内容証明書の書き方

このページでは内容証明郵便、いわゆる内容証明と呼ばれている文書について説明しています。内容証明とは=内容証明書とは内容証明郵便の略称であり、この「内容証明郵便」とは、相手に書面 で何かを通告するときに、間違いなくその書面が相手に渡ったという事を証明するために、写 し(謄本)を郵便局に保管してもらい、かつ確実に先方に配達してもらう時に利用できるものです。送り主と受け取り手の間に郵便局と言う機関が入ることで、どんな内容のものが相手に渡ったかを証明することができます。
………このページの内容………

内容証明とは?内容証明書ってなに?

このページをご覧になるかたへ……知っておいて頂きたいこと

内容証明書(内容証明郵便)を作ってみよう

内用証明郵便の、書式の決まりと規定
内容証明郵便の料金 (2015年4月改訂)

内容証明書(内容証明郵便)が使える例

内容証明書を作ってみよう

内容証明書の文例・例文は別ページへ>>

■ 内容証明とは?内容証明書ってなに?

内容証明と呼ばれているものは、正式には「内容証明郵便」という文書の略称です。

[内容証明郵便を、配達証明付で送る]
内容証明書とは?内容証明郵便を使うとどんなメリットがあるのか?
…相手に届けられる文書の内容について、郵便局がその謄本(原本の写 し)を保管するので、法的な手続きを行なうときに「この書面 に書かれた内容が、間違い無く相手に渡された内容である」と証明できます。なお、文書は書留郵便(配達証明付にする)で送ることにより確実に相手方に届けられることが必要です。
主に、通告(意志や決定事項を文書により相手に正式に知らせること)に用いられます。

内容証明郵便は、全く同じものを三通を作成します。
 一通は郵便局に保管されます。
 一通は相手方に対し配達証明付きの書留郵便で送ります。
 一通は手元に控えとして保管します。

弁護士や、司法書士に依頼することもできますが、簡単な内容のものでしたら、自分でも作成できます。筆者も業務の中で「未払い債権(売掛金)の催促」「貸与品の返還要求」の内容証明書(内容証明郵便)を作成し、実際に使用したことがあります。
また、最近は電子内容証明郵便のサービスもあり、ウエブから申し込むことができるようになりました(支払いはクレジットカード、または料金後納についての承認を得てからの利用…郵便物を月50通 以上出す、1ケ月に出す郵便料金の2倍以上の額の担保を提出するなど、各種条件あり)。

このページでは、パソコンで作成したものを郵便局から送る、という筆者が経験した手順に基づいて説明をしたいと思います。

内容証明書を送ることは、メリットとデメリットがあります(このページの次項で説明します)。そうしたことも充分に考えた上で、賢く利用してください。
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■ このページをご覧になる方へ…知っておいて頂きたいこと

内容証明書(内容証明郵便)を送る前に、この書類の意味を良く理解する必要があります。
 上述のように、筆者は実際に作成し、送ったことがあります。そのときに弁護士と、行政書士、いずれも専門家にそれぞれアドバイスを受けた経験から、相手の立場に立って考える余裕をもってから実行することをおすすめします。
内容証明書(内容証明郵便)を使うメリットとデメリット
1. 心理的な効果がある
 

・例えば売掛金の催促の時に使用した文章には、末尾に「○○日以内に支払いなき場合には、何らかの法的措置を講ずることになりますので、あらかじめご承知おき願います」と書きました。
ちょっとした宣戦布告みたいな文章です。相手に対しては間違いなくそれなりの効果があります。

・ 郵便局による証明印があり、かつ、上記のようなちょっとした宣戦布告のような文章を送ることは、相手が親しい間柄であればかなり驚くと思います。場合によっては人間関係が険悪なムードになりかねません。

今後も付き合いを継続する相手先であったり、 円満に解決することを望むようなら、内容証明は送らず、まずは話し合いによる解決をめざしてみましょう。

・売掛金回収に関する内容証明を送ったために、取引先が行方をくらましたという例を弁護士から聞きました。差し押さえなどの別 の法的手段の方が望ましい場合もありますので、金額が多い場合や、経営状態が心配な相手先の場合には、やはり専門家に依頼することをおすすめします。
 
2. 使用する文言に注意する
 

・この書類は、意志や決定事項を「通知」するものですが、相手に送った内容が第三者によって証明されるという特徴 があります。
 

・生半可な知識で、いい加減な言葉遣いをしたり、適当な文章を送ることは、その文書を材料にして相手に反撃のチャンスを与えるキッカケともなりかねませんので、注意して下さい。
相手も法律の専門家に相談する可能性があるということを頭に入れて下さい。
 
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■ 内容証明書を作ってみよう(内容証明郵便の書き方)

下記にご紹介するのは、内容証明書の書式の決まりです(2008年1月現在)。
内容証明書の書式の決まりと規定(内容証明郵便の書式)
1.どこで出すの?
郵便局から出す内容証明郵便 電子内容証明郵便

・集荷、再配達などを行なう、郵便事業株式会社の直営店(支店)の郵便局で取扱をしています。
普通の郵便、貯金、 ゆうパックだけを取り扱っている小さな郵便局や、ATMだけがあるようなコンビニなどは不可です。

・同じ内容のものを三通持参し、局長名で証明印を受けます。
一通は郵便局に原本として保管されます。二通目は正本として相手方に配達証明付き書留で郵送します。三通目は差出人の謄本(控え)として持ち帰ります。

・インターネットを通じて24時間受付けをしています。

・事前に会員登録をします。文書を作成し、宛名入力をして送信すると仮受領証が送信されて来ます。

・差出人用の謄本(控え)は、郵便で差出人あて配達されます。
正本は、相手方に配達されます。
2.書類の大きさは?
郵便局から出す内容証明郵便 電子内容証明郵便
・ 書類の大きさには、制限がありません。
手書きの場合には、市販の三枚複写のものを使用すると便利です。

・筆者は自分のパソコンで作成したものを、A4のコピー用紙に三部出力(印刷)し、郵便局に持参しました。
本来は原本を1部。あとの2部はコピーで良いのです。

・A4サイズです。

・Word, 一太郎が使えます。

・動作環境としては、WindowsXPおよびWord2003が望ましいようです (2008年1月現在)。

・Windows2000、およびそれ以前のOSの場合、部分的にエラーまたはサポート不可の場合がある(Windows95など)ようです。
 

3. 作成上の制限や規定は?
郵便局から出す内容証明郵便 電子内容証明郵便
[1] 行数と文字数

・縦書きの場合には、
一行20字以内、一枚につき26行以内。
【縦書き見本参照】


・横書きの場合には、
一行13字以内で一枚につき40行以内。または
一行26字以内で、一枚につき20行以内。または
一行20字以内で、一枚につき26行以内
【横書き見本参照】

先方の住所氏名、差出人の住所氏名も、この中に入れます。

[1] 行数と文字数

・特に規定はありません。

・ただし、文字の大きさと余白に規定があります。

[余白]
(枚数が2枚以上になるときにも、すべてのページのレイアウトにこの規定が適用されます)
・縦書きの場合には、右と上下は1.5センチ以上。左は7センチ以上。
下記の見本1に近い感じになります。

・横書きの場合には、左右と上は1.5センチ以上。下部は7センチ以上。
下記の見本3に近い感じになります。
 
・ 文字の大きさはこのあと[3]で説明しています。

郵便局から出す内容証明郵便 電子内容証明郵便

[2] 枚数

・ 枚数制限なし
・ 2枚以上になる場合はつづり目に契印を押します。
※ 認印でかまいません。会社の角印などでもOKです。
[2] 枚数

・ 最大5枚まで
郵便局から出す内容証明郵便 電子内容証明郵便
[3] 文字

・ 句読点「、」「。」も一文字として数えます。基本的に日本語のみ使用できますが、社名など固有名詞なら英字もOKです。

・注意が必要なのは、文字数の数え方のうち、マルで囲んだ数字などですが、それぞれ数字+枠というように数えます。アンダーラインの線は字数に数えません。

注意が必要な文字
1字+枠1で2字
2字+枠1で3字
1字+枠1で2字
3字+枠1で4字
2つで1字。
もし2行にわたる場合には、前の行の字数に数える。
2字
1字
[3] 文字の大きさ

・文字サイズは10.5ポイント以上、450ポイント以下であること。
郵便局から出す内容証明郵便 電子内容証明郵便
[4] 捺印

・ 捺印して送付する例が多くみられますが、捺印は必ず必要というものではありません(日本郵便のホームページに明記されています)。
但し、謄本を訂正する場合には訂正印が必要です(二重線で消して捺印)。認印でかまいません。訂正の方法については、別ページで紹介します。>>

また、[2]で述べたように、枚数が複数に及ぶ場合に、つづり目には契印が必要です。
[4] 捺印

・ インターネット上で送信するため、捺印はできません。イメージなどの挿入もできません。
[1]縦書き用紙の見本(例文・文例・フォーマット・雛形)

見本1

一行20字以内、
一枚につき26行以内
コメント

・上記は、実際に某個人事業主あての文書に使用したものです。厳密にいうとマス目は不要なのですが、筆者はいつもパソコンを使い、マス目をわざと入れています(マス目を入れている理由は別 ページ/内容証明郵便の例文のページで述べています)。

・文例については、別ページで紹介します/枚数が増えると郵便料金が加算されます。通常は、「通知書」「催告書」等のビジネス文書的なタイトルをつけて、普通の手紙で用いるような時候の挨拶は省略します。

・左側の余白は、郵便局で、印をもらうためにあけています。電子内容証明でなければ、余白の大きさには特に決まりはありませんが、余白は上下1.5センチ以上、左右は2センチ以上あけたほうが、読みやすいでしょう。
もしあなたが、期せずして、 のちに法的な手続きを取るようなことになり、コピーをファイリングする場合でも、余白がある方が穴があけやすいと思います。

,電子内容証明書の場合には、右と上下は1.5センチ以上。左は7センチ以上の余白が義務付けられています。

[2]横書き用紙の見本(例文・文例・フォーマット・雛形)

見本2
一行13字以内
一枚につき40行以内

見本3
一行26字以内、
一枚につき20行以内。

見本4
一行20字以内、一枚につき26行以内
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■ 内容証明書(内容証明郵便)の料金

それでは内容証明郵便を送る料金を紹介します。郵便局から出す場合と、電子内容証明とでは料金が異なります。

郵送する際に必要となる料金は、

基本料金+ 一般書留料金+ 内容証明料金 です。

もし、配達証明をつける場合には、

基本料金+ 一般書留料金+ 内容証明料金+ 配達証明料金

となります。

郵便局 から出す 内容証明 2015年4月改訂
枚数 定型郵便
基本料金
一般書留料金 内容証明
料金
配達証明
料金※
合計 その他のオプション
1枚 82円
(25gまで)
430円 430円 310円 1252円 ・本人限定受取り100円

・速達280円
(250gまで)

ほかに、配達日指定など。
2枚 82円
(25gまで)
430円 430+
260円
310円 1512円
5枚 92円
(50gまで)
430円 430+
260×4円
310円 2230円
備考 25gまで82円
50gまで92円
100gまで140円
  1枚目は430円。2枚目以降は1枚につき260円加算 ※必須ではないが、つける方が良い  
電子 内容証明 2015年4月改訂
枚数 定型郵便
基本料金
電子郵便
料金
一般 書留料金 内容証明
料金
配達証明
料金
差出人
あて
謄本
返送料金
合計 その他のオプション
1枚 82円 15円 430円 375円 310円 298円 1510円 ・速達280円
2枚 82円 15+
5円
430円 375+
353円
310円 298円 1868円
5枚 82円 15+
5×4円
430円 375+
353×4円
310円 298円 2942円
備考 1枚〜5枚同額 1枚目は15円。
2枚目以降は1枚につき5円加算
  1枚目は375円。
2枚目以降は1枚につき353円加算
必須ではないが、つける方が良い    
同文電子 内容証明
枚数 定型郵便
基本料金
電子郵便
料金
一般 書留料金 内容証明
料金
配達証明
料金
差出人
あて
謄本
返送料金
合計 その他のオプション
1通 82円 1枚目は15円。
2枚目以降は1枚につき5円加算
420円 1枚目は206円。
2枚目以降は1枚につき206円加算
300円 一括送付なら100通まで494円   ・速達280円
※外部リンク「電子内容証明サービス」>>>
※郵便切手料金については、こちらのページでも詳しく説明しています。>>>
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■ 内容証明書の使用例(内容証明郵便の使用例)

・内容証明郵便は、「この書面に書かれた内容が、間違い無く相手に渡された内容である」と証明できます。そのため、下記のような用途に使用されます。

1. 内容証明書を使用できる例 と、
2. 内容証明書にすべき例 に分けてご説明します。
1. 内容証明書(内容証明郵便)を使用できる例
(1)債権を回収したいとき
債権
  債権とは
金銭を貸した者が、借り手に対してその返還を請求する権利を債権といいます。

債権には、商品代金、売掛金、賃金、貸金などが含まれます。これら債権を回収したいときには、内容証明郵便を使用します。
(2)契約を解除したいとき
クーリング ・ オフ
  クーリングオフとは
(訪問販売、電話勧誘販売、エステティックサービス・結婚相手紹介サービスのような「特定継続的役務提供」などの)契約は、結んだあとで一定の期間内であれば無条件で契約を解除することができる制度です。但しクーリングオフできる取引は決められています。

上記にあてはまるものであればクーリングオフの際に内容証明郵便を使用できます。ただし…
クーリングオフができるのは、契約書や申込書などの書類(クーリング・オフに関する記載のあるもの)を受取った日から8日以内です(一部20日以内などもあり☆印)。

クーリングオフできない場合もあります。主なものは下記のとおり
(但し、個別に指定のあるものは除きます)
1)通信販売で購入したもの
2)3,000円未満の商品で代金も支払い、商品もすべて受取った場合、
3)商品が消耗品で、全部または一部を消費した場合など

クーリングオフできる主なものは下記のとおり
1)電話勧誘販売によるもの
2)訪問販売によるもの
3)マルチ商法によるもの
4)割賦販売、クレジット契約(店舗以外の場所での契約)
5)ゴルフ会員権(50万円以上の新規募集のもの)
6)保険契約(1年を超える保険期間のもの)
7)宅地建物取引(店舗以外の場所での契約)
8)海外先物取引(指定市場での指定商品に関する事業所以外での取引)
9)特定商取引法に定める指定役務の提供(経済産業省ホームページより)
・エステティックサロン
・語学教室
・家庭教師
・学習塾
・パソコン教室
・結婚相手紹介サービス
☆10)業務提供誘引販売取引(経済産業省ホームページより)
・販売されるパソコンとソフトを使用して行なう在宅ワーク
・販売される着物を着用しての展示会での接客
・販売される健康器具のモニター
・購入したチラシを配布する仕事 など
賃貸借契約の解除

 

貸主が、借主に対して、ある物の使用・収益をさせることを約束し、借主がこれに対して賃料を支払うことを約束することによって成立する契約を、賃貸借契約と言います。マンションや駐車場などの不動産を借りる契約などもこれにあたります。
賃貸借契約の解除の際にも、内容証明書を使用できます。
売買契約の解除

 

民法で、一方が相手方に、あるものの財産権を移転することを約束し、相手方が代金を支払うことを約束する契約を売買契約と言います。
財産権には、占有権、所有権、占有権、抵当権…といった物件、債権、無体財産権などが含まれます。原則として売買契約は口頭でも成立します。
売買契約の解除の際にも、内容証明書を使用できます。
1. 内容証明書(内容証明郵便)を使用できる例 つづき
(3)時効を一時的に止めたいとき
時効
「時効成立」という言葉は、犯罪事件などで良く耳にすると思います。
じつは債権にも、「時効」があります。
決められた期間が過ぎてしまうと、権利を喪失してしまうことになるので注意が必要です。
内容証明郵便を送ることで、1回だけこの時効成立を一時的にストップさせることができます。

但し、内容証明郵便によって債権を請求したあと、6ケ月以内に訴訟,支払い督促、差し押さえ(または仮差押え)、仮処分などをしなければ、時効は中断しません。

年数 主な短期消滅時効 法律名
5年
  ・商事債権(商行為によって生じた債権) ・商法第522条
3年
  ・為替手形の所持人から引受人に対する請求権 ・手形法第70条第1項
・約束手形の所持人から振出人に対する請求権 ・手形法第77条第1項、78条第1項
・医師、助産婦または薬剤師の診療、助産または調剤に関する債権 ・民法170条第1号
・技師、棟梁、請負人の工事に関する債権(工事が終了したときから起算) ・民法170条第2号
2年
  ・生産者・卸売または小売商人の売掛金債権 ・民法第173条第1号
・労働者の賃金(退職手当を除く)・災害補償その他の請求権 ・労働基準法第115条前段
1年
  ・月またはこれより短い期間で定めた使用人の給料 ・民法174条第1号
・運送賃に係る債権 ・民法174条第3号
・ホテル、旅館、料理店、飲食店、貸席または娯楽場、キャバレーなどの宿泊料、飲食料、席料、入場料、消費物の対価又は立替金に係る債権 ・民法174条第4号
・動産の損料 ・民法174条第5号
・為替手形の所持人から裏書人や振出人に関する請求権 ・手形法第70条
・約束手形の所持人から裏書人に関する請求権 ・手形法第77条第1項
・支払保証をした支払人に対する小切手上の請求権 ・小切手法第58条
6ケ月
  ・約束手形、為替手形の裏書人から他の裏書人や振出人に対する遡求権または請求権 ・手形法第70条第3項
・小切手所持人、裏書人の、他の裏書人・振出人その他の債務者に対する遡求権 ・手形法第70条第3項
(4)損害賠償請求
交通事故などによる損害賠償の請求ができます。
(5)慰謝料請求
離婚による慰謝料、不倫による慰謝料、養育費の支払いなどの請求ができます。
2. 内容証明書(内容証明郵便)にすべき例
・下記の場合には、むしろ必ず内容証明郵便にする必要があります。  
(1)債権を譲渡したとき
債権譲渡 金銭を貸した者が、借り手に対してその返還を請求する権利を債権といいます。債権には、商品代金、売掛金、賃金、貸金などが含まれます。
この請求権を第三者に譲渡したときには、必ず内容証明郵便で借り手に知らせなくてはなりません。
(2)債権を放棄したとき
債権放棄 上述の債権を放棄したときにも、借り手に通知しなくてはなりません。
(3)債権者の更改が発生したとき
更改 債権者の更改により、これまでの債権を無効にして、新しい債権を作り直すことになります。 この場合も借り手に通知しなくてはなりません。
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 ※なお、筆者は実際に内容証明郵便を自分で作成し、相手先に送付した経験はありますが、弁護士や、行政書士などの専門的な資格を持っているわけではありません。このページをご覧になった方が、内容証明郵便を作成し、送付したことによって、万一不利益を被ることがあっても、責任は負いかねますのでご了承下さい。