歓迎会の司会

歓迎会の司会とは、職場や学校、グループ、団体などに新しいメンバーを迎える歓迎会の当日に進行役を務める人をさします。歓迎会とは、新しいメンバーや新入生(あるいは、場合によっては訪問者、滞在者、研修受講者、インターンシップ受講者など)に対し、歓迎の気持ちを伝える会のことをさします。
このページでは職場や学校などで行われる歓迎会の司会について、準備段階におけるポイントと、当日の式次第(歓迎会の流れ)の参考になる進行表、司会者の言葉の例(原稿文例)などをご紹介しています。
このページの内容
1. 司会の役割とは
2. 歓迎会、歓送迎会の司会の準備と、役割のポイント
3. 歓迎会、歓送迎会の流れ(進行、式次第、プログラム)と注意事項

1.司会の役割とは

歓迎会、送別会や、宴会、忘年会、新年会などにおいて、会の進行役を勤める人を「司会」「司会者」と言います。幹事が司会者を兼ねることもありますが、幹事は主に企画や準備、手配などの裏方を中心になって行うため、厳密にいうと司会者とは異なる役割です。

「◯◯会」本番は、この日のために進めてきた準備の集大成、いわば「お披露目」「発表会」の場だと心得て下さい。司会(世話役)が必要とされる主なイベントは以下のとおりです。

参加者を満足させるためには、会に適したテンション、計画性、実行力、協調性、企画力、決断力、機転などが求められます。
▲PAGE TOP
◆司会(進行係)が必要な、会社・職場のイベント
飲み会 宴会、忘年会、新年会
歓送迎会 新入社員歓迎会、歓迎会、送別会、退職送別会、
行事

花見、社内運動会、ゴルフコンペの表彰式

旅行 社員旅行、慰安旅行での宴会
その他 懇親会、親睦会、交流会、同期会、接待など。
(なお、 会社の場合の社葬や告別式の司会者はプロに依頼するケースが多い)
   
◆司会(世話役)が必要な、学校やクラブ活動、部活動のイベント
歓送迎会 新入生歓迎会、歓迎会、送別会、卒業生送別会、
宿泊 ゼミ合宿、ゼミ旅行、スポーツ合宿などでの懇親会
行事

運動会、学園祭および学園祭内での各種イベント

その他 PTA懇親会、親睦会、交流会、バザー、サークル活動、
   
◆司会(世話役)が必要な、友人その他おつきあいのイベント
飲み会 宴会、忘年会、新年会、親睦会
結婚式 披露宴、披露宴の二次会
同窓会 同窓会、クラス会
その他 ロータリークラブの活動、同期会、学会の懇親会、ゴルフコンペの表彰式、スポーツイベントや応援活動、
(なお議員や役員の候補者に対する応援や激励のイベントなどはごく内輪の場合を除きプロに依頼するケースが多い)
次の項以降で、歓迎会の司会について役割とポイントをご説明いたします。
▲PAGE TOP

2.歓迎会、歓送迎会の司会の準備と、役割のポイント

歓迎会、歓送迎会の司会には、主に以下の役割があります。
準備のポイントと、当日の役割をご説明いたします。
プランが決まったら、必ず責任者の了承を得てから実施するようにして下さい。
◆歓迎会、歓送迎会の司会の準備と、役割のポイント
1. 主役の確認
  ◎当日の主役(迎え入れる人、送り出す人)をチェックします。

◎新入社員、中途入社する社員、転入してくる社員などの人数、氏名、性別、部署または業務などを確認しておきます。

◎退職する社員(定年退職、中途退職)の人数、氏名、性別、これまで携わった業務または所属していた部署などを確認しておきます。

◎異動により転出する社員の人数、氏名、性別、これまで所属していた部署および、転出先の事業所名(支店名など)、部署名を確認しておきます。

職場の場合、紹介順序が大切です。肩書きが上の人から紹介するのが一般的です。きちんと情報収集しておきましょう。

※難読な氏名には、読みがなをふっておくと良いでしょう。
2. 異動日、着任日、入社日、退職日の確認
  ◎当日の主役(迎え入れる人、送り出す人)の異動日や着任日、入社日を確認しておきます
3. 当日の進行表の確認
  ◎当日の式次第(プログラム進行表)の確認をしておきます
※プログラム進行表の例…>>

◎幹事と相談し、各プログラムごとの時間配分を決めておきます

◎会場の使用時間、お開きの時間を確認しておきます。
4. 挨拶やスピーチをする人の確認
  ◎幹事のほうで決めた、以下の各人を確認しておきます。
挨拶・スピーチをする人、
主役を紹介する人、
主役を代表して一言述べる人、
乾杯の音頭をとる人、
万歳三唱をする人、
お礼の言葉を述べる人
余興などをする人
…… などを確認しておきます。

※難読な氏名には、読みがなをふっておきましょう。
5. 会場の確認
  以下の点などを考慮に入れて会場をチェックします。
【確認事項】
◎和室(座敷)、立食、テーブル席のいずれか
…和室の場合の乾杯は、着席のまま行う場合もあります。

◎会場は貸し切りかどうか
…会場の仕切りがパーテーションだけの場合は、あまり騒がないようにしなくてはなりません。

◎宴会場使用の延長料金
…延長料金がかかる場合には、時間厳守でプログラムが終了するように進行を調整しなくてはなりません。

◎音響その他、機材の有無や確保の確認

◎音響担当者、音響係がいるか、いないか
…マイクの有無や、カラオケなどのセッティング、調整などについて他のスタッフに依頼できるのかどうかを確認しておきます。
6. 料理や飲み物のおよその内容の把握
  ◎参加者が歓談する間に、幹事は料理や飲み物がすべて出されたかどうかに気配りをしなくてはなりません。
司会者は料理や飲み物のすすみ具合やタイミングを見ながら式をすすめます。献立・メニューを頭に入れておけば頃合いを決めるのに役立ちます。
◆歓迎会、歓送迎会の司会の準備と、役割のポイント(つづき)
7. 参加人数の把握
  参加人数の多寡が声の大きさ、視線、立ち位置などに関係します。
およその参加人数を把握しておきましょう。
必要に応じてマイクなどの音響設備の手配をしてください。
8. 当日の司会進行
  ◎開始前
できれば、開始前に責任者と幹事に挨拶をしておきましょう。
(例「本日司会をつとめさせていただく山田一郎と申します。どうぞよろしくお願い致します。)

◎開会
プログラムに合わせ、司会進行を行います。
プログラムはこのページの下方にて… >>

◎終了後
主役、責任者、幹事には挨拶をします。
(例「行き届かぬ点があったと思いますが皆様のおかげで無事に終了することができました。本日はありがとうございました。」

3.歓迎会の流れ
 (進行、式次第、プログラム、マニュアル)

歓迎会の流れと注意事項やポイントをご紹介します。
●注意事項とポイント
▼主役の部署、氏名を間違いなく紹介する
ただし、主役の人数が多い場合は、司会者ではなく、人事担当や所属部署の責任者が紹介する場合があります。
また、新入社員の歓迎会の場合など、人数が多い場合には個々の部署や氏名を紹介しない場合もあります。
▼敬語の使い方に注意する
社外の来賓から祝辞を頂く場合には、敬語を用います。
(例:ご来賓のサンプル商事株式会社、山本社長よりお言葉を頂戴いたします)
(例:ご来賓の見本大学教授、佐藤様よりお言葉を頂戴します)
 など。
 肩書きがつく場合には、
 「サンプル商事株式会社 社長 山本様」または
 「サンプル商事株式会社  山本社長」
  (肩書きに様をつける◯◯社長様はNG)
 肩書きがない場合には、◯◯様 となります。

社内でも、自分より上の人を紹介する場合には、敬語を用います。
(例:最初に加藤社長より、お言葉を頂戴します。)
(例:それでは、最後に高橋部長、一言お願いします)
▼機転をきかせる
マイクの前に立ったり、注目を浴びたりすると急にど忘れしたりあがってしまうことは誰にでもあるものです。主役、発言者、来賓などが恥をかくことのないよう、フォローをしたり、サポートをしてあげるようにしましょう。
それでは下記に、代表的な歓迎会の流れの例を2例、ご紹介いたします。
  ※なお、送別会の司会、歓送迎会の司会は別ページにて…>>
(例1)新入社員が多い、新入社員歓迎会の場合
 [新入社員の人数が多い場合] 
◆歓迎会の流れ ◆司会者の言葉の例
1.開会宣言 それではこれより、平成◯◯年度新入社員の歓迎会を行います。
2.挨拶またはひとこと まずはじめに加藤社長より、一言お言葉を頂戴します。
3.主役の紹介 それでは、本年度の新入社員の皆さんを人事部の高橋部長からご紹介していただきます。
人数が非常に多い場合は個別の紹介は省略し、紹介者には概要のみ述べていただくようにします。

(人事部長による紹介例:「本年度の新入社員は、事務系◯◯名、営業系◯◯名、技術系◯◯名、合計◯◯名です。今年の新人は……の人が多く、我々も非常に愉しみにしております。」など)
(例1)新入社員が多い、新入社員歓迎会の場合(つづき)
 [新入社員の人数が多い場合] 
4.乾杯 次に、山元専務に乾杯の音頭をお取りいただきます。山元専務、よろしくお願いします。
5.食事・歓談
(余興やゲームをする場合も有り)
それではこれよりしばらくはお食事とご歓談に移りたいと思います。新入社員の皆さんは、それぞれの部署の席に移動して下さい。
6.歓迎会の場合は、新入社員、転入社員の一言
(人数が多い場合は代表者のみ)
新入社員を代表して、広報部の山口さん、一言お願いします。
7.締めの一言、万歳三唱など
(万歳三唱、一本締め、三本締めなどは、やってもやらなくてもOK)
そろそろお時間となりましたので、ここで福島副社長に締めの一本締めをお願いいたします。
8.閉会宣言 それではこれでお開きとしたいと思います。
皆さん、忘れ物がないようにご注意の上、気をつけて帰って下さい。本日はお疲れ様でした。
(例2)新入社員または転入社員が数名のみの、歓迎会の場合
 [新入社員の人数が少ない場合] 
◆歓迎会の流れ ◆司会者の言葉の例
1.開会宣言 それではこれより、平成◯◯年度新入社員の歓迎会を行います。
2.挨拶またはひとこと まずはじめに加藤社長より、一言お言葉を頂戴します。
3.乾杯
次に、山元専務に乾杯のご発声を頂戴します。山元専務、よろしくお願いします。
小さな会社なら、「乾杯の音頭」を別の人に依頼せず、2.の人に、挨拶と乾杯の発声の両方を依頼しても構いません。
4.食事・歓談 それではこれよりしばらくはお食事と歓談に移りたいと思います。
5.主役の自己紹介
(人数が少なければ主役本人による自己紹介という形式がおすすめ。)
腹ごしらえもできたところで、新入社員の皆さんには、こちらの端から順番に、「自己紹介とこれからの抱負」を一言お願いします。
紹介の開始タイミングは、あまり遅くなり過ぎないようにします。
新人は、自己紹介を終えるとホッとしてしまって「一言」を忘れがちです。そんなときは司会者は「では一言お願いします」と、発言を促すフォローをしましょう。
6.締めの一言、万歳三唱など
(万歳三唱、一本締め、三本締めなどは、やってもやらなくてもOK)
そろそろお時間となりましたので、ここで福島部長に締めの一本締めをお願いしたいと思います。福島部長、よろしくお願いします。
8.閉会宣言 新入社員の皆さんはぜひとも頑張って下さい。
それでは 本日はこれでお開きとしたいと思います。
皆さん、忘れ物がないようにご注意の上、気をつけて帰って下さい。本日はお疲れ様でした。
★まだ間に合う!
届け先の近くのお花屋さんが 直接手渡しでお届け。
当日配達もOK
★まだ間に合う
届け先の近くの
お花屋さんが
直接手渡しでお届け


当日配達もOK