事務所移転の挨拶状・閉店の挨拶状の書き方

事務所閉鎖の挨拶状・会社廃業のお知らせとは、取引先の会社や担当者あてにあるいはお客様に対し、会社の廃業や事務所が閉鎖したことを知らせる書面のことをさします。最近では書面でお知らせするだけでなくその企業や団体のホームページ上にもご挨拶を載せるのが慣例になっています。
このページでは、廃業の挨拶状、閉店の挨拶状、事務所閉鎖の挨拶状、店じまいや閉店の挨拶状について、挨拶状を出す時期や書き方、例文を紹介しています。
………このページの内容………
1. 事務所閉鎖(閉店・店じまい・会社廃業)の挨拶状とは?
2. 事務所閉鎖の挨拶状を出す時期
3. 事務所閉鎖(閉店・店じまい・会社廃業)の挨拶状を作ってみよう
4. 事務所閉鎖(閉店・店じまい・会社廃業)の挨拶状の書式(文例、例文)

1. 事務所閉鎖の挨拶状・事務所閉鎖通知とは?

廃業の挨拶状、閉店の挨拶状、事務所閉鎖の挨拶状、閉店の挨拶状とは、取引先やお客様に会社の廃業や事務所が閉鎖したことを知らせる書面のことをさします。「完全閉鎖」の場合と、「移転や合併などの、合理化に伴う閉鎖」の場合があります。

手書きではなく、パソコン、ワープロで作成した文書をFAXしたり、挨拶状を郵送で送付する場合がほとんどです。会社自体が存続している場合には、ホームページへにも掲載します。

このページでご紹介する事務所閉鎖の挨拶状・事務所閉鎖通 知には以下の2タイプがあります。
(1)完全閉鎖をする場合の挨拶状。
(2)移転や合併などの、合理化に伴う閉鎖の場合の挨拶状。
 

2. 事務所閉鎖の挨拶状・事務所閉鎖通知を出す時期

合併や移転に伴う事務所閉鎖の場合には、取引先の立場になれば、請求書、納品書といった伝票の送り先住所や、商品の納品先住所など、すべてが変更になります。できれば2ケ月前に、遅くとも1ケ月前には先方にお知らせするのがマナーです。

会社廃業に伴う事業所閉鎖の場合には、売掛金、買掛金など、支払いに関する事項がかかわってきます。先方にご迷惑をおかけしないためには、できれば2〜3ケ月前には挨拶状を送付したいものです。
なお、会社廃業の場合には、清算(任意整理、破産、特別清算)の各手続きが必要ですし、債務超過の場合など、ケースによっては告知の時期が非常に重要なファクターになります。ここではあくまでも廃業に際して特別 な問題がない場合の文例としてご紹介しますので、ご承知おきください。

お客様に対するお知らせは、郵送による通知の他に、ホームページの利用をおすすめします。

事務所閉鎖後すぐに年末年始を迎える場合には、挨拶状とは別 に年賀状などで
「去る◯月◯日に事務所を閉鎖しました、移転いたしました」等の形で、
新住所や連絡先をフォローしておきましょう。
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3.事務所閉鎖の挨拶状・事務所閉鎖通知を作ってみよう(挨拶状の書き方、文例、例文、例、雛形)

下記にご紹介するのは、事務所閉鎖の挨拶状・事務所閉鎖通知の代表的な文例、例文です。
(1)会社の廃業に伴う事務所閉鎖の挨拶状・事務所閉鎖通知
(2)移転や合併などの、合理化に伴う事務所閉鎖の場合の挨拶状・通知

※できればABCの3種類をご用意されることをおすすめします。
  文面は同一で構いません。

A 取引先に対する正式なご挨拶
…封筒に入れた書面を郵送する…宛名は先方の社長宛。
B 取引先の実務担当者への通知
…FAXで送信したり、請求書に同封したりできるA4サイズ
 OA用紙に印刷したもの。
C 貴社のホームページ上でのご挨拶

4.事務所閉鎖の挨拶状・事務所閉鎖通知の書式
(文例・例文、例、雛形)

(1)会社の廃業に伴う事務所閉鎖の挨拶状・事務所閉鎖通知
ホームページに掲載する場合のタイトル案としては、
「事務所閉鎖のお知らせ」
「会社廃業のお知らせ
「会社清算のお知らせ」
「会社清算に伴う事務所閉鎖のお知らせ」
「会社廃業のご挨拶」などがあります。

通常の挨拶状であれば、タイトルをつけずに本文だけで構いません。  
例文を2つ、ご紹介します。
[文例1] 廃業の挨拶状文例
 拝啓 ※1
 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、弊社は◯◯年の創業以来、皆様にご愛顧頂いて参りましたが、諸般の事情により来る◯月末日を持ちまして業務を終了する運びとなりました。
 度重なる原料高を、企業努力による経費削減だけでは吸収できず、採算が悪化し、やむなく商品を値上げしましたが、ここ1年は売り上げが次第に減少し、資金繰りも限界に達しました。誠に不本意ながら廃業に至った次第でございます。
 皆様の長年にわたるご厚情に心から感謝申し上げますと共に、突然の廃業でご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げる次第でございます。
 略儀ではございますが、まずは書中をもちまして廃業のお詫びとご挨拶を申し上げます。
皆様の今後のご健勝とご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具  
 平成◯◯年◯◯月◯◯日
〒郵便番号 亜多裸子市亜多裸子町□−□−□
電話. □□□−□□□−□□□□
FAX. □□□−□□□−□□□□
見本物産株式会社
代表取締役  見本一太
[文例2] 会社を解散する場合の挨拶状文例
 拝啓 ※1
 新緑の候 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
 さて、弊社は◯◯年の創業以来、皆様にご厚情を頂きまして、今日まで営業を続けて参りましたが、諸般の事情により来る◯月◯日を持ちまして会社を解散する運びとなりました。
つきましては、当事業所も◯月◯日をもちまして営業を終了させていただきます。
 皆様の長年にわたるご厚情に心から感謝申し上げますと共に、突然の解散でご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げる次第でございます。
まずは略儀ながら書中をもちまして廃業のご挨拶を申し上げます。
皆様の今後のご健勝とご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具  
 平成◯◯年◯◯月◯◯日
〒郵便番号  古井市古井町□−□−□
電話. □□□−□□□−□□□□
FAX. □□□−□□□−□□□□
見本物産株式会社
代表取締役  見本一太
なお、経理業務のみ、下記にて◯月◯日まで業務をとり行ないます。まことに恐れ入りますが何かご不明な点がございましたら、下記までご連絡賜りたくお願い申し上げます。※2
〒郵便番号  阿多羅志市阿多羅志町□−□−□
電話. □□□−□□□−□□□□
FAX. □□□−□□□−□□□□
事務所閉鎖の挨拶状・事務所閉鎖通知状の記載内容の説明
1. 頭語+結語、および時候の挨拶
・頭語と結語を入れます。
よく用いられる頭語と結語のペアは、「拝啓」+「敬具」です。

・時候の挨拶を入れます。
時候の挨拶とは、季節を表わす言葉をさします。
ビジネス文書ですから、無理に入れる必要はありません。
「◯◯の候」程度で良いでしょう。
時候の挨拶の一例
1月 ・厳寒の侯
・初春の候
2月 ・余寒の侯
3月 ・早春の侯
4月 ・陽春の侯
・桜花の候
5月 ・新緑の侯
6月 ・梅雨の侯
7月 ・盛夏の侯
8月 ・残暑の侯
・立秋の候
9月 ・初秋の侯
10月 ・秋冷の侯
・菊花の候
11月 ・晩秋の侯
12月 ・初冬の侯
2. 事務所閉鎖の挨拶状・事務所閉鎖の通知のしかた
ここから ・これまでのおつき合い、お取り引きに対するお礼と、廃業や清算で先方にご迷惑をおかけすることについてのお詫びを述べます。
丁寧な表現を心掛けましょう。
 
・その他にも使えそうな文例をご紹介します。

【廃業理由の部分】の文例
「後継者に恵まれず、やむを得ず廃業を決意いたしました。」

「昨年秋より体調を崩し、やむなく事業継続を断念いたしました。」

「諸般の事情により、会社を廃業することになりました。」
【お礼とお詫びの部分】の文例
「これまで◯年間の長きにわたり変わらぬおつき合いを頂きまして、本当にありがとうございました。」

「皆様の長年にわたるご愛顧に心から感謝申し上げますと共に、ご健勝とご発展をお祈り申し上げます」

「これまで長年にわたるお力添えを頂きながらご迷惑をおかけする結果となり、まことに申し訳なく心よりお詫び申し上げます。」
 
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(2)移転や合併などの、合理化に伴う事務所閉鎖の場合の挨拶状・事務所閉鎖通知
スペースが許すようでしたら移転先や合併後の新事務所の地図の掲載をおすすめします。地図は別紙でも構いません。
文例: 合理化に伴う事務所閉鎖のお知らせ 文例
事務所閉鎖のお知らせ
拝啓 ※3
初夏の候 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社は経営合理化の一環として◯◯月◯◯日をもちまして□□支店を閉鎖することに相成りました。これに伴いまして、□□支店の業務は今後△△支店が引き継ぎ、より充実したサービスと、迅速な対応を心掛けて参る所存でございます。
皆様には大変ご迷惑をおかけしますが、これを機に、社員一同気持ちを新たにし、皆様の信頼にお応えできるよう倍旧の努力をしてまいる所存でございます。何卒ご理解の上、今後ともお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。※4
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます。
敬具   
 平成◯◯年◯◯月◯◯日
   [◯月◯日まで営業]
   サンプル物産株式会社 ◯◯支店
   〒郵便番号  阿多羅志市阿多羅志町□−□−□
電話. □□□−□□□−□□□□
   [業務引き継ぎ先]
   サンプル物産株式会社 △△支店
   〒郵便番号  阿多羅志市阿多羅志町□−□−□
電話. □□□−□□□−□□□□
   [本社]〒郵便番号 住所□−□−□
見本物産株式会社
代表取締役  見本一太
※ 事務所閉鎖に伴い◯◯支店に関しましては◯月◯日◯時より電話が不通となります。皆様にはご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解ご協力の程よろしくお願い申し上げます。 ※5
事務所閉鎖の挨拶状・事務所閉鎖通知状の記載内容の説明
※3. 頭語+結語、および時候の挨拶
・頭語と結語を入れます。
よく用いられる頭語と結語のペアは、「拝啓」+「敬具」です。

・時候の挨拶を入れます。
時候の挨拶とは、季節を表わす言葉をさします。
ビジネス文書ですから、無理に入れる必要はありません。
入れる場合にも 長い文章は必要ありません。
「◯◯の候」程度で良いでしょう。
時候の挨拶の一例
1月 ・厳寒の侯
・初春の候
2月 ・余寒の侯
3月 ・早春の侯
4月 ・陽春の侯
・桜花の候
5月 ・新緑の侯
6月 ・梅雨の侯
7月 ・盛夏の侯
8月 ・残暑の侯
・立秋の候
9月 ・初秋の侯
10月 ・秋冷の侯
・菊花の候
11月 ・晩秋の侯
12月 ・初冬の侯
※4. 事務所閉鎖の挨拶状・事務所閉鎖の通知のしかた
今後もお客様あるいは取引先としておつきあいをする皆様にあてた挨拶状です。丁寧な表現を心掛けましょう。
 
・その他にも使えそうな文例をご紹介します。

【事務所閉鎖の理由の部分】の文例
「◯◯銀行と◯◯銀行の経営統合により〜する運びとなりました」

「組織変更と事業部制の導入に伴い、当事務所を閉鎖することになりました。」
【お礼とお詫びの部分】の部分
「皆様の長年にわたるご愛顧に心から感謝申し上げますと共に、今後も変わらぬお引き立てのほどよろしくお願い申し上げます。」

「つきましては今後全ての業務は新事務所にて執り行いますので、ご挨拶かたがたご案内申し上げます。 今後とも◯◯株式会社をご愛顧頂きますよう宜しくお願い申し上げます
※5. 補足文章の部分
ここの文例の部分は、もし不要でしたら、削除してください。
※ 事務所閉鎖に伴い◯◯支店に関しましては◯月◯日◯時より電話が不通となります。皆様にはご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解ご協力の程よろしくお願い申し上げます。
※ 事務所閉鎖に伴い、 ◯◯支店に関しましては◯月◯日◯時より電話が不通となります。事務処理は◯◯支店にて引き継ぎいたしますので、何かご不明な点がございましたら甚だお手数ではございますが◯◯支店◯◯担当tel.000-0000-0000までご連絡賜りますようお願い申し上げます。
 
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