交通事故の始末書の書き方

交通事故の始末書の書き方のページ。始末書とは、仕事上でミスや不始末、あるいはトラブルが発生したときに、 会社(社内)に対して、問題やトラブルの一部始終を報告し、同時に反省や謝罪の意を表わすために提出する文書のことをさします。 このページでは特に交通事故について始末書の書き方と書式(フォーマット)を例文を添えてご紹介します。
………このページの内容………
1. 始末書ってなに?
2. 始末書の使用例
3. 始末書を作成する際の注意点
4. 始末書を出す時期
5. 始末書を作ってみよう
(1).始末書の書式と例文…営業車をブロックに擦ってしまったとき
(2).始末書の書式と例文…一般的な交通事故
6. 始末書の提出
 参考ページ…交通事故以外の、始末書の書き方>>

■1.始末書ってなに?始末書とは

ミスや不始末を起こしてしまった場合のお詫び文書として知られている文書には、以下のような書類があります。
・始末書、反省文
・顛末書
・詫び状、謝罪文

◎始末書(しまつしょ)は、以下のような場合に提出を求められます。

◎【始末書】…仕事上、ミスや不始末、あるいはトラブルが発生したときに、 会社(社内)に対して、問題やトラブルの一部始終を報告し、同時に反省や謝罪の意を表わす文書。

◎一部の企業では、「始末書」と「顛末書(てんまつしょ)」がほとんど区分けなく使われますが、 厳密に言うと、始末書は、不始末やミスやトラブルを詫びる反省文の色あいが濃く、顛末書は、なぜそうなったのかを報告する色あいが濃いものになります。
そのため、顛末書という名称は、役所や公的機関などに提出する報告書類の名称にも用いられています(例えば免許証やパスポートなどの再発行を申請する際の「紛失顛末書」など)。
一方、始末書は社内処分を伴うような場合に、多く用いられます(例えば、懲戒、訓告、戒告その他)。
(※なお、顛末書の書き方については別ページで説明しています>>

◎取引先やお客様に対するお詫びの書面は、一般的に「詫び状」あるいは「謝罪文」などと呼ばれます。また、交通事故をおこしてしまった場合にあてはめると、加害者となってしまった場合や、他人の器物を損壊するような物損事故を起こしてしまった場合に、被害者や器物の所有者に対して出すお詫びの文章を書いた書面 も始末書とは異なり「詫び状」「謝罪文」となります。
(※なお、お詫び状、謝罪文の書き方については別ページで説明しています>>

このページでは特に交通事故の場合の始末書について説明します。

■2.始末書の使用例

下記にあげるのは始末書の代表的な使用例です。
始末書の使用例

1. 会社に金銭的損失を負わせた場合など

  (1)金銭の紛失、
(2)帳簿の不一致
(3)什器・備品やデータなどの紛失、
(4)物品や機材・什器・建物の破損(器物破損)
(5)在庫データ、出荷データ、納品データの不一致
(6)交通事故、その他の事故
など。
直接的に金銭にかかわるものだけでなく、データなどの間接的なものも含みます。
 

2.社内規定に違反した場合など

  (1)就業規則、服務規程に違反した場合
(2)社会通念、一般常識にてらして明らかにNGとみなされるものなど。
法律、法規に違反した場合も始末書の提出を求められるケースがあります。但し重篤な社会規律違反の場合は、始末書の提出無しで、解雇などの重い処分になることもあります。
 

3.会社の社会的イメージを著しく傷つけた場合など

  (1)商品の不具合、サービスの不備
(2)顧客や取引先に迷惑をかけた
(3)許可無く、会社の名前を使用した
(4)近隣の住民や、周辺団体への迷惑行為
など。
これも直接的なものだけでなく、損害賠償などの間接的なものも含みます。
 

■3.始末書を作成する際の注意点

最も大切なのは、過ちを再発させないことです。
始末書を作成する時はここに留意
1.
自分が事故や不始末やミスを起こし、自分で始末書を作成し、提出する場合の注意点
  ・過失、ミス、トラブル、紛失、損失のすべてを正直に申告し、心からの反省の気持ちを表わさなくてはなりません。

・ また、一般的には、便箋に手書きをするのが正式な始末書になります(筆者の会社では、パソコン、ワープロによる始末書の作成が認められていましたが)。
データを添付する場合などは、別紙はパソコンでも構いませんが、本文は手書きで作成しましょう。
2.
あなたが上司であり、部下に対する処分の一環として、始末書を作成・提出させる立場の場合の注意点
  ミスやトラブルは活かしていかなくてはなりません。

・きちんとした処分をすることで、
情報の共有化、
再発防止、
他の社員への教育的な効果
原因の分析
勤務状態の把握
安全管理の徹底
をはかります。


・また、文書を保存し、万一、同じ社員による同一ミスやトラブルが再発したときに、より重い処分を課す場合の根拠とすることができます。

【ポイント】
以下のような、運転手および労働環境や雇用条件に起因する交通事故に関しては再発防止のための社内調査が必要です。本人だけでなく直属の上司も調査対象となることを頭に入れて下さい。
・極度に疲労がたまっていた
・勤務シフトに無理があった
・健康状態に問題があった
・出張の日程に問題があった
・営業車の整備・点検に不備があった
会社によっては、作業現場での事故報告書のようなもの等、社内文書として始末書書式や様式が決められているところもあります。
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■4.始末書を出す時期

始末書は、不始末やミスやトラブルがわかったらすぐに、あるいは、処分が下されたらすぐに、なるべく早く出します。
但し、事態が収束してから提出するのが原則ですので、もし、重大な交通事故を起こし、本人または相手先に一刻も早い治療が必要な場合には、まずは迅速な医療処置および報告を心掛け、始末書はあとにまわすことになります。いずれにしてもできるだけ早く上司に申告、報告、および謝罪をし、改めて書面 でお詫びの気持ちを述べるのが良いでしょう。
ただし、始末書はビジネス文章で書かなくてはなりません。下記にいくつか始末書の書式(始末書の書き方例)をご紹介しています。

■5.始末書を作ってみよう(始末書の書き方、文例、例文)

下記にご紹介するのは、交通事故の始末書の代表的な文書例です。
業務上(ビジネスシーンで)必要な時に参考になさってください。

(本来なら手書きの書面が良いのですが)会社によりパソコン、ワープロ等による作成が許可されている場合やフォーマットが決まっているような場合には、名前の部分のみ自署により署名、捺印をします。
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(1).始末書(謝罪文)の書式、例文…軽微な交通事故
事例1:
軽微な交通事故「営業車を、駐車場のブロックに擦り、ボディーを損傷してしまった場合」の始末書様式例
車両事故の始末書例文
平成◯◯年◯◯月◯◯日
代表取締役社長 山田正男様
始末書
このたびは、営業車の件で大変なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
平成◯年◯月◯日午後6時頃、取引先から戻り、当社の駐車場に入庫する際、私の不注意で営業車の左後方をブロックに擦り、ボディーの一部を損傷してしまいました。
損傷部分の修理については、現在総務部を通 じて処理をお願いしておりますが、今後はこうした事故を再びおこすことがないよう、ふだんから安全運転および周辺の安全確認をおこたらぬようにいたします。二度とこのようなことのないよう誓約するあかしとして本書を提出いたします。
ご迷惑をおかけし、まことに申し訳ございませんでした。
営業部 営業三課
佐藤 市郎印
ポイント
●宛名は、社長あての場合が大半だが、場合によっては、支店長、支社長あてや工場長あて、所長あてなどのケースもある。
●縦書きの便箋に手書きする場合には、日付は文章の後に書く。
●縦書きの場合も「始末書」というタイトルは必ず必要。行の中央に書く。
●トラブルやミスの具体的な日時、内容とお詫びの言葉を述べる。
●現状の対応と、再発防止のための対策に触れる。
●もう一度お詫びをする、
※重要なのは、ミスを認め、同じ過ちを二度と繰り返さない事です。
原因がわかれば、対策をうつこともできます。会社にも安心してもらうことができます。

[始末書の書き方 解説]

上記掲載例は始末書の雛形です。ご自由にアレンジしてお使いください。
1. 宛先
宛先は社長名にするケースが多いようです。
下の例のように、会社名まで記載しても構いません。
・社長あての場合… □□□□□株式会社
代表取締役□□□□様
・支店長あての場合… □□□□□株式会社
□□□支店
支店長 □□□□様
2. 作成日または提出日.差出人の部署と氏名を明記
・始末書の作成日または提出日は必ず記載します。

・あなたの会社での部署名(所属)と氏名を明記します。パソコンで作成することを許される場合には、氏名だけは手書き(黒インクのペンで書き)、その横に捺印します。
縦書きの場合には、氏名の下に捺印します。  
3. 表題
・上記の始末書記載例では「始末書」とやや大きめの文字で書いています。「◯◯に関するお詫び」という表題を使用するよりも、直接的な表現となりますが「始末書」というタイトルを使用するのが慣例です。
 
4. トラブルやミスの内容と、原因、対策を示す文章を必ず入れる。
・原因がわかれば、ミスも防げるものです。

・上記の文例では再発防止のためにシステムや装置などによる何らかの対応が難しい場合の始末書となっています。「今後は再発防止のために細心の注意をはらう所存でございます」などと書きます。
 
5. もう一度お詫びをする
・同じ過ちは二度としないと約束するあかしとして始末書を出します。今一度お詫びをする文言を必ず入れます。
 
6. 金銭的な弁償について
・始末書の提出だけで許される場合と、トラブルによって会社に甚大な被害を与え、ある程度の金銭的なペナルティー=弁償(賠償)を求められる場合があります。

・一般的に、車両の損傷の場合は、軽度の損傷であれば車両保険などが適用され、社員に自己負担が求められることは少ないと思われます。弁償(賠償)が必要な場合の記載については、このページの文例1の説明文をお読みください。
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(2).始末書参考文例(交通事故)
ケース4:「交通事故」の始末書例文

交通事故の始末書の書き方には決まりがあるわけではないので、雛形というよりも一般例としてご紹介します。
事故の内容・程度および担当する警察署によって(こうした内容でOKが出るかどうか)判断が異なりますので、あらかじめご了承ください。
文章の書き方例
平成◯◯年◯◯月◯◯日
◯◯警察署様
始末書
私 ◯◯◯◯は、去る◯月◯日◯時◯分頃、◯◯市◯◯町◯丁目交差点付近において不注意により追突事故を起こしました。被害者の方には多大なご迷惑をおかけしてしまい、本当に申し訳ございませんでした。
 営業車による配送業務中であったことと、渋滞中で気が急いていたため、信号が変わる直前に交差点を通過しようとしたところ、前方に停車していた被害者の方の車の後部に追突してしまいました。充分な車間距離を確認せずに軽い気持ちで行なった行為が、被害者の方に甚大な損害を与えてしまい、お詫びの言葉もございません。
 被害者の方には心よりお詫びを申し上げますとともに、ご迷惑をおかけした損害に関しましてはまずは謝罪に伺った上で保険による補償も含め、誠意を持って対処したいと存じます。
今後はこのような事故を起こすことがないよう、時間にゆとりをもった配送計画に基づき営業いたしますとともに、細心の注意を払って運転する所存でございます。
まことに申し訳ございませんでした。
◯◯市◯◯町◯−◯−◯
◯◯◯◯印
ポイント
●宛名は、警察署長あてにする。署長の氏名がわかれば◯◯警察署(ここで改行して)◯◯◯◯様とする。
●縦書きの便箋に手書きする場合には、日付は文章の後に書く。
●縦書きの場合も「始末書」というタイトルは必ず必要。行の中央に書く。
●交通事故の具体的な日時、内容とお詫びの言葉を述べる。
●具体的な行動計画に触れる
●もう一度お詫びをする、
※重要なのは、率直な謝罪と同じ過ちを二度と繰り返さないと誓う事です。

[始末書の書き方 解説]

上記掲載例は始末書のサンプルです。ご自由にアレンジしてお使いください。
1. 宛先
宛先は警察署長宛にするケースが多いようです。
警察署で書式を指定されることもあります。
2. 作成日または提出日を明記
・始末書の作成日または提出日は必ず記載します。
3. 表題
・「始末書」というタイトルを使用するのが始末書の様式の慣例です。
 
4. もう一度お詫びをする
・同じ過ちは二度としないと約束する証(あかし)として始末書を出します。最後に今一度お詫びをする文言を必ず入れます。
 
5. 住所氏名を明記する
・最後に自分の住所氏名を記載し、捺印します。警察署から書式を指定されることもあります。
 
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■6.始末書の提出(ビジネスマナー)

始末書書き方の仕上げです。正式な提出の仕方を頭に入れておきましょう。
1. 正式には、封筒に入れて提出する
・会社に提出する始末書は、正式には封筒に入れて出します。
白無地封筒で、できれば二重封筒を用います。表の中央に「始末書」と筆または黒ペンで書きます。

・ 封筒には宛名は必要ありません。
裏面の中央左側に、あなたの所属部署名および、あなたの氏名を書きます。

・警察署に提出する場合には、担当官の指示に従ったものにして下さい。
2. 正式には、便箋に手書きをする
・会社に提出する始末書は、原則として便箋に手書きをするのが正式な形です。会社によっては、パソコンによる始末書作成が認められているケースもありますが、パソコン作成の場合の始末書でも、氏名の部分は自著(黒ペン)としましょう。  
・警察署に提出する場合には、担当官の指示にしたがったものにして下さい。
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