提案書の作成例

 提案書とは、意見やアイディアもしくは議案を提出する際に記載する書類のことを言います。提案書の中で最も一般的なのは、業務にかかわる改善提案を記載した提案書であり、会社や役所などの職場で最も良く用いられます。
 提案書の書式には「自らの意見を伝える」「アイディアをわかりやすく表現し伝える」ために、大きく分けて2つのタイプの書式が用いられます。このページではそれぞれについて画像を用いて書式を説明します。
………このページの内容………
提案書ってなに1.提案書とは(提案書と稟議書、提案書と企画書)(提案書の用途)
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提案書を作ってみよう2.提案書の書き方・提案書の作り方 前のページへ
提案書の書式3.提案書の書式・雛形・サンプル 前のページへ
提案書の書式4.提案書の書式について            
提案書の例15.提案書の書式[1]一枚書式の雛形・サンプル  
提案書の例26.提案書の書式[2]複数枚書式の雛形・サンプル

4.提案書の書式について

提案書は、その用途によって大きく2つのタイプの書式が用いられます。社内提案制度などを設けている会社が、気軽に提案できるようにという目的で採用している書式と、会議や社外への営業活動などで用いられる企画書に似た書式のものがあります。
ビジネス文書[提案書]の書式
タイプ

説明

[1]社内提案でよく用いられる提案書の書式(一枚もの)
  ●社内提案制度などを設けている会社で使われる用紙のタイプ。
職場ごとに(提案制度ごとに)項目が定められているものや、決まった書式があるものが多く、一枚ですべての項目が書き込めるようになっている。

●QC活動などでも良く用いられる。
[2]社外に対してよく用いられる提案書の書式(複数にわたるもの)
  ●会議の資料として、あるいは社外に対する営業活動に良く用いられるタイプ。
各項目ごとに1枚ずつ用紙を使うものが多い。決まった書式はないが、簡潔でわかりやすい表現をすることが必要。
提案書全体のデザインに統一感をもたせ、トータル枚数が多くなりすぎないようにする(企画書でも同様の書式のものがあります)。

●ひとつ提案書を作っておけば、それを雛形とし、内容の部分を変えるだけでさまざまなケースに使えることもあります。一度自分で作ってみることをおすすめします。
※これら[1][2]について、具体的な書式の例を下記で紹介します。
画像を紹介し、各項目を説明しつつ例文も載せていますので、雛形を作る際の参考になさってください。
ところで、提案書と良く似たビジネス文書には「企画書」「稟議書」があります。
ビジネス文書としての提案書と企画書の違い、提案書と稟議書の違い、提案書がどんなケースに用いられるか(用途)については「提案書1」のページで説明しています。
(※提案書1のページへ>>>)  
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5.提案書の書式[1]一枚書式の雛形・サンプル

それでは社内提案で良く用いられる、一枚タイプの提案書の書き方をご紹介します。 最も重要なのはわかりやすく作成することです。一般例としてご覧下さい。
ご注意:
ここでご紹介している提案書見本は、あくまでもフォーマットの一例です。
提案書の書式には特別な決まりがなく、それぞれの職場ごと(会社ごと、役所ごと)に定められた書式が用いられています。
例えば職場で提案制度をスタートさせる場合など、“初めて提案書を作成する”という方のために(雛形づくりの参考になればと思い)、ご紹介致します。
ビジネス文書[提案書]書式例の補足説明
項目

説明

管理番号あるいは通し番号
  ●提案書は番号をつけて管理します。そのためナンバリングは不可欠であり、データとして管理する際に役にたちます。
一般的に番号の付与は、受理をする部門の担当者(提案書を管轄している部署)が行なうことが多いようです(つまり、提案者ではなく、管理部門が番号をつけます)。

●通常は、番号の付け方も企業や役所官庁ごとに決まっています。
例えば[年度番号]−[テーマ・ジャンル番号]−[通番]といった具合につけるとすると、
10-001-0001 といった形になります。
上記のサンプルにもこのナンバリングの書式に則って作りました。
提案日
  ●提出の時に、提案書の作成日を記載します。
なお、受理された日付けは、この書式の例ですと、書類の下の方15番です。
作成者・起案者・記入者の所属部署名および氏名
  ●提案書が所属するグループ名があれば記載します。QCサークルなどがあればその名称を書きます。
●提案書の作成者・起案者・記入者の所属部署名を記載します。
●提案書の作成者・報告者・記入者の氏名を記載します。捺印の欄に変更しても良いでしょう。
タイトル「提案書」
  ●文書の中央上部に「提案書」というタイトルをつけるのが一般的です。

●用件に合わせて提案の対象やテーマをタイトルに入れることもあります。 例えば「改善提案書」のように、「○○提案書」「○○に関する提案書」という名称にして使用されます。
下記 につづく
提案の名称
  ●提案したい内容に名称をつけ、サブタイトルとして記載します。ただし、提案書そのものにこの名称をつけた場合には省略されます。

記載例「○○の製造工程における治具の使用について」
提案理由
  ●提案のきっかけとなった事柄などを書きます。動機づけの部分です。
内容
  ●メインとなる提案内容を書きます。
提案書はなるべく簡潔にまとめるようにします。
もし内容の説明が必要な場合には、補足説名用にグラフやイラストなどを用いた別紙を添えます。
現状
  ●改善提案書のような提案書の場合には、原状の問題点を把握することからスタートします。該当するテーマに関連する「原状」を簡潔に説明します。
費用・金額
  ●導入提案書などの場合には必要となる費用や経費を、経費削減の提案書の場合には、削減可能な金額を書きます。
また、売上改善のための提案書の場合には、必要な経費・費用ならびに、売上見込(金額)を書きます(売上見込みについては、「期待される効果」の欄に記入しても良いでしょう。
必要日数等
  ●導入や達成に必要な日数を書きます。
期待される効果等
  ●この提案の狙いや、提案内容が実現した場合に期待される効果を書きます。
分類
  ●提案書を定期的に提出させている職場などでは、テーマごとに分類されており、該当する項目を記載したり、チェックを入れたりします。
(該当する項目にチェックをつけたりマルで囲んだりします)
この分類を元に、グループ分けして管理番号を付与したりします。
備考
  ●別紙の有無や、見積書の有無を書きます。
管理部使用欄
  ●この見本書式では「管理部使用欄」としたのですが、実情に合わせて「事務局使用欄」「総務部使用欄」などの名称にアレンジしてください。
この欄には、提案書を受理した部署で具体的にどのように対応したのかを書き込んだりするために作りました。

書き方例)「来年度の検討項目として採用」と書き込む。
書き方例)「写しを営業部に回覧。本紙は保管」と書き込む。 
などの用途に使用することを想定しています。
受付日
  ●提案書を管理部門や事務局が受理した日付を書く欄です。
管理部処理欄
  ●この見本書式では「管理部処理欄」としたのですが、実情に合わせて「事務局処理欄」「総務部処理欄」などの名称にアレンジしてください。
この欄は、提案書を受理した部署の担当者が捺印するためのものです。
※ここでご紹介しているビジネス文書はあくまでもサンプルです。お使いになる用途に合わせてアレンジしてください。

6.提案書の書式[2]複数枚書式の雛形・サンプル

別タイプの書式として、会議や、営業活動などの際に資料として用いられるタイプの提案書のフォーマット見本をご紹介します。
枚数が複数にわたるタイプの提案書作成のコツ
全てのページのデザインに統一性をもたせること

できるだけ大きな文字でわかりやすく簡潔に表現すること

必要があれば、表やグラフを補助的に用いてわかりやすくすること

ひとつ提案書を作っておけば、それを雛形とし、内容の部分を変えるだけでさまざまなケースに使えることもあります。一度自分で作ってみることをおすすめします。
(0)表紙の見本

●下記は表紙のデザイン例です。
実際に作る時にはあなたが提案するテーマに合わせて
「清潔感」 「親しみやすさ」 「年齢性別 を問わない」 「ITっぽい感じ」「女性らしいイメージ」など、いろいろな要素を頭に入れてデザインの雛形を作ってみてください。

●営業活動用の提案書の例です。これは相手先の名称と、自社の名称を入れた場合の表紙のレイアウト例です。
●相手先の名称は省略できますが、もし入れる場合には上記の見本のように左上に来るようにします。
     
  ●キャッチコピーを入れた提案書の表紙の例です。キャッチコピーを入れることでより強く印象づけることができます。
     
  ●シンプルな提案書の表紙の例です。
カーシェアリングというテーマに合わせて緑の道をイメージできるようにグリーンを配しました。
(0)表紙

ここからは、テンプレートの見本として、
「新省エネシステムのご提案」という仮想タイトルの提案書をご覧いただきながらご説明をしてまいります。

[提案書の書き方のポイント]
(A)デザインに統一感をもたせます。
(B)ページにナンバリングをします。
(C)簡潔に短く表現します。

 
下記にご紹介するのは社外あての提案書の書式例です。
(1)はじめに…(提案理由)

●導入部分です。提案のきっかけとなる事柄などを書きます。
「動機づけ」の部分です。

●左記にて文例をご紹介しています。現状の問題点を動機づけとして挙げています。

(2)もくじ(目次)

●提案書の項目を挙げて目次を作ります。
ページ番号をつけて、目次の項目と連動させます。
(3)現状分析

●読み手にわかりやすく、現状を伝えます。
左の書き方見本では、要点を箇条書きにし、円グラフを添えて問題点をわかりやすく説明しています。

●「現状分析」のような項目は、ご自分で提案書の雛形をお作りになる場合にも必須となる項目です。
(4)提案内容または概要

●提案内容のメインとなる部分です。
左記は新しい商品を紹介する場合の書き方例です。
内容を箇条書きにし、イメージ画像も掲載しています。

●メインとなる提案内容は、ご自分で提案書の雛形をお作りになる場合にも必須となる項目です。
(5)必要となる費用や経費

●目的の達成のために、あるいは提案を実現するために必要となる費用や経費をわかりやすく書きます。

●「必要となる経費または費用」のような項目は、ご自分で提案書の雛形をお作りになる場合にも必須となる項目です。
(6)期待される効果

●提案内容が実現した場合に期待される効果を記入します。
 左の例では、競合品や類似品、あるいは同じような目的で使用されるものと、効果を比較することで、より具体的にわかりやすくしています。

●「期待される効果」のような内容は、ご自分で提案書の雛形をお作りになる場合にも必須となる項目です。

●この文例ではスペースの都合で消却期間を入れておりませんが、左のようなテーマでは導入費用を何年で消却できるかについても記載したいところです。
(7)導入スケジュール

●提案内容を実現させるためのスケジュール(日程)を記入します。
(8)導入後について

●この「導入後のサポート」という項目は、今回とりあげた例のために設けた項目です。テーマに応じて作成したものです。
ただし、他のテーマであっても、「実施後のフォロー」に準ずる項目は入れた方がベターでしょう。
(9)添付資料
●提案内容に応じて、必要となる資料をつけます。

[よく用いられる資料の例]
・パンフレット
・見積書
・導入実績、導入事例 
・紹介されている書籍のコピー
   など。
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