見積書送付案内メール

見積書の送付案内のメールのページ。
見積書とは、商品やサービスの料金・価格を、前もって算出したものをさします。
このページでは、見積書を添付ファイルとして一緒に送信するメールの文例(例文・雛形・サンプル)をご紹介します。また、添付ファイルを送信する際の注意点についても述べています。
………このページの内容………
▼ 見積書送付案内メールとは
▼ まずはビジネスメールの基本をチェック
▼ 見積書送付案内メールの文例1(見積書をファックスで送信する場合)
▼ 見積書送付案内メールの文例2(見積書を添付ファイルとして送信する場合)
▼ 見積書送付案内メールの文例3(見積書を添付ファイルとして送信する場合)
※関連ページ…「見積書」の書き方・作り方はこちら>>>

■ 見積書送付の案内メールとは

見積書とは、商品やサービスの料金・価格を、前もって算出したものをさします。
お客様やお取引先は見積もり書に記載された金額をもとにして発注・注文をします。

このページでは、見積書を添付ファイルとして一緒に送信するメールの文例(例文・雛形・サンプル)をご紹介します。
添付ファイルに関しては、相手の了承を得ずに送るのは失礼にあたります。また、先方の環境によっては開くことができないこともあります。必ず相手の了承を得てから送信するようにしてください。
■ まずはビジネスメールの基本をチェック
1. 件名は用件がわかるように、かつ、簡潔に
2. あて名の書き方や配置には基本的な決まりがあります。
3. 本文には、敬語や丁寧語をしっかり使いましょう。

1. 件名は概要がわかるように、かつ、簡潔に

(1)ビジネスメールらしく簡潔に用件がわかるように表記
  具体的な品名や、サービス名、請求元の会社名、店舗名などを入れると良い

見積書送付案内メールに使える、わかりやすい件名の例

【◯◯商店】お見積書送付のご案内
◯◯システム利用料のお見積もりの件
◯◯開発費のお見積もりの件
【□□□(株)より】◯◯の見積書をお送りします
(2)迷惑メールと疑われるような紛らわしい表現は避ける
 

見積書送付の案内メールの、良くない件名の例)

ありがとうございます
お世話になっております
よろしくお願いします
Re:
<no subject>

2. 本文の書式はビジネス書式で作る

(1)本文の冒頭に宛先の名称を書く
  本文の冒頭部分の例)

サンプル商事株式会社
営業部 山田様
・会社名や株式会社は省略しない。
・ 「御中」と「様」の重複使用はNG。

・肩書きや役職がある場合は、 社名→部署名→役職名→氏名「様」の順。
社長様、部長様、先生様などの書き方は敬称の重複表現となりNG
サンプル商事株式会社
営業部御中
サンプル商事株式会社
営業部部長 加藤様
※ビジネスメールの宛名の書き方は、こちらで詳しく説明しています>>>
(2)文章はだらだらと書かず、数行ずつで区切って空白行を入れるようにすると読みやすい。
(3)本文中にリンクを引用できる
  http:ではじまるURLを掲載することで、メール文中だけでは説明しきれない内容も読み手に伝えることができる。

使用例:
詳細は下記でご確認下さい
弊社ウェブサイト
http://***.***.***/
(4)署名(sign)の機能を活用し、文末には差出し人の連絡先やメールアドレスを明記する。
  署名の部分の例)

……………
株式会社見本物産
営業部 花野道子
東京都渋谷区◯◯◯□−□−□
tel.03-0000-0000 E-mail:**@**.**
……………

3. 機種に依存する文字は使わない

(1)機種依存文字は使わないようにする。
  機種依存文字は一部の文字が文字化けすることがあるため、使わないようにします。
( 例えば◯で囲んだ数字や、ローマ数字、単位記号など。)
こうした文字は使わないようにします。
また、携帯電話←→パソコン間のメールのやりとりの場合、絵文字も文字化けします。

4. その他

上記以外に、メールの特性として下記を頭に入れて使いましょう。
(1)予期せぬトラブルによって先方に届かないこともある
  最近はトラブルがずいぶん減りましたが、落雷や停電、プロバイダーのトラブル、サーバーのトラブル、通信回線のトラブルなどにより、メールが相手方に届かないこともあります。

心配な場合は、「さきほどメールを送りました」など、電話でフォローしてください。
(2)セキュリティー面では、万全でない
  情報が100%安全にやりとりできるとは思わないで使って下さい。
機密情報のやりとりには不向きです。
(3)ウイルス対策を行う
  ウイルスに感染しているパソコンからメールを送信すると、先方にもウイルスが感染してしまう可能性があります。お互いの安全のために、適宜ウイルス対策を行いましょう。
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■ 見積書送付案内メールの文例1
 (見積書をファックスで送信する場合)

下記は、見積書をメールには添付せず、ファックスで送ることを知らせるメールの文例(例文・雛形・サンプル)です。
例文1は、企業あてに送信するメールの例です。
自由にアレンジしてお使い下さい。

文章が長くなり過ぎないように、適当な長さのところで改行を入れると読みやすくなります。
見積書送付案内メール文例
件名: ◯◯開発費の見積書送付の件
本文
見本商事株式会社
通信販売部 見本一朗様

平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。

早速ではございますが、ご依頼の新システムに関する
お見積ができましたのでお送りいたします。
添付ファイルで送信をとも思いましたが、枚数が多いため
FAXでお送りします。

条件を変えて、以下の3タイプでお見積もりいたしました。
=======
条件1: オリジナル決済システム搭載(詳細別 記)
条件2: 当社保有の決済システム搭載(詳細別 記)
条件3: 決済システム未搭載(ショッピングシステムのみ)
=======
明日、改めてご説明にお伺いいたします。
ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

お問い合わせ頂きましてまことにありがとうございました。
…………
株式会社見本物産
システム部 開発担当 開木護摩男
東京都渋谷区◯◯◯□−□−□ 〒000-0000
TEL.03-0000-0000 FAX.03-0000-0000
E-mail:**@**.**
…………

■ 見積書送付案内メールの文例2
   (見積書を添付ファイルで送信する場合)

下記は、見積書を添付ファイルで送信する場合のメール文例(例文・雛形・サンプル)です。
例文2は、顧客あてに送信するメールの例です。
見積書添付メールの文例
件名: 【◯◯サーバーより】お見積書送付のご案内
本文
見本一朗様

このたびは当サイトをご利用頂きましてありがとうございます。

ご依頼をいただきましたオプション仕様のサーバーについて、
見積書を添付ファイル(.pdf形式)でお送りします。

ご査収の上、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

============
ご依頼内容: ◯◯◯◯サーバー(オプション仕様)
具体的なスペックは添付ファイルをご参照ください。
============

何かご不明な点がございましたら、お手数ではございますが、
下記担当までお問い合わせ下さいますようお願い申し上げます。
今後とも宜しくお願い申し上げます。


本件に関するお問い合わせ先
………………
■◯◯サーバー(株) カスタマーサービス
担当:◯山
http://***.***.***/
東京都渋谷区◯◯◯□−□−□ 〒000-0000
TEL.03-0000-0000 FAX.03-0000-0000
E-mail:**@**.**
………………

■ 見積書送付案内メールの文例3
 (見積書を添付ファイルにして送信する場合)

下記は、見積書を添付ファイルにして送信する場合のメールの文例(例文・雛形・サンプル)です。
自由にアレンジしてお使い下さい。
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見積書添付メールの文例
件名:【◯◯◯ホテルより】◯月◯日◯◯パーティー御見積書送付のご案内
本文
見本商事株式会社
名古屋支店 営業部部御中

平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。

早速ではございますが、本日ご依頼をいただきました◯月◯日の◯◯パーティーに関するお見積書を添付ファイル(.pdf形式)にてお送りします。 お手元に届きましたら、内容をご確認の上、
期日までにご連絡いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

=========
ご利用日時: ◯◯年◯月◯日(◯曜日) ◯時〜◯時(◯時間)
会場名:  ◯◯の間(◯◯平米)
その他のご利用条件は別紙をご参照ください。
=========

※現在は、会場および設備を仮押さえしております。
※期日までにご連絡がない場合には自動的にお取り消しとなります。
※正式お申し込みののち、キャンセルとなった場合には、弊社規定によるキャンセル料が発生いたしますので御承知おきください。
キャンセル料の規定については見積書に記載しております。必ずご確認頂きますようお願い申し上げます。

何かご不明な点がございましたら、お手数ではございますが、
下記担当までお問い合わせ下さいますようお願い申し上げます。
お問い合わせを頂きまして、まことにありがとうございました。


本件に関するお問い合わせ先
……………
□□□ホテル 宴会予約担当 花野道子
東京都渋谷区◯◯◯□−□−□ 〒000-0000
TEL.03-0000-0000 FAX.03-0000-0000
E-mail:**@**.**
……………