社会人の基本マナー「就活のメール・ビジネスメール」

就職活動の際のメールマナーのページ。就職を希望する企業に対し、資料請求をしたり採用スケジュールに関する情報提供の依頼や、問い合わせ・質問などを行う際には、メールという手段がごく一般 的に使われているようです。また応募フォームも含めたウェブからの問い合わせでも基本的なビジネスマナーは不可欠です。
ここでは、就職活動・就活に使えるメールの文例やビジネスマナーをご紹介します。
…このページの内容…
1. 就職活動とメール・転職とメール  前のページ
2. メールで資料請求をしたいときの例文・文例 前のページ
3. 就活メールで使う基本的な言葉づかい 前のページ
4. 採用担当者(人事担当者)が使うメールの文例・例文
5. 電子メールのマナー、ビジネスメールを送るときのマナー
   メールの特性を知った上で利用する
6. メールを受け取ったら?返信のマナー

■4.採用担当者(人事担当者)が使うメールの文例・例文

就職を希望する人から、応募要項の請求、資料請求や就職・求人に関する問い合わせが来た場合の返信メールに使える文例をご紹介します。
[文例1/別便で郵送する場合]
件名/【◯◯物産株式会社人事部より】資料送付のご案内
本文
桜木大学経済学部
見本一朗様

このたびは弊社の求人資料をご請求頂きましてありがとうございました。
早速、以下の資料を郵送にてお送りいたしましたので、お知らせいたします。

[送付内容]
1.新卒採用に関する説明書ならびにエントリーシート
2.会社案内

なお、実際の採用活動は、◯月◯日以降となります(応募締め切りは◯月◯日予定)。

お送りする資料をご高覧の上、ご不明な点がございましたら
お手数ではございますが、 下記担当までお問い合わせ下さいますよう
お願い申し上げます。

今後とも宜しくお願い申し上げます。
………………
本件に関するお問い合わせ先
■◯◯物産株式会社人事部
採用担当 山野もみじ
http://***.***.***/
東京都渋谷区◯◯◯□−□−□ 〒000-0000
TEL.03-0000-0000 FAX.03-0000-0000
E-mail:**@**.**
………………
[例文2/ウェブ上で紹介する場合]
件名/【◯◯電気株式会社人事部より】採用に関するご案内
本文
桜木大学経済学部
見本一朗様

平素は◯◯電気をご愛顧頂きましてありがとうございます。
またこのたびは採用に関するお問い合わせをいただきましてありがとうございました。

まことに恐れ入りますが、現在、採用情報は下記のURLにてご提供させて頂いて
おります。募集要項、募集職種なども掲載しておりますのでご参照ください。
1.採用情報のページ
http://***.***.***/****/
2.会社概要(pdfファイルとなります)
http://***.***.***/****/

ご不明な点がございましたら お手数ではございますが、 下記担当までお問い合わせ
下さいますようお願い申し上げます。

今後とも宜しくお願い申し上げます。
………………
本件に関するお問い合わせ先
■◯◯電気株式会社人事部
採用担当 河野講二
http://***.***.***/
東京都渋谷区◯◯◯□−□−□ 〒000-0000
TEL.03-0000-0000 FAX.03-0000-0000
E-mail:**@**.**
………………
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■5.電子メールのマナー、ビジネスメールを送るときのマナー

最後に、電子メールの基礎知識から、ビジネスメールのマナーまでをご説明いたします。
電子メールのマナー
1.  メールの特性・電子メールの長所短所を知った上で利用する
(1)急ぎの用件には向かない
  相手がすぐメールを読んでくれるとは限りません。
先方の目にふれるまでに時間がかかることを念頭に入れて利用しましょう。

心配な場合には、メール送信後、「今、資料をでメールでお送りしましたのでお読みいただけますでしょうか?」 と、電話でフォローするのも良いでしょう。
(2)相手の会社のインターネットの利用状況、担当者の年齢や役職を見極めて利用
  気軽に使える点が長所とも言えるメールですが、礼儀やマナーの面から言えば、メールはあくまでも略式です。
※正式な依頼文書、謝罪文や契約関係に関しては、書面を用いるのがビジネスマナーの基本です。 そこでメールを送る前に以下のようなチェックをして下さい。

・最近では年輩の方でも電子メールを使いこなす方が増えて来ましたが、できれば 先方がメールを使い慣れているかどうかを見極めてからメールを利用します。きちんとした自社のホームページを持っている企業なら、ほぼメールのやりとりに問題はありませんが、ホームページのない会社やショップなどの場合は一考を要します。就職説明会での採用担当者の年齢や業種などで推測します。
(3)相手の許可を得ずに、初めての相手に添付ファイルを送るのは失礼にあたる
  相手の許可を得ずに添付ファイルをつけて送信するのは失礼にあたります。

容量の大きなファイル(いわゆる重いデータ)を送るときは、送り主も受け手も通信時間が長くかかります。通信費が有料の場合もありますし、通信回線が遅い環境で使用しているユーザーもいます。

重たいもの(大きいもの)は圧縮ソフトなどで小さくして送りますが、この場合も、先方に圧縮ファイルを解凍するツールがないと開くことができません。

また、データファイルの形式によっては相手が開くことができない場合があります。

最近ではメールを通して感染するウィルスに対する意識も高まり、添付ファイルを不用意に開くことに対する抵抗感も高くなってきています。
添付ファイルがついているだけで受信拒否の設定をしているユーザーもいます。
(4)開封通知を強要するのは、失礼にあたる
  受信と同時に、「開封を通知するメール を送りますか?」と聞かれることがありますね。
相手がメールを受け取ったら開封を知らせるメッセージが届く、いわゆる開封通知メールは、アウトルックなどのメールソフトの機能のひとつですが、この機能を使って相手にメールを送るのは失礼にあたります。

余談ですが、迷惑メールにはこの機能を使ったものが多く、メールのアドレスが実在していることを確認しているような印象を受けます。

※アウトルック=outlook express。メール送受信のソフトのひとつ。Windowsのパソコンに標準搭載されている。
2.  差出人のメールアドレスを確認
(1)スペルミスはないか
  電子メールを送る際、返信先(送信元・差出人)のメールアドレスに誤りがないか、必ず確認してから送るようにします。
自分のアドレスのスペルに一ケ所でも誤りがあると返信が届かないので注意しましょう。
(2)用件や相手にふさわしい差出人アドレスか
  ひとつのメールソフトで、例えば「会社用」と「個人用」の複数のメールアドレスを使用している場合などは特に注意してください。
3. 相手先(宛先)のメールアドレスを確認
(1)スペルミスはないか
  相手のメールアドレスを必ず確認してから送信しましょう。アドレスのスペルに一ケ所でも誤りがあるとメールが届かない場合や、誤って別 の相手に届いてしまうこともあるので注意します。
4. メール本文の書式はビジネス書式で作る
(1)本文の冒頭に宛先の名称を書く
  本文の冒頭部分の例)
ビジネスメールの場合には企業名を明記します

サンプル商事株式会社
総務部 人事担当 山田一平様

平素は大変お世話になっております。
先日はお忙しい中をお時間を頂戴し、有り難うございました。

早速ですが・・(以下省略)
(2)文章はだらだらと書かず、数行ずつで区切り、空白行を入れるようにすると読みやすい。
(3)署名(sign)の機能を活用し、文末には差出し人の連絡先やメールアドレスを明記する。
  署名の部分の例)

……………
株式会社見本物産
マーケティング部 広報担当
部長 花野道子
東京都渋谷区◯◯◯□−□−□
tel.03-0000-0000 E-mail:**@**.**
……………
5. 機種に依存する文字は使わない
(1)機種依存文字を使うと、文字化けするときがあるため使わないようにする。
  一部の文字が文字化けします。例えば◯で囲んだ数字や、ローマ数字、単位 記号など。
こうした文字は使わないようにします。
また、携帯電話←→パソコン間のメールのやりとりの場合、絵文字も文字化けします。

送信前のメールの例
(Windows)
上記のメールを実際に受信したメールの例。文字化けしています。
(Macintosh)
6. その他の留意点、気をつけること
上記以外に、メールの特性として下記を頭に入れて使いましょう。
(1)予期せぬトラブルによって先方に届かないこともある
  最近はトラブルがずいぶん減りましたが、落雷や停電、プロバイダーのトラブル、サーバーのトラブル、通信回線のトラブルなどにより、メールが相手方に届かないこともあります。

心配な場合は、「さきほどメールを送りました」など、電話でフォローしてください。
(2)セキュリティー面では、万全でない
  情報が100%安全にやりとりできるとは思わないで使って下さい。
機密情報のやりとりには不向きです。
(3)ウイルス対策を行う
  ウイルスに感染しているパソコンからメールを送信すると、先方にもウイルスが感染してしまう可能性があります。お互いの安全のために、適宜ウイルス対策を行いましょう。
できればウィルス対策ソフト(アンチウィルスソフト)をインストールしておくようにします。

なお、Windowsのユーザーの方は、ウィルス対策ソフトだけでなくWindows Updateによるセキュリティーホールのチェックもお忘れなく。

■6.電子メールを受け取ったら(返信のマナー)

メールを受け取ったら、なるべく早く返信を出します。
できるだけ24時間以内に返信することが望ましいのですが、もし、返信にそれ以上かかる場合には、受信のお知らせとお礼だけでも送信することをお勧めします。

それでは、下記に、電子メールを返信する際に気をつけることや、メールのマナーと書き方をいくつかご紹介します。
電子メールの返信のマナー
1.  返信はなるべく早めに
  メールを受け取ったらなるべく早めに(できるだけ24時間以内に)返信を出します。
お返事がすぐにできないときのために下記のような文章を下書きフォルダに作っておきます。
すぐに返信ができないときは、こうしたメールを送信しておくと良いでしょう。

また、お礼にそえて
「明日必ずお返事を差し上げます」 とか、
「土日をはさみますので、月曜にお返事を差し上げます」など、
いつまでに返信を差し上げられるのかを書き添えると、さらに良いと思います。

先方は毎回、メール受信のたびに返信来ているかどうかをチェックしているはずです。
相手の気持ちになって対応するようにしましょう。
【受信のお知らせとお礼メールの文例・例文】
桜木大学経済学部
鈴木様

このたびは、求人に関するお問い合わせを頂きまして有り難うございました。

まことに恐れ入りますが、お返事まで少々お時間をいただけないでしょうか?
お忙しいところお時間を頂戴し、申し訳ございません。

メールは間違いなく頂戴しております。
まずは受信のお知らせとお礼を申し上げたくお便りいたしました。
ありがとうございました。
………………
株式会社見本物産
総務部 広報担当 山野道子
東京都渋谷区◯◯◯□−□−□
tel.03-0000-0000 E-mail:**@**.**
………………
2. 先方からのメール文を上手に引用する
 

相手からきたメール文をそのまま引用すると、内容がわかりやすくなる場合があります。
かしこく 文中に引用しましょう。
「>」の部分が引用部分です。わかりやすくするため、文字色を変えています。
末文には、かならずお礼を述べましょう。

 

【相手からきたメール文を引用している文例・例文】
◯◯様

このたびはお問い合わせをいただきましてありがとうございました。
早速ではございますが、ご質問の件につきまして、下記の通りお答えいたします。

> 現在社員採用の予定はおありですか?

◯◯年度の正式な採用活動は◯月からの予定でございます。
なお、応募要項および採用スケジュールに関しましては、
いずれも弊社ホームページ上に掲載しております。
※採用情報のページ
http://***.***.***/****/

> 転勤はありますか?

募集予定の職種のうち、エンジニアは本社研究所のみの勤務となります。
その他の職種につきましては、国内各事業所に転勤の可能性がございます。

(中略)

ご参考までに「採用に関するよくあるご質問」のページもご用意いたしました。
よろしければご参照くださいませ。
※よくあるご質問のページ
http://***.***.***/****/

今後とも宜しくお願い申し上げます。
お問い合わせありがとうございました。
…………………
本件に関するお問い合わせ先
■◯◯物産株式会社人事部
採用担当 山野もみじ
http://***.***.***/
東京都渋谷区◯◯◯□−□−□ 〒000-0000
TEL.03-0000-0000 FAX.03-0000-0000
E-mail:**@**.**
………………
3. 件名(Subject)は、わかりやすいものを
  返信のタイトル(件名)の付け方に決まりはないのですが、先方からのメール件名に敬語が含まれる場合は、そのまま返信することは避けましょう。
また、迷惑メールと誤解されそうなタイトルも避けましょう。
先方からのメールの件名の例 返信メールの件名の例 (◯良い例、×良くない例)
人事担当様へ求人に関する資料送付のお願い 求人に関する資料送付のご連絡
× re: 人事担当様へ求人に関する資料送付のお願い

↑応募者からのメールの件名をそのまま使用
4. 自分のパソコンは適宜、ウイルス対策を
  ウイルスに感染しているパソコンからメールを送信すると、先方にもウイルスが感染してしまう可能性があります。お互いの安全のために、適宜ウイルス対策を行いましょう。

得体の知れないメールや、怪しい添付ファイルがついたメールは開封せずに削除することをおすすめします。
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