社会人の基本マナー「ビジネスメール」

メールのマナーのページ。
今や情報伝達・意志疎通の手段として必要不可欠なビジネスツールとして確固たる地位を確立した電子メール。ビジネスの現場では、社内、社外の通信手段として電子メールが欠かせないものになっています。このページでは電子メールの基本とも言えるビジネスマナーや作法と留意点、使用する上でのポイントやメールで使われるビジネス敬語などをご紹介します。
………このページの内容………
1. 電子メールのマナー、ビジネスメールを送るときのマナー 前のページ
 メールの特性を知った上で利用する
2. 電子メールの基礎知識   前のページ
 CC, BCC, 添付ファイルの作法やマナー
 (CCや添付ファイルの送信時の注意点 など)
3. メールを受け取ったら?返信のマナー
4. ビジネスメールで良く使われる言いまわし。
5. メールで良く使われる敬語

■3.電子メールを受け取ったら(返信のマナー)

メールを受け取ったら、なるべく早く返信を出します。
できるだけ24時間以内に返信することが望ましいのですが、もし、返信にそれ以上かかる場合には、受信のお知らせとお礼だけでも送信することをお勧めします。

それでは、下記に、電子メールを返信する際に気をつけることや、メールのマナーと書き方をいくつかご紹介します。
電子メール 返信のマナーと作法概要
1.  返信はなるべく早めに
下記のような文章を下書きフォルダに作っておきます。
すぐに返信ができないときは、こうしたメールを送信しておくと良いでしょう。

また、お礼にそえて
「明日必ずお返事を差し上げます」 とか、
「土日をはさみますので、月曜にお返事を差し上げます」など、
いつまでに返信を差し上げられるのかを書き添えると、さらに良いと思います。

先方は毎回、メール受信のたびに返信来ているかどうかをチェックしているはずです。
相手の気持ちになって対応するようにしましょう。
【受信のお知らせとお礼メールの文例・例文】
◯◯株式会社
◯◯様

いつもお世話になっております。
ご連絡有り難うございました。

まことに恐れ入りますが、お返事まで少々お時間をいただけないでしょうか?
お忙しいところお時間を頂戴し、申し訳ございません。

メールは間違いなく頂戴しております。
まずは受信のお知らせとお礼を申し上げたくお便りいたしました。
ありがとうございました。
………………
株式会社見本物産
マーケティング部 広報担当
部長 花野道子
東京都渋谷区◯◯◯□−□−□
tel.03-0000-0000 E-mail:**@**.**
………………
2. 先方からのメール文を上手に引用する
相手からきたメール文をそのまま引用すると、内容がわかりやすくなる場合があります。
賢く文中に引用しましょう。
「>」の部分が引用部分です。
【相手からきたメール文を引用している文例・例文】
◯◯様

このたびはお問い合わせをいただきましてありがとうございました。
早速ではございますが、ご質問の件につきまして、下記の通りお答えいたします。

> このクッキーの原料はアレルギーのもとになる食品が使われていますか?

アレルゲンのうち、法律で表示が義務付けられているものとしては「卵、牛乳、小麦」を使用しております。いずれも商品のパッケージに記載しております。

> 冷凍した場合、どのくらい保存ができますか?

できれば一ヶ月以内に消費して下さい。なお、一度解凍した場合はなるべく早くお召し上がり頂きますようお願い申し上げます。

(以下略)
3. 件名(Subject)は、わかりやすいものを

返信のタイトル(件名)の付け方に決まりはないのですが、先方からのメール件名に敬語が含まれる場合は、そのまま返信することは避けましょう。
また、迷惑メールと誤解されそうなタイトルも避けましょう。

先方からのメールの件名の例 返信メールの件名の例
(◯良い例、×良くない例)
佐藤様へ□□会のご案内 □□会の出欠に関するご連絡
× re: 佐藤様へ□□会のご案内
よろしく

 

4. 自分のパソコンは適宜、ウイルス対策を
ウイルスに感染しているパソコンからメールを送信すると、先方にもウイルスが感染してしまう可能性があります。お互いの安全のために、適宜ウイルス対策を行いましょう。

得体の知れないメールや、怪しい添付ファイルがついたメールは開封せずに削除することをおすすめします。

■4.ビジネスメールで良く使われる言葉

メールには、良く使われる常套句があります。(=じょうとうく。同じような場面 で決まってもちいられる言葉。決まり文句のこと)

手紙のような時候の挨拶や、「拝啓」「敬具」といった頭語、結語は必要ありません。
下記に、いくつかご紹介しましょう。
ビジネスメールでよく使われる言葉づかいの例
言葉 良く使われるシーン
・いつもお世話になっております。

・いつも◯◯をご利用頂き有り難うございます。
  1.冒頭に使います。

2.お客様や取引先に対して使います。
・恐れ入りますが〜でしょうか?

・恐れ入りますが〜でいらっしゃいますか?

・恐れ入りますがあいにく〜でございます。
  1.確認する

2.尋ねる、質問する
恐れ入りますが、Bではございませんか?

3.依頼する、お願いする
恐れ入りますが折り返しおメールを頂けませんでしょうか?
恐れ入りますが、ご伝言をお願いできますでしょうか?

4.相手の意にそえない結果を詫びる
まことに恐れ入りますが、あいにく品切れとなってしまいました。
・お時間を頂戴してもよろしいでしょうか?

・お時間を頂戴して申し訳ありませんでした。
  1.返答に関して相手を待たせる時
この件に関しましては少々お時間を頂戴してもよろしいでしょうか?
本件に関しましては月曜にお返事を差し上げたいと存じます。お忙しい中◯◯様にはお時間を頂戴し、まことに申し訳ございません。

2.相手を待たせてしまったとき
山本様、お時間を頂戴して申し訳ありませんでした。
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■5.メールで良く使われる敬語

次に、メールでの文中で良く用いられる敬語について、いくつかご紹介します。以下の3つを頭に入れておきましょう。

1. 相手や相手の会社、相手の所有物、相手の考えや行動には尊敬語を用いる

2. 自分や自分の会社、自分の所有物、自分の考えや行動には謙譲語を用いる

3. 基本的に丁寧語で会話する

●自分が所属するものと、相手が所属するものに対する表現を身につけましょう。

・相手や相手の所有物を敬う表現の時には、「貴」「御」などをつける場合が多く、 自分や自分の所有物をへりくだって使う表現のときには、「小」「拙」「弊」などをつけます。
もとになる言葉 尊敬語に変換した例 謙譲語に変換した例
相手の会社 貴社、御社  
自分の会社、当社   弊社、小社

※従来無かった言葉としては(新語と言えるかどうかはわかりませんが)、相手のホームページをあらわす言葉として「貴サイト」「貴ホームページ」などという表現を用います。メールでのやりとりや、打ち合わせや書面などで使用してみて下さい。
ビジネスシーンで良く使用する代表的な表現の例
もとになる言葉 敬語に変換した例

備考

山本さんはいますか?
  敬語に変換した例

備考

山本さんはいらっしゃいますか?
山本さんはいらっしゃいますでしょうか?
山本さんはおいででしょうか?
山本さんはおいでになりますか?
居る→いらっしゃる
居る→おいでになる
山本さんはいつ来ますか?
  敬語に変換した例

備考

山本さんはいつおこしになりますか?
山本さんはいつおいでになりますか?
山本さんはいつおこしでしょうか?
山本さんはいつおいででしょうか>
来る→おこしになる
来る→おいでになる
メールをもらえますか?
  敬語に変換した例

備考

(お)メールを頂けますか?
(お)メールを頂けますでしょうか?
もらう→頂く
会いたいのですが
  敬語に変換した例

備考

お目にかかりたいのですが
お会いしたいのですが
会う→お目にかかる
会う→お会いする
あなたの会社を訪問したい
  敬語に変換した例

備考

貴社に伺いたい あなたの会社→貴社
訪れる、訪問する→伺う
資料を見てくれましたか?
  敬語に変換した例

備考

資料をご覧頂けましたか?
資料をご覧頂けましたでしょうか?
資料をご覧下さいましたでしょうか?
見る→ご覧になる
〜してくれる→〜して頂ける、〜して下さる
(あなたの会社の資料を)読んだ、見た
(あなたの意見を)聞いた
  敬語に変換した例

備考

(貴社の資料を)拝読しました。
(貴社の資料を)拝見しました。
(あなたの意見を)拝聴しました。
読む→拝読する
見る→拝見する
聞く→拝聴する
話を聞きたい
意見を尋ねたい
  敬語に変換した例

備考

(お)話を伺いたい
ご意見を伺いたい
聞く→伺う
問う、尋ねる→伺う
(見積り)が欲しい
(時間)が欲しい
  敬語に変換した例

備考

(見積)を頂きたい
(時間)を頂きたい
(見積)を頂戴したい
(時間)を頂戴したい
欲しい→頂きたい
欲しい→頂戴したい
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