゼミ名など、具体的な情報を入れると良い
平成◯◯年度新年会のご案内
◯◯年度同期 新年会のお知らせ
(2)迷惑メールと疑われるような紛らわしい表現は避ける
  新年会の案内メールの、良くない件名の例)

お疲れ様です
お世話になっております
よろしくお願いします
Re:
<no subject>
2. 本文の書式はビジネス書式で作る
親しい相手への案内メールなら会話調の文章でも良いでしょう。
ポイント 概要
(1)本文の冒頭に宛先の名称を書く
  社内メールや、親しい人に対する本文の冒頭部分の例)

↓冒頭部分の例 解説
各位 新年会の案内メールの宛先は、社内や、親しい人のため、宛先は簡単でよい。
製造部各位
総務部の皆さんへ
※ビジネスメールの宛名の書き方は、こちらで詳しく説明しています>>>
(2)文章はだらだらと書かず、数行ずつで区切って空白行を入れるようにすると読みやすい。
(3)本文中にリンクを引用できる
  http:ではじまるURLを掲載することで、メール文中だけでは説明しきれない内容も読み手に伝えることができる。

使用例:
会場の場所は下記でご確認下さい
居酒屋「酔狂」
http://***.***.***/
(4)署名(sign)の機能を活用し、文末には差出し人の連絡先やメールアドレスを明記する。
  署名の部分の例)

…………………
幹事:経理部 山田、佐藤
(内線0000) E-mail:**@**.**
…………………
3. 機種に依存する文字は使わない
(1)機種依存文字は使わないようにする。
  機種依存文字は、一部の文字が文字化けします。例えば◯で囲んだ数字や、ローマ数字、単位 記号など。
こうした文字は使わないようにします。
また、携帯電話←→パソコン間のメールのやりとりの場合、絵文字も文字化けします。
4. その他
上記以外に、メールの特性として下記を頭に入れて使いましょう。
(1)予期せぬトラブルによって先方に届かないこともある
  最近はトラブルがずいぶん減りましたが、落雷や停電、プロバイダーのトラブル、サーバーのトラブル、通 信回線のトラブルなどにより、メールが相手方に届かないこともあります。

心配な場合は、例えば朝礼などの際に「新年会の案内メールを送っておきました。皆さん、ふるってご参加ください」など、口頭でフォローしてください。
(2)セキュリティー面 では、万全でない
  情報が100%安全にやりとりできるとは思わないで使って下さい。
機密情報のやりとりには不向きです。
(3)ウイルス対策を行う
  ウイルスに感染しているパソコンからメールを送信すると、先方にもウイルスが感染してしまう可能性があります。お互いの安全のために、適宜ウイルス対策を行いましょう。
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■ 新年会案内メールの文例1
 (職場の新年会の案内メールの例文)

下記は、職場で、新年会を知らせる案内メールのサンプルです。
自由にアレンジしてお使い下さい。

文章が長くなり過ぎないように、適当な長さのところで改行を入れる書式にすると読みやすくなります。
※年明けに送信する場合には、新年を祝う賀詞を入れます。
件名: ◯◯部新年会のご案内
本文
毎日お仕事お疲れ様です。
今年も残すところあとわずかとなりました。
早速ですが、恒例の新年会の日時が下記の通り決まりましたのでご連絡申し上げます。
今回の幹事は山本が行いますのでよろしくお願いします。

1. 日時  1月9日(金) 19:00〜
2. 場所 新年荘 別館「曙」
  JR 散布琉駅 東口 徒歩2分 tel.03-0000-0000
  新年荘のHP http://xxxx.xxxx.xx
3. 参加費 男性 4,000円 女性 @3,000円
  当日集金します。
原則全員参加となっておりますので、よろしくお願いします。

当日の出欠については、このメールの返信にて、
12月15日までに 山本あてお知らせください。
件名を変えずに送信お願いします。

【出欠連絡欄】
あてはまるほうに◯をつけてください
( )出席・( )欠席
[お名前         ]

…………………
システム部 山本(内線268)
E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
携帯 090-0000-0000
…………………
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■ 新年会の案内メールの文例2
 (親しい人あてのメールの雛形)

下記は、親しい仲間に新年会を知らせる案内メールの雛形です。
自由にアレンジしてお使い下さい。

文章が長くなり過ぎないように、適当な長さのところで改行を入れる書式にすると読みやすくなります。
件名: ◯◯年入社 同期新年会について(連絡)
本文
◯◯年度 同期各位

毎日お仕事お疲れ様です。

早速ですが、同期の新年会を、1月6日に計画しております。
今回は少し奮発して◯◯料理の店を予約しました。

我々も入社10年目を迎え、社内でのネットワークづくりが
ますます必要となってきました。
まずは同期から親交を深めたいと思います。
ぜひともご参加下さい。
================
1. 日時:   ◯月◯日(◯曜日) ◯時〜
2. 場所:◯◯料理「ポワレ」(場所は下記URL参照)
  http://www.***.***/ tel.00-0000-0000
3. 会費 男性0,000円、女性0,000円
================
出欠は◯月◯日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
会費は当日集金します。よろしくお願いします。

【出欠連絡欄】
あてはまるほうに◯をつけてください
( )出席・( )欠席
[お名前         ]

………………………
幹事:
システム部: 管 次郎(内線0000)
E-mail:**@**.**
………………………

■ 新年会の案内メールの文例3(一般的な新年会)

それでは、一般的な新年会の案内メールの書き方をご紹介します。
 
少しかたい文章になっていますが、自由にアレンジして内容のエッセンスをお使い下さい。  
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件名 新年会のご案内(連絡)
本文
皆様におかれましてはつつがなく新年をお迎えのこととお慶び申し上げます。

早速ではございますが、平成◯◯年度の新年会を
下記の通り企画いたしました。

お忙しいところまことに恐縮ではございますが、
日頃なかなか一同に会する機会もございませんので、
ぜひとも万障お繰り合わせの上ご参集ください。
==================
1. 日時:   ◯月◯日(◯曜日) ◯時〜
2. 場所:「赤壁」(場所は下記URL参照)
  http://www.***.***/ tel.00-0000-0000
  ◯◯駅より徒歩4分
3. 会費 男性0,000円、女性0,000円
==================
出欠は◯月◯日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
会費は当日集金します。よろしくお願いします。

【出欠連絡欄】
あてはまるほうに◯をつけてください
( )出席・( )欠席
[お名前         ]

……………………………
幹事:管 次郎
E-mail:**@**.**
◯◯市◯◯町◯−◯−◯ (tel.000-000-0000)
……………………………

■ 新年会の案内メールの文例4(宿泊を伴う新年会)

下記は、宿泊を伴う新年会の案内メールの例文です。
サンプルはシティホテルを想定して作りましたが、自由にアレンジしてお使い下さい。

文章が長くなり過ぎないように、適当な長さのところで文章に改行を入れると読みやすくなります。
件名:  新年会のご案内
本文
各位

今年も残すところあとわずかとなりましたが、皆様いかがお過ごしでしょうか。
早速ではございますが平成◯◯年の新年会につきまして以下の通りご連絡申し上げます。

皆様、万障お繰り合わせの上、ぜひご出席下さい。
=================
1. 日時:   ◯月◯日(◯曜日) ◯時〜
2. 場所:◯◯ホテル「鳳凰の間」(場所は下記URL参照)
  http://www.***.***/ tel.00-0000-0000
3. 会費 男性0,000円、女性0,000円
  会費は当日集金させていただきます。
  (なお、遠方よりおこしの場合は宿泊も可能です。
  シングル0,000円、ツイン00,000円が別途必要です。 ) ==================
出欠は◯月◯日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
会費は当日集金します。よろしくお願いします。

【出欠連絡欄】
あてはまるほうに◯をつけてください
( )出席・宿泊あり[( )シングル、( )ツイン]
( )出席・宴会のみ
( )欠席
[お名前         ]


※宿泊される方には、別途、ホテルからパンフレットを郵送します。
…………………………
幹事:管 次郎
E-mail:**@**.**
◯◯市◯◯町◯−◯−◯ (tel.000-000-0000)
…………………………