請求書送付案内メール

請求書の送信案内または送付案内メールのページ。
請求書とは、商品やサービスの料金・対価の支払いを求めるために出す文書のことです。
このページでは、請求書を郵送で別送する場合に送る送付案内のメールと、請求書を添付ファイルとしてメールと一緒に送信する場合の2タイプについて文例をご紹介します。また、添付ファイルを送信する際の注意点についても述べています。
………このページの内容………
▼ まずはビジネスメールの基本をチェック
▼ 請求書送付案内メールの文例1(請求書を郵送で別送する場合)
▼ 請求書送付案内メールの文例2(請求書を郵送で別送する場合)
▼ 請求書送付案内メールの文例3(請求書を添付ファイルとして送信する場合)
※関連ページ…請求書の書き方はこちら>>>

■ 請求書送付の案内メールとは

請求書とは、商品やサービスの料金・対価の支払いを求めるために出す文書のことです。
このページでは、請求書を郵送で別送する場合に送る送付案内のメールと、請求書を添付ファイルとしてメールと一緒に送信する場合の2タイプについて文例集をご紹介しています。
添付ファイルに関しては、相手の了承を得ずに送るのは失礼にあたります。また、先方の環境によっては開くことができないこともあります(先方が対応するソフトを持っていない等)。必ず相手の了承を得てから送信するようにしてください。

■ まずはビジネスメールの基本をチェック

1. 件名は用件がわかるように、かつ、簡潔に
2. あて名の書き方や配置には基本的な決まりがあります。
3. 本文には、敬語や丁寧語をしっかり使いましょう。
ビジネスメールの基本
1. 件名は概要がわかるように、かつ、簡潔に
(1)ビジネスメールらしく簡潔に用件がわかるように表記
  請求書送付案内メールに使える、わかりやすい件名の例)

【◯◯商店】よりご請求書送付のご案内 具体的な注文番号や、
「◯月分」等の期間、
請求元の会社名、
店舗名などを
入れると良い
ご注文番号00-00-000のお支払いの件
◯月分請求書送付のご案内
【□□□(株)】◯月分請求書をお送りします
(2)迷惑メールと疑われるような紛らわしい表現は避ける
  請求書送付の案内メールの、良くない件名の例)

ありがとうございます
お世話になっております
よろしくお願いします
Re:
<no subject>
2. 本文の書式はビジネス書式で作る
(1)本文の冒頭に宛先の名称を書く
  本文の冒頭部分の例)

サンプル商事株式会社
営業部 山田様
・会社名や株式会社は省略しない。
・ 「御中」と「様」の重複使用はNG。

・肩書きや役職がある場合は、 社名→部署名→役職名→氏名「様」の順。
社長様、部長様、先生様などの書き方は敬称の重複表現となりNG
サンプル商事株式会社
営業部御中
サンプル商事株式会社
営業部部長 加藤様
※ビジネスメールの宛名の書き方は、こちらで詳しく説明しています>>>
(2)文章はだらだらと書かず、数行ずつで区切って空白行を入れるようにすると読みやすい。
(3)本文中にリンクを引用できる
  http:ではじまるURLを掲載することで、メール文中だけでは説明しきれない内容も読み手に伝えることができる。

使用例:
詳細は下記でご確認下さい
弊社ウェブサイト
http://***.***.***/
(4)署名(sign)の機能を活用し、文末には差出し人の連絡先やメールアドレスを明記する。
  署名の部分の例)

………………
株式会社見本物産
経理部 経理担当 花野道子
東京都渋谷区◯◯◯□−□−□
tel.03-0000-0000 E-mail:**@**.**
……………
3. 機種に依存する文字は使わない
(1)機種依存文字を使うと、文字化けする場合があるため使わないようにする。
  一部の文字が文字化けします。例えば◯で囲んだ数字や、ローマ数字、単位記号など。
こうした文字は使わないようにします。
また、携帯電話←→パソコン間のメールのやりとりの場合、絵文字も文字化けします。
4. その他
上記以外に、メールの特性として下記を頭に入れて使いましょう。
(1)予期せぬトラブルによって先方に届かないこともある
  最近はトラブルがずいぶん減りましたが、落雷や停電、プロバイダーのトラブル、サーバーのトラブル、通信回線のトラブルなどにより、メールが相手方に届かないこともあります。

心配な場合は、「さきほどメールを送りました」など、電話でフォローしてください。
(2)セキュリティー面では、万全でない
  情報が100%安全にやりとりできるとは思わないで使って下さい。
機密情報のやりとりには不向きです。
(3)ウイルス対策を行う
  ウイルスに感染しているパソコンからメールを送信すると、先方にもウイルスが感染してしまう可能性があります。お互いの安全のために、適宜ウイルス対策を行いましょう。
(4)添付ファイルは相手に許可を得てから添付
  請求書を添付ファイルにしてメールと一緒に送信する場合には相手の許可を得てからにするのがマナーです。

先方が添付ファイルの解凍ソフトや、開封ソフトなど、必要なソフトを持っていない、受信に時間がかかる、ウィルスフィルターの設定によっては自動的に削除・受信拒否されてしまう…といったケースも考えられます。

一般的には請求書などの書類はpdf形式で送られることが多いようです。AcrobatReaderなど無料で利用できるソフトで開封できるため、この形式が広く普及しています。

(文例集にもあるとおり、個人のお客様に関しては、メールに添付した請求書のみでOKの場合も多いようです。もちろん法人と同様、別 途正本の郵送を求められることがあります)
▲PAGE TOP  △HOME
それでは、請求書を送る際の案内メールの文例集をご紹介します。無料でお使い頂けます。アレンジしていただいても、手を加えて頂いても結構です。

■ 請求書送付案内メールの文例1(例文・例・雛形)
 (請求書を郵送で別送する場合)

下記は、請求書を郵送することを知らせるメールの文例です。
この例文1は、企業あてに送信するメールの例(サンプル・雛形・見本)です。 自由にアレンジしてお使い下さい。
例えば、下記の文例には請求番号の欄を入れていますが、メールが「自動発行」でない場合にはむしろタイプミスの原因となりやすい箇所です。

文章が長くなり過ぎないように、適当な長さのところで改行を入れると読みやすくなります。
請求書送付案内メールの文例1(例文・例・雛形)

件名: 【サンプル物産(株)】◯月分請求書送付のご案内

本文
見本商事株式会社
名古屋支店 経理担当佐藤様

平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。

早速ではございますが、本日◯月分の請求書を発送いたしましたので
お知らせいたします。
お手元に届きましたら、内容をご確認の上、
期日までにお支払いの程、よろしくお願い申し上げます。

================
ご請求期間:◯◯年◯月◯日〜◯◯年◯月◯日
ご請求番号:◯◯◯−◯◯◯−◯◯◯◯
本請求のお支払い期限:◯◯年◯月◯日
================

何かご不明な点がございましたら、お手数ではございますが、
下記担当までお問い合わせ下さいますようお願い申し上げます。
今後とも宜しくお願い申し上げます。


本件に関するお問い合わせ先
…………………………
株式会社見本物産
経理部 経理担当 花野道子
東京都渋谷区◯◯◯□−□−□ 〒000-0000
TEL.03-0000-0000 FAX.03-0000-0000
E-mail:**@**.**
…………………………

■ 請求書送付案内メールの文例2(例文・例・雛形)
  (請求書を郵送で別送する場合)

下記も、請求書を郵送することを知らせるメールの文例です。
この例文2は、顧客あてに送信するメールの例です。
自由にアレンジしてお使い下さい。
▲PAGE TOP  △HOME
請求書送付案内メールの文例2(例文・例・雛形)

件名:ご注文番号00-0000-0000のお支払いについて

本文
見本一朗様

このたびは当ショップをご利用頂きましてありがとうございます。

ご注文、確かに承りました。
本日、ご請求に関する書類をお送りいたしましたので、
お手元に届きましたら、内容をご確認の上、
期日までにお支払いの程、よろしくお願い申し上げます。

なお、恐れ入りますが商品はご入金が確認でき次第の発送とさせて頂きます。
何卒ご了承下さいますようお願い申し上げます。
================
ご注文内容: 商品名「ケガをしない笑い方」
数量: 1
ご利用金額: 0,000円
ご利用日:   ◯◯年◯月◯日〜◯◯年◯月◯日
ご請求番号:  ◯◯◯−◯◯◯−◯◯◯◯
本請求のお支払い期限:  ◯◯年◯月◯日
================

何かご不明な点がございましたら、お手数ではございますが、
下記担当までお問い合わせ下さいますようお願い申し上げます。
今後とも宜しくお願い申し上げます。


本件に関するお問い合わせ先
………………
■人生の笑い方 カスタマーサービス
http://***.***.***/
東京都渋谷区◯◯◯□−□−□ 〒000-0000
TEL.03-0000-0000 FAX.03-0000-0000
E-mail:**@**.**
…………………

■ 請求書送付案内メールの文例3
 (請求書を添付ファイルにして送信する場合)

下記は、請求書を添付ファイルにして送信する場合のメールの文例です。
自由にアレンジしてお使い下さい。
 
※法人どうしのやりとりで請求書を添付ファイルで送信した場合には、正式には原本を別途郵送することが多いようです。
もともと請求書を添付ファイルで送る際の目的としては、先方にあらかじめ内容をチェックしてもらったり、時間に制約がある場合に仮受付用として先方に渡し、支払い等の手配を早急にしてもらうなどの実務的な要素があります。
さらに原本を郵送するのには、改ざんを防ぐ目的や、捺印部分について正式なものを必要とされるケースが多いということもあります。
 なお、双方が合意していれば取引先との取り決めによってpdfファイルで済ませるケースもあるようです。

また、個人のお客様に関しては、メールに添付した請求書のみでOKの場合も多いようです。もちろん法人と同様、正本の郵送を求められることがあります。  
▲PAGE TOP  △HOME
  請求書送付案内メールの文例3

件名:【□□□(株)より】◯月分請求書送付のご案内

本文
見本商事株式会社
名古屋支店 経理部御中

平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。

早速ではございますが、◯月分の請求書を添付ファイル(.pdf形式)にてお送りします。 お手元に届きましたら、内容をご確認の上、
期日までにお支払いいただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

=================
ご請求期間:◯◯年◯月◯日〜◯◯年◯月◯日
ご請求番号:◯◯◯−◯◯◯−◯◯◯◯
本請求のお支払い期限:◯◯年◯月◯日
=================

何かご不明な点がございましたら、お手数ではございますが、
下記担当までお問い合わせ下さいますようお願い申し上げます。
今後とも宜しくお願い申し上げます。


本件に関するお問い合わせ先
…………………
株式会社見本物産
経理部 経理担当 花野道子
東京都渋谷区◯◯◯□−□−□ 〒000-0000
TEL.03-0000-0000 FAX.03-0000-0000
E-mail:**@**.**
…………………