FAXの送り方

FAX送付状、FAX送付案内状のページ。FAXで文書を送信する際には、本題にあたる資料や文書だけを送信するのではなく、宛名や内容を記したFAX送付状、FAXシート、FAX送信案内状などといった案内書面を添えて送るのがビジネスマナーです(もし資料や文書だけを送信する場合には、先方にその旨を伝えて了承を得てから送信します)。
ここでは正しいFAXの送り方及びFAX受信時の対応マナーや返信の仕方などについて解説します。
………「FAXの送り方」のページの内容………
1.FAX送付状とは?(FAXを送る時のビジネスマナー)
2.FAX送信表、FAXシート、FAX送付状の書き方・雛形・文例
3.FAX受信時・返信時のビジネスマナー
 ※参考ページ…文書送付案内状のページへ>>>

1.FAX送付状とは?
 (FAXを送る時のビジネスマナー)

FAX送信状とは

文書をFAXで送信するときには、用件や枚数などを書いた書面を一枚添えて、一緒に送信するのがビジネスマナーとして慣例となっています(右のイラスト参照)。

FAX送り状、ファックスシート、FAX用フォームなどとも呼ばれます(英語ではFAX Cover Sheetをさします)。
FAX送付状の役割には以下のようなものがあります。
FAX送付状の役割
▼ 1.通知する
役割

説明

FAX文書の送り主と、送り先を知らせる。 ・誰からの文書で、誰に宛てた書面なのかを知らせる。

・送り主については、会社名(または団体名)、部署名、担当者、連絡先電話番号とFAX番号を記載する。
用件や内容を「件名」「送信内容」などの欄で知らせる ・件名の例
「○○○のご案内」「○○○のお知らせ」
「○○○に関する資料」など。

送信枚数を知らせる。

・書き方の例
「○○枚(この用紙を含む)」
「○○枚(このシート含む)」など。

送信日を知らせる。

・送信年月日を記載する。

▼ 2.連絡手段として使用する

役割

説明

補足説明を書く

・本紙に書かれていない内容や、本紙の内容を補足するようなコメントを書。
・書き方の例
「明日入荷します。ぜひご来店ください」
「原本は本日郵送致します。宜しくお願いします。」など。

▼ 3.受け手が内容を確認する

枚数や内容をチェックする

・FAX送信表に書かれた内容や枚数を受け手が見て、枚数が足りない場合には送り主に連絡することができます。

・万一操作ミスなどの理由で別の相手先に届いた場合には、送信元に知らせてあげたり、苦情を申し出ることができます。

2.FAX送信表、FAXシート、FAX送付状、FAX送信状の書き方・雛形・文例

[用紙のサイズ]
一般的には FAX送付状の用紙サイズは、A4、B5、A4の1/2サイズなどです。

 かつてはFAX用紙として感熱紙FAXが多く使われていた時代があり、用紙の節約を目的としてA4の1/2サイズが用いられることもありましたが、現在は普通紙FAXが一般的となっていること、また、受け手側でセットされている用紙サイズもA4が一般的となっていることから、A4で作るのが最も使いやすいと思います。
 また、現在は受け手側がパソコン等で受信内容をチェックし、「必要なページのみをプリントする、プリントするかどうかを選べる」というタイプのFAX機もあり、FAX送付案内状の用紙節約という意義自体が不要なケースもあります。

下記にご紹介するのはFAX送付状、FAXシート、FAX送付案内状の代表的な文例、例文です。
テンプレートを一つ作っておくと大変便利です。手作りする際のポイントを解説します。。

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FAX送付案内状の書き方
見本・雛形・テンプレート
_______様
横浜市鶴見区□−□−□
TEL. □□□−□□□−□□□□
FAX. □□□−□□□−□□□□
見本商事株式会社
営業部 高橋
FAX送付のご案内
送信日:           年 月 日
送信枚数(この用紙を含む):     枚
  平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
  下記の書類をお送りします。ご査収の程、宜しくお願い申し上げます。
__________________
__________________
__________________
記載内容の説明 その1
  • [宛名]
    社名、部署名、相手先担当者名を記載。

  • 役職のある相手には、役職名のあとに続けて“様”をつけるのはNG。二重敬語にならないように注意しましょう。

    ※肩書きのある相手への宛名の書き方
    誤:田中部長様、斉藤社長様
    正:部長 田中様、社長 斉藤様
    なお、会社あてや部署あての場合には様を使わず御中と書く。様がすでに印刷されている用紙を使う場合には二重線で消せば良い。

    ※相手先が会社名や部署名の場合の宛名の書き方
    正:◯◯株式会社 経理部 御中
    正:◯◯株式会社 経理ご担当様

記載内容の説明 その2(つづき)
  • [差出人情報]
    1.会社住所、2.電話番号、3.FAX番号、4.会社名、5.担当部署名、 6.担当者名を明記。
    必要に応じて担当印も押します。

  • [タイトル]
    FAX送付のご案内、FAX送信のご案内など。

  • [この書類のタイトル]
  •   FAX送付状、
      FAX送付のご案内、
      FAX送付案内状、
      FAX Cover Sheet などと書きます。
    (注文書の確認などの案件で折り返し返信が欲しい場合には、タイトルを
    「FAX送付案内状(要返信)」などとすることもあります。)

  • [送信日]
  • 送信年月日を記載するための欄です。
    ちなみに事務局では、折り返しすぐに回答が欲しい案件をFAXで送信する場合には、送信時刻を大きく記載したシートを用いることがあります。

  • [送信枚数]
  • FAXの場合には、通信障害や、先方の紙切れ紙詰まりなどのトラブルにより途中で通信が遮断されたり、全ての書面が先方に届かなかったりすることがあります。
    先方に受け取り枚数をチェックしてもらうためにも、送信枚数は必ず記載します。
    右上の見本・テンプレートはFAX送信状を含む枚数を記載する場合の文例です。
    〈送信枚数の書き方の例〉
    送信枚数:□□枚(この用紙を含む)
    送信枚数:□□枚(この用紙を除く)    など。

  • [挨拶文]
  • ごく略式で構いません。ビジネス文書の場合には「拝啓」「敬具」などの頭語+結語をつけることもあります。
    〈頭語と結語をつける場合の書き方の例〉
    拝啓 貴社におかれましては益々ご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。
    下記の書類をお送り致します。ご確認のほど宜しくお願い申し上げます。 敬具

  • [内容記載欄]
  • FAX送信する文書の内容を書きます。また、文書に書けないことや、補足説明を書くこともあります。
    右上の見本テンプレートは、なんでも書きやすい罫線のタイプにしています。
    ちなみに事務局で使っているのは、通信欄を四角い枠で囲んだだけのタイプです。書きたい内容の文字数が罫線の行数に収まらない場合や、注目して欲しい点にマークや図やイラストを描くような場合に便利です。

  • [その他]
  • 会社のロゴ入りのシートも良く使われます。その他に幼稚園や小学校の先生がよく使うのは季節の行事や花などのイラスト入りのFAXシート。
    企業の営業担当者なら、手書きで「よろしくお願いします!」と書き添えてもよいでしょう。

3.FAX受信時・返信時のビジネスマナー

ビジネスのシーンで用いられるFAXは、重要な文書のやりとりが多いものです。FAX文書の受信時および返信時のビジネスマナーを紹介します。
FAX受信時のビジネスマナー
1.FAX送付状に書かれたとおりの 枚数が揃っているか確認する
2.不鮮明な箇所はないか、 内容・文字が読み取れるか確認する
3.発信者に対し、間違いなくFAX文書を受信したことを電話(=急ぎの場合)またはメールで伝える。
4.返信が必要な場合には、なるべく速やかに返信をする。
5.FAXが届いているのを見つけた人は速やかに宛名の人に渡す。
6.FAXの宛名の担当者が席をはずしている場合には以下のいずれかの対応を行う。
[至急の用件なら]
(1)至急の用件であれば、担当者を社内を探して声をかけるか手渡す。
(2)至急の用件で担当者が不在であればその上司に伝えて指示を仰ぐ。
(3)至急の用件で担当者が不在であれば携帯電話などで連絡を取る。
(4)至急の用件で担当者と連絡がつかない場合には、その旨を送信元の担当者に連絡し、必要な対応を行う。

[至急の用件でなければ]
(5)至急の用件でなければ、担当者の席に文書を置き、メモで注意を促したり、本人が戻った時に声をかけたりする。

[担当者が長時間外出しているなら]
(6)担当者に代わって代理で送信元に連絡し、無事に受信していることと担当者が不在である旨を伝える。
 
会議や親睦会などの出欠を尋ねる案内状がFAXで送られて来た場合や、
注文書と受注書と一体になった書面を返信するなど、
先方から受け取ったFAX文書に返事やコメントを書き込んで送信することがあります。そんな場合のビジネスマナーを紹介します。
先方からのFAX文書に書き込んで返信する時のビジネスマナー
1.自分の氏名に「様」がついていたら二重線で消す。
2.宛先の氏名に「様」をつける。
3.最上部に大きく「返信」と書くなど、返信であることがわかるようにする。
4.先方のFAXの印刷範囲を意識し、印字できない余白部分にはあまり書き込まない。
5.なるべく早めに返信をする。
6.ペン、ボールペンを使い、はっきりとわかりやすく書く。
7.印刷したFAXシートを遣う場合には、重要な内容に下線を引くなど、一見して相手に伝わるように工夫する。
 また、印刷したFAXシートを用いる場合には一言添えると良い。
  「ご注文ありがとうございました。」
  「よろしくお願いします。」などの手書きコメントを書き込むとグッド!
ちょっとしたことがコミュニケーションの潤滑油になります。
 
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