ビジネス文書の書き方「納品書」

納品書のページ。納品書とは、商品やサービスを納める際に(=商品やサービスを届けたり渡したり提供する際に)、その内容の明細を記載して受け手に渡す文書・書面のことです。納品書は納品伝票、あるいは明細書とも呼ばれます。このページでは納品書の作成に欠かせない基礎的な知識と、書き方のポイントやサンプルとなる書式をご紹介します。
………このページの内容………
1. 納品書ってなに?
2. 締日と支払い日について
3. 納品書を作ってみよう
4. 納品書の書式・フォーマット
5. 受領印について
6. 納品書の保存期間・保管期間

■1.納品書ってなに?

・納品書とは、商品やサービスを届けたり、渡したり提供したりする際に、内容の明細を記載して受け手に渡す文書のことです。納品伝票、あるいは明細書とも呼ばれます。
ほとんどの場合、記載する内容は請求書と連動しています。

「企業」対「企業」(法人対法人)の取り引きの場合には、実際の支払いは一ケ月ごとにまとめて行なわれる場合がほとんどで、毎回の納品の際には、商品やサービスとともに納品書のみが渡されます。
ここでは、一般的な知識として納品書に掲載する内容についてご説明いたします。

■2.締日と支払い日について

・納品書は請求書と連動していますが、基本的に納品書で代金を請求することはありません。
納品書とは別に、請求書が発行されます。また、通信販売などで、前払いの場合には、納品書とは別 に領収書が発行されます。

・掛売りの場合の納品書には利用日や通番が記載されています。
イメージとしては、一ケ月に発行された納品書の合計金額が、その月の請求書に記載される金額だと思って下さい。
1)2つの請求タイプ
通常の請求業務には、
商品やサービスを納品するたびに、「その都度請求する方式」と、 例えば毎月の取引について1ヵ月分ずつまとめて請求する「掛売り方式」があります。

2)締日を過ぎたらなるべく早めに請求をする
掛売り方式の場合は、月末締めで翌月請求など、一ヵ月単位 のものがほとんどです。
請求するための締日は、各企業が任意で決めることができます。どんな企業でもどんなお店でも、代金をすみやかに回収することが健全な商売のための鉄則ですから、締日を過ぎたら迅速に請求します。
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■3.納品書を作ってみよう

例えばSOHOなどの方は、専用会計ソフトが無い場合はエクセルなどでも簡単に納品書を作成することができます。
記載する項目に漏れが無いように注意し、実際に作ってみましょう 。
できれば複写式のものを使用するか、本紙と控えの2部を作成し、一部は手元にファイルしておきます。

市販の手書きタイプの納品書では、「正」「請求書」「控」の3枚づつがセットになっています。掛売りをする取引先の場合には、その月の請求書分の合計を一ケ月分ずつまとめて請求することになります。
ここでご紹介しているのは、最も標準的なタイプのフォームです。

■4.納品書の書式(作成の例・雛形・サンプル・フォーム)

下記の画像の 青数字をクリックすると説明にジャンプします。

納品書の書式宛名通番作成者・発行元タイトル表題「納品書」納品日または出荷日金額明細とトータル金額担当者またはピッキング担当印

記載内容の説明

1. 宛先
「会社」対「会社」の取引の場合は、宛先を会社名にする場合が多いようです。
納品書の提出先によって書き方を使い分けます。
・会社名の場合……
□□□□□株式会社御中
・セロ窓封筒に入れて郵送する場合などは、住所も必要
 
〒□□□ 
□□県□□□市□□◯◯−◯◯
□□□□□株式会社
□□□支店□□□部御中
・個人名の場合……
□□□□□様
2. 通番(通し番号)
主としてデータ管理上の目的でナンバーをつけます。同じフォーマットを用いる場合にはナンバーをつけることにより見積書や請求書の伝票番号などと関連づけることもできます。
また、先方から納品書の記載内容について修正依頼や何らかの指摘があった場合や、納品した商品に欠品やトラブルがあった場合、追加注文があった場合等にも、どの納品書に関する依頼なのかを特定することができて便利です。  

記載内容の説明 つづき

3. 発行元または作成者
「会社」が発行する取引の場合は、社印(社判)を押します(角印で構いません)。
個人商店の場合でも、店名ロゴの入った用紙を用いたり、市販の納品書にゴム印などを用いる場合が多いようです
 
4. 納品書タイトル
タイトルは先方の宛名よりも下の位置になるようにし、若干大きめの文字で記載します。
 
5. 納品日または発行日
先方に納品する日付または出荷日(発行日)を記載します。
フォーマットによっては出力日を自動的に印字するものもあります。
 
6. 金額明細と合計金額
納品書には、単価、数量、金額、そして合計金額を記載します。
納品書の合計金額が請求書に反映されるようにします
 
7. 担当印または検品者印
伝票作成を担当した人の印鑑または、商品を検査しピッキング(出荷の際に、商品に異常がないかをチェックした上で、必要な数量 をすべてそろえて箱に詰める作業)をした人の印鑑などを押します。

※納品書は、ピッキングの際の明細書を兼ねている場合が多いようです。その場合は納品明細書といった名称になっています。
 
よく無料のテンプレートなどが出ているようですが、請求書との連動や、末締などの掛け売りへの対応などが難しいタイプが大半ですので、注意して下さい。  
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■5.受領書、受領印について

一部の納品書は、受領書とセットになっています。
例えば、外部の宅配業者などに納品(配達)を依頼した場合など、商品を間違いなく受け取ったという証明として、受け取り手から受領印をもらいます。

商品やサービスが高額であったり、数量が多い場合にも、受領書に受領印をもらうケースが多くなっています。

なお、よく見かける無料テンプレートなどでは、受領書とセットになっていないものが多いようです。
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■6.納品書の保存期間・保管期間

法人税法では、下記の表に載っている帳簿書類、いわゆる経理に関連する帳簿や書類、文書[例えば帳簿(=仕訳帳、現金出納長、総勘定元帳)や決算書類、その他の書類(=請求書、領収書など])の保存期間は7年とされています。
もし税務署の税務調査などが入る場合には、7年前まで遡って調査をされることもありますので、これらの書類を保管しておいてください(ただし全てのケースにおいて必ず7年前までさかのぼって調査されるというわけではありません)。
会社法においては、財務諸表は10年間保存とされています(2009.11.17現在)。

[※法律に関しては改正されている可能性もありますので、必ずご自身で最新の情報を確認してください。
別ウィンドウで開きます>>国税庁「帳簿書類等の保存期間」・電子政府データベース「商法」「財務諸表等の用語、様式及び作成に関する規則」]
【 帳簿書類 】
法人税法上で7年間保存するように指定されているもの
帳簿 総勘定元帳、仕訳帳、現金出納長、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳
書類 棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書
納品書という名称は上記の表には出ておりません。基本的には納品書は受領書、納品書などとともに5年で良いのですが、帳簿書類に属することは間違いありませんので、できれば7年は保存しておくと良いでしょう。他の経理書類と照合したり、帳簿の確認作業などの際に役に立ちます。
なお、納品書は、原則として発行した側(商品やサービスを販売または提供した側)と、受け取った側の両方が保管することになります。
【 財務諸表 】
商法で10年間保存するように指定されているもの
商法上は「商業帳簿およびその営業に関する重要な資料」と記載されている
▼証券取引法上、財務諸表として定義されているもの
貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、キャッシュフロー計算書および
附属明細表
(有価証券明細表、有形固定資産等明細表、社債明細表、借入金等明細表、引当金明細表、資産除去債務明細表)
▼他に10年間保存するもの
総勘定元帳、棚卸表
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