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請求業務の流れと言えば…
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ビジネス文書の書き方「請求書」
請求書とは、商品やサービスの料金・代価の支払いを求めるために出す文書のことです。請求書には、販売やサービスの提供のたびに発行する請求書と、掛け売りをしている相手先に対して発行する請求書とがあります。特に掛け売りをする取引先に対する請求書は、前回の請求金額に対する支払い状況や、繰越残高が請求書に反映されていなくてはなりません。
このページでは請求業務の流れについて概要をご説明いたします。
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■ このページの内容
請求書ってなに 1. 請求書ってなに?
締日と送付日 2. 締日と支払い日について
支払いサイト 3. 支払いサイトについて
繰越し

4. 繰越金と入金管理について

繰越し

5. 繰越金と請求金額について

請求書の書式

6. 請求書作成から代金回収までの流れ

商取り引きのために

7. 健全な商取り引きのために

■1.請求書ってなに?
請求書とは、商品やサービスの料金・代価の支払いを求めるために出す文書のことです。

会計ソフトや専用プログラムを用いて作成する場合がほとんどですが、商品の販売に関するもの以外に、例えば サービスの提供に対する料金の請求や手数料の請求などの場合にも使用されます。
また、繰越金についての考え方も理解する必要があります。
ここでは、一般的な知識として請求書に掲載する内容についてご説明いたします。
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■2.締日と支払い日について

1)2つの請求タイプ
通常の請求業務には、
商品を納品するたびに、「その都度請求する方式」と、 例えば毎月の取引について1ヵ月分ずつまとめて請求する「掛売り方式」があります。

2)締日を過ぎたらなるべく早めに請求をする
掛売り方式の場合は、月末締めで翌月請求など、一ヵ月単位 のものがほとんどです。
締日は、各企業が任意で決めることができます。どんな企業でもどんなお店でも、代金をすみやかに回収することが健全な商売のための鉄則ですから、締日を過ぎたら迅速に請求します。

3)支払い期限
請求書には支払い期限を明記します。

支払い期限の記載が無い請求書は、取引先(支払い側)の支払いスパン(支払いサイト)に合わせますという暗黙の了解を意味します。
一般的には翌月内に支払いを求める請求書がほとんどです

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■3. 支払いサイトについて

支払いサイトとは
「支払いサイト」という言葉に使われている「サイト」は、ホームページ、ウェブページ、用地、敷地などを表わす【site】ではなく、【sight】というスペルで、支払いまでの期間や、手形などの決済期限をさします。

通常、スーパーなどで買い物をしたときには、商品を入手するたびに、「その都度請求
」され、すぐに支払いがなされますが、カードでショッピングをしたときなど、月末締で請求書が郵送されて来て、実際に銀行預金の口座から引き落とされるのは翌々月だったりします。このように、代金の締日から、支払いまでの期間のことを「支払いサイト」と言います。

企業間の取引の場合でも、 例えば毎月の取引についてはその都度請求せず、1ヵ月分ずつまとめて月末締などで請求する「掛売り方式」がほとんどです。
実際に代金が支払われるのが翌月末だとすると、この場合の企業の支払いサイトは「1ケ月」あるいは「30日」などとなります。
手形により支払いをしている企業との取り引きの場合には、例えば「末締め翌月末振出し、120日手形払い」という場合には、手形振出しまでの30日+手形サイト120日=150日となります 。

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■4.繰越金と入金管理

1)2つの繰越金タイプ
請求書には、繰越金という欄があります。この繰越金の金額は、以下のいずれかの考え方に基づいて作られます。
・請求書を作成した時点で、未入金の金額があれば、それを記載します。
・未入金分の有無に関係なく、その月の取引の分について請求書を発行します。この場合は、繰越金額は「無し」となります。

2)入金管理について
請求書を発行した取引先に関しては、いつ、いくら支払いがなされたのかをきちんと管理する必要があります。企業間の取引の場合、最も一般 的な代金回収方法は振込みによる支払いです。以下の点に注意しましょう。
・請求金額と、支払われた金額が一致するかチェックする
(差額がある場合は振込手数料を差し引かれているケースが考えられます)

・いつ支払われているかをチェックする
なお、入金が確認できたら、必ず会計ソフト、会計システム、データベース等の請求システムにデータを反映させましょう。

 
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■5.繰越金と請求金額
・取引先の企業の支払いスパンにより、今月請求する金額が変わってきます。
下記は毎月月末に請求する場合の請求金額について説明しています。
(1)今月請求分
20日締め、月末締めなど、締日を決めて、その月の利用分(またはお買上げ分)を計算します。
商品別に単価×数量で明細を出すか、あるいは、利用日ごとに明細を出します。
※明細の記載方法については、請求書の書式ページへ>>
(2)繰越し分
締日の時点で未入金の分があれば、繰越金として加算します。
(3)入金分
締日よりも前に支払いがなされれば、入金分として減算します。
(4)今月請求決定分
(1)+(2) −(3)=(4)となります。
※下記は、翌々月払いの会社への請求書作成の例です。

先月分の請求分は、まだ入金がされていませんので、今月分に加算されます。
 
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6. 請求書作成から代金回収までの流れ
健全な商取り引きであれば、必ず代金の回収が必要です。
支払い期限までに入金がない場合には、再請求や、催促状、督促状による催促などが必要になります
(1)見積り依頼
a.初めての取引の場合、
b.初めて購入する商品の場合、
c.購入 数量がいつもと大幅に異なる場合、
には、見積り依頼がなされます
(2)見積書
商品名、単価、数量 、金額などの明細と合計金額を記載し、提出します。
見積りの際、支払い方法により金額が異なる場合は条件を明記します。
例えば、

d.リースや割賦払いの場合と、一括払いの場合とでは金額が異なります
e.現金払いとカード払いとで金額が異なりますし、現金と手形払いとでは金額が異なります
f.身近な例では、インターネット上の通信販売などで買い物をする際、代金引き換え払いの場合は手数料が加算されたり、カード払いなら振込手数料が無料になったりします。

※見積書の書き方については、別 ページへ>>
 
(3)発注
締企業対企業の取引の場合は、発注書、注文書などにより、商品の内容、数量 を明記した形で注文がなされます。
※発注書の書き方については、別 ページへ>>
 
(4)商品の納品、発送
注文を受けた商品を納品します。
何らかのサービスを提供したり、作業をしたりすることもあります。
※納品書の書き方については、別 ページへ>>
(5)請求書
見積りの内容と実際の受注内容を確認した上で、請求書を発行します。
原則として、支払い条件も明記します。

※請求書の作成方法については、別 ページへ>>
(6)支払い・入金
健全な商取り引きであれば、支払い期限までに入金がなされます。
もし、入金がない場合は下記の(6)以降のステップへとすすみます。

通常は、催促状を送る前に、まずは請求書を再発行します。
請求書の再発行の場合の注意点は
a.支払い期限を明記すること
b.行き違いがある場合を想定して、ひとことコメントを入れること
「なお、本状と行き違いにお支払いを頂いた場合は何卒ご容赦下さい」など

これでも支払いがなされない場合には、催促状や、督促状などの書面 を送付します。

※下記は一般的な流れです。
悪質な相手の場合には、催促状なしで、督促状を送付する場合もありますし、書面 送付以前に、先方が何らかの法律違反を冒していることが判明した場合や、詐欺の疑いがある場合などは、所轄官庁への届け出や、専門家への相談、法的な手段が必要な場合もあります。
(7)催促状
先方が支払い期限を守らなかった場合で、かつ、これまでのおつきあいをこわしたくない場合には、相手の気持ちを損ねない表現で支払いを催促します。

※催促状の書き方については、別 ページへ>>
(8)督促状(とくそくじょう)
催促状を送付したのにもかかわらず、まだ支払いがなされない場合に、督促状を出します。
但し、法的手段にまで訴えるほどの金額ではない、あるいは、これまでの取引があるので、大げさにはせず、あくまでも支払ってくれれば良いという場合などに使用します。

※督促状の書き方については、別 ページへ>>
(9)内容証明書(内容証明郵便)
内容証明と呼ばれているものは、正式名称は「内容証明郵便」の略称です。
相手に届けられる文書の写し(謄本=原本の写しのこと)を郵便局が保管するので、代金の請求に関する法的な手続きを行なう時に、「この書面 に書かれた内容が、間違いなく○月○日に相手に渡された内容である」と証明できます。

※内容証明書の書き方については、別 ページへ>>
 
(10)法的手続き
商品やサービスの対価を支払わない相手に対し、差し押さえや仮処分、その他の何らかの法的な手続きをとることになります。
残念ながらこのステップまでいった相手先に関しては、専門家のアドバイスを受ける事をおすすめします
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■7.健全な商取り引きのために
経理業務について

商品やサービスを提供した対価はきちんと回収しなくてはなりません。
請求に関しては、特に以下の点に留意してください。

【1】
漏れのないように、期日までにきちんと毎月の請求書を作成する 。
【2】入金管理をしっかりし、支払いが滞っている取引先に関しては、きちんと催促を行なう。
催促の後も、入金がなされたかどうかの追跡を忘れずに行なって下さい。

「請求」と「入金管理」は、車の両輪とも言えます。
良い商品を開発する、すぐれたサービスを提供する、といったことと同じくらい、あなたの会社やお店にとって重要な業務だと思います。
信用できる人材を登用し、きちんとした管理ができるよう心掛けてください。

  項目 内容
1 商品(またはサービス)の、内容と単価の登録 貴社(またはあなたのショップ)で扱っている商品の名前、単価などをコード番号をつけて登録します。
サービス業の場合も、内容と単価を登録(または把握)します。
2 取引先(または顧客)の登録 商品またはサービスを販売する相手の、名称、住所、郵便番号、 連絡先などを登録(または把握)します。
3 請求書の作成と送付 見積書を確認しながら請求書を作成し、取引先に送付します。
4 入金処理 請求後、取引先からの入金の有無をチェックし、入金があれば請求金額と相殺してゆきます。
5 未入金チェック 未入金の取引先があれば、再請求、催促、督促などを行ないます。
6 過去データのチェック 今月全く取引がなかった取引先について、未入金分があれば、引き続き催促、督促などを行ないます。
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