督促状の書き方

督促状のページ。督促状とは、支払いや提出を催促するために出す書状のことをさします。商取引では、商品やサービスの代金請求が後払いの場合や、掛け売りなどで締日の後で請求をする場合がありますね。この請求に対する支払いが決まった期限までに行われない時に催促状(支払い催促状)を出し、それでもまだ支払われない時に督促状を出します。
このページでは督促状の書き方についてご説明しています。
………このページの内容………
督促状ってなに督促状(とくそくじょう)ってなに?
出す時期督促状を出す時期
督促状を作ってみよう督促状を作ってみよう
  督促状の書式(督促状文例、例文、雛形、サンプル)
督促状の提出督促状の郵送

1.督促状ってなに?

督促状とは、支払いや提出を催促するために出す書状のことをさします。
支払い督促状(支払督促状)とも言われ、ビジネス文書の一つです。このページでは督促状の書き方をわかりやすくご紹介します。
取引先や、顧客からの代金、料金、賃料(家賃など)の支払いが滞って困ったことはありませんか?

[督促状・督促文書の使用例]
・督促状はどんな時に使うの?…支払い期限を過ぎても入金がなく、入金が無いので支払って欲しいという初回の支払催促(再請求書同封)をしたが、まだ支払われないという場合(1回めの催促で支払いがない場合の2回目の入金催促)に使用します。

なお、法的な手続きを開始する場合には、「内容証明(内容証明郵便、内容証明書)」という文書を送付します。料金、書き方の細かい決まりなどについて別ページにてご説明していますので、ご参照下さい。

2.督促状を出す時期(督促状の作成時期)

督促状は、先方が最初に請求書に記載した支払期限を守らず、さらに、催促状を送った後も何ら入金も連絡もない場合に出します。
催促状に記載した締切り後1週間程度は経過してから督促状を郵送するのが普通です。
※なお、支払い催促状については、「支払催促状の書き方」のページでご説明しています。
催促状については、催促書という呼び方をする人も一部いらっしゃるようです。 >>>
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3.督促状を作ってみよう
(例文、文例、様式、書式、雛形、サンプル)

下記にご紹介するのは、督促状の例文(文例、様式、書式、雛形、サンプル)の一例です。
案Aはちょっとしたアレンジ文章ですが、筆者が実際に使用して奏功した例です。文面作成の際に参考になさってください。
通常の督促状でしたら、案Bのフォーマットで良いでしょう。
・督促状書式
テンプレートとして1つ作って保存しておくと便利です。
下記の督促状例文の画像の 青数字をクリックすると説明にジャンプします。
※督促状作成時の注意点…電話番号は忘れずに記載しましょう。
督促状の書式 宛名 作成日または提出日 タイトル 支払いの要求 利用内容 振込先 法的処置
督促状の記載内容の説明
1. 宛先
「会社」対「会社」の取引の場合は、あて先を会社名にする場合が多いようです。
先方の支店名、部署名まで記載する場合もあります。
会社名の場合…… □□□□□株式会社御中
社長あての場合… □□□□□株式会社
代表取締役 □□□□
担当あての場合… □□□□□株式会社
□□□支店□□□部
[役職名を書く] □□□□
(なお、支店長代理、部長代理などのような 「○○代理」という肩書きの時は「代理」をはずして「支店長」「部長」と書くことが多い)
2. 発行日または提出日.差出人および担当者を明記
・督促状の発行日または提出日は必ず記載します。
先方からお詫びの電話や支払日の連絡があった場合等にも、どの督促状に関する連絡なのかを特定することができて便利です。

・社名、担当者名を明記します。上記の記載例では、捺印の形式になっています。書類の作成者が「平凡氏」、その上司(管理責任者)が「上悦氏」です。
 

[督促状]の書き方 つづき

3. 表題「督促状」
・この督促状は、先方が最初に請求書に記載した納入期限を守らず、さらに、催促するための書状を送ったあとも何ら入金も連絡もない場合に出します。

・「督促」という言葉自体にインパクトがありますよね。
   
4. 支払いの要求(督促状の文例)
ビジネス文章なので、時候の挨拶などは必要ありません。
上記の案Aはちょっとしたアレンジですが、筆者が実際に使用して奏功した文章例です。(法人に対して用いました。)
案Aの督促文章では、相手に、何月何日に支払う予定なのかを具体的に訊ねています。参考になさってください。
通常の督促状でしたら、案Bで良いでしょう。

案Aの部分について、その他の督促状文面(督促文例)]
案C「本件につき、至急誠意あるご回答を賜ります様お願い申し上げます。」
…この文例だと、まず相手の意志を確認する形になります。

筆者の実際の経験では、案AのようにFAXでの連絡を依頼する形でも、あるいは案Cのように文章中で「回答を下さい」とお願いする督促文面でも、連絡をくれる相手先は支払ってくれる可能性がありますが、こちらから連絡をしなければ返事をしない相手先や、居留守を使う相手、連絡がつかない相手先は支払う意志がないか、経営状態が非常に厳しい、あるいは台所事情が厳しいと推測できます。督促状を発送した翌月に経営破たんした取引先もありました。 入金督促状にはタイミングやスピードも求められます。日々の入金管理がいかに大切かを改めて考えさせられます。
5. ご利用内容
・今回の督促状が、どの取引の支払いに関する督促なのかを明確にします。  
6. 振込先
・先方の手もとに届いた督促状だけを見れば、支払金額、振込先がすべてわかるように、振込先も明記しておくことをおすすめします。
7. 法的手段の告知
・上記の督促状の文面では、もし、今回の督促でも支払いがない場合には法的手段に訴える可能性があることを告知しています。
 本来であれば、再請求にかかった費用(通信費や書類の作成費用)、延滞利息を加算することができます。

 ※延滞利息については、契約時あるいは請求の時点で明記しておくことをおすすめします。
 通信販売のサイトであれば、サイト上に明記しておくと良いでしょう。
 良く用いられる利率は年14.5%(1日あたり約0.04%)です
  (利息制限法第4条1項)。

[延滞利息の書き方の例]
文末は「頂きます」または「頂くことがあります」のどちらにするかを良く考えて使って下さい。
こうした延滞利息に関する説明や告知を載せる文書例…請求書、契約書、ホームページなど。
○○料金を支払い期日を経過してお支払い頂く場合には、支払い期日から経過した日数に応じて1日あたり○.○○○%の割合で算定した延滞利息を頂くことがあります。
・法的手段に訴える場合には「内容証明(内容証明郵便・内容証明書)」という書面を別途作成し、送付します。
 
※なお、賃貸物件の賃料督促など、家賃の督促状に関しては、連帯保証人も存在しますし通常の督促とは異なりますので、当サイト内の別ページ「家賃督促状」でご紹介しています。
「家賃督促状書き方」のページでは、家賃請求書だけでなく、物件の明け渡しを催告する書面の書き方や、少額訴訟の手続きも含めて詳細に説明していますのでご参照ください。>>>
 
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4.督促状の郵送・督促状の提出

1. 上司の承認
入金督促が「会社」対「会社」の取引の場合は、基本的に 上司の承認を得ます。
承認印をわすれずにもらいましょう。
上記の記載例では、捺印の形式になっています。書類の作成者が(架空の担当者)「平凡氏」、その上司(管理責任者)が「上悦氏」です。  
2. 同封する書類の確認
・督促状を郵送する際には、[再発行]という朱印を押して、請求書または請求書のコピーを同封すると、さらに先方にわかりやすいでしょう。
[再発行]や[写]の印鑑が無い場合には、朱書します。

※再請求書の書き方…再請求に際して必要となった手数料や通信費、書類作成費用、延滞利息などを加算する場合には、きちんと記載し、加算します。  
3. 封筒の表書き
・督促状を郵送する際、封筒の表書きには、[督促状][支払督促状]などと朱書します。専用の印鑑があればそれを使います。  
※郵便切手料金・切手代>>>
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 ※なお、督促状の定義について、筆者は「初回に催促をしたが、何らの支払いもない場合に督促状を使用する」と書きましたが、これは、先方との良好な取引関係がそれまで成立していたことを前提としています。
例えば、全く支払う意志が感じられないような悪質な相手先の場合など、状況によっては、初回から督促状という書類を送付することもあります。
更に、法律的な手続きを踏む必要がある場合には、弁護士、司法書士などの専門家にご相談されることをおすすめします。