歓送迎会の流れ

歓送迎会の流れ、式次第と進行のページ。新入社員や転職により途中入社する人、人事異動などで新たに着任する人を、歓んで迎え激励する歓迎会と、退職する人または人事異動などで転出される方にこれまでの労をねぎらい感謝し、激励して送り出す送別会。こうした歓送迎会は学校、サークルや部活動、クラブなどでも行なわれます。
このページでは歓迎会・送別会・歓送迎会の流れ(進行)と準備について、ポイントをわかりやすく説明しています。
このページの内容
1. 歓送迎会の準備
2. 歓送迎会の流れ(進行)

■1.歓送迎会の準備

職場などで、退職・異動(転勤、転出)される方の送別 会と、入社または人事異動による転勤(転入)で新たに着任される方を、歓んで迎え、激励する会を同時に行うことがあります。歓迎会と送別 会を同時に行うため、歓送迎会と言います。

学校やサークル活動や部活動、クラブなどで卒業生と新入部員に対しても行なわれます。
 
幹事または司会を引き受けたあなたのために、歓送迎会の準備に必要なもの。歓送迎会全体の流れ(式次第と進行)などをご説明します。
[歓送迎会の準備をする]
1)送られる人、新しく入ってくる人(主役)をチェックする
2)歓送迎会の日時を決定する
3)会場を決定する
4)予算を決める
5)歓送迎会のプログラムを決める(全体の流れを決める)
6)挨拶・スピーチを依頼する人を決める
7)乾杯の音頭を依頼する人を決める
8)6.7の人に依頼をする
9)必要があれば余興も用意する
10)その他の準備
詳細は下記でご説明いたします。
※下記の番号は、上記の「準備」でご紹介した番号と連動しています。
1) 迎え入れる人 (主役)をチェックする
・退職する人、転出する人、異動する人、新入社員、中途入社する社員、転入してくる社員などの、人数、氏名、性別、部署または業務などを確認しておきます。

・退職日、異動日、入社日や、着任日を確認しておきます。
 
2) 歓送迎会の日時を決定します。
・できれば、退職日や異動日、入社日や着任日の当日に歓送迎会を行なうのが望ましいでしょう。
歓迎会と送別会を同時に行う場合には、退職する人の日程を優先して決めるようにします。特に定年まで勤めた方が退職される場合には、その方に対する気配りをしましょう。

・主役の都合を最優先することはもちろんですが、
  業務に支障の無い日、
  上司が出席できる日、
  なるべく多くの人が参加できる日、
などを考慮に入れて決めます。
必ず責任者に相談して日時を決定します。
 
3) 歓送迎会の会場を決定します。
・会社の近くで料飲店などを予約するほか、会社の会議室などで、ビールとおつまみや出前の寿司などを用意し、立食形式にする会社もあります。

・予算、充分な広さを確保できるところ、マイクを借りられるところ、ステージのあるところ、多少騒いでも良いところ、などのほかに、
料理の種類(和、洋、中華ほか)、気どらない肩のこらないところ、職場でいつも行きつけにしているところ、昨年の歓送迎会で利用した場所…などを考慮して決めます。

・最終的には必ず責任者の了承を得て会場を決定します。
 
4)予算を決定します。
・以下のファクターを参考に、予算を決めます。
 ・飲食を伴うかどうか
 ・費用は会社負担か、参加者負担か
 ・男性と女性の金額を同額にするかどうか

・最終的には必ず責任者の了承を得て予算を決定します。
 
5)全体の流れを決める(歓送迎会のプログラムを決める)
・このページの別項目でご説明します。
   
6) 挨拶・スピーチを依頼する人を決める

7) 乾杯の音頭を依頼する人を決める
・人選に気をつけましょう。

・決まりがあるわけではありませんが、一般的に、主役を迎える部署の上司が歓迎の挨拶を述べ、主役を送る部署の上司が送別の挨拶を述べます。

ただし、 大きな会社の場合は、主役の上司といっても、直属の上司、さらに上の上司…とキリがありません。
筆者は、むしろ逆に上の人から選んでいくことをおすすめします。
まずは、 「その歓送迎会に参加する人のうち、一番上にあたる人」に、当日の進行表で一番メインとなる「歓迎の言葉と送別の言葉」の挨拶をお願いすることにしてはいかがでしょう。

入社、転入など「主役が配属される部署で、一番上にあたる人」には、迎える主役の紹介およびコメントをお願いすると良いでしょう(このページの別項目にある進行表の★3の役割)。
また、退職や転勤など「出ていく主役が所属していた部署で、一番上にあたる人」には、お別れする方の主役の紹介およびコメントをお願いするようにします(このページの別項目にある進行表の★4の役割)。
さらに入社や転入する本人たちには自己紹介と抱負を、 退職、異動、転勤する本人たちにはひとこと、挨拶を頂戴するようにします。

乾杯がある場合には、上から二番目の地位の方などにお願いすると良いと思います。

・人選ができたら、依頼をするよりも前に、まずは責任者にリストを見せ、意見を聞くようにします。
 
8) 6.7の人に依頼をする
・お忙しいところまことに恐れ入りますが…と、お願いしてみましょう。
 
9) 必要があれば余興も用意する 
※余興は、無しの場合もあります。
・余興をする場合には、その準備もします。
ゲームの場合には、賞品なども用意しておく必要があるでしょう。

・余興のアイディア
 …ビデオ上映
 …社歌、校歌などの出し物
 …社史クイズ、
 …ビンゴなどのゲーム
 …クラブ活動の紹介
 …カラオケ、 かくし芸など
 
※余興で、景品を出したり記念品を渡す場合の目録は「目録の書き方・作り方」へ>>> 
10)その他の準備
・進行表を掲示する…会社の会議室などで歓送迎会を行なう場合は、参加者全員にわかるように進行表(式次第)を掲示することが多いようです。

・主役の氏名が難読な場合はよみがなをふっておきます。当日挨拶をする方々にも、主役の氏名の読み方をきちんと知らせておきましょう。

・歓送迎会の案内状または案内通知を用意します。
案内状により、出欠をたずねたり、 日時、場所(地図)、会費などを知らせます。

・歓送迎会の案内状は、メール、回覧用の書面、掲示する場合などがあります。
 歓送迎会の案内の例文・文例へ>>
 
・当日必要と思われるものをチェックします。
マイクなどの音響設備はつい忘れがちなので注意しましょう。
 

■2.歓送迎会の流れ(歓送迎会の式次第・進行)

職場などで行なわれる、入社退職に伴う歓送迎会、または人事異動による転勤(転入)の歓送迎会は、だいたいの流れが決まっています。代表的な例をご紹介します

[歓送迎会の流れ・進行表]
  1)開会宣言
  2)歓迎の挨拶
3)新入社員、転入社員の紹介(氏名、部署または業務内容など)
  4)新入社員、転入社員の自己紹介と抱負
5)退職する社員、異動、転出する社員の紹介(指名、部署または業務内容など)
  6)出し物など(無しの場合もあります)
  ※学校の場合は、校歌斉唱や吹奏楽部による演奏など、各校により趣向をこらした演出があります。
  7)乾杯
  8)退職、転出する主役の挨拶
  9)閉会宣言
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↓詳細は下記にてご説明いたします。

※下記の番号は、上記の「流れ」と連動しています。
歓送迎会の流れ
1) 開会宣言
  ポイント
・司会者が開会を宣言します。
・大げさなものではなく、 主役の氏名および、開始を知らせます。
 
それではこれより、株式会社サンプル商事◯◯部、高橋和夫課長の歓送迎会をとり行ないます

あるいは、
それではこれより、高橋和夫さんの歓送迎会をはじめます
など。
2) 歓迎の挨拶
  ポイント
・司会者が右記のように述べます
 
まずはじめに、◯◯部の坂元本部長より、ひとことご挨拶をいただきます
・主役の上司、または出席者のうちで最も上の立場にある方などが望ましい人選だと思われます。

[全体の構成]
1)お祝いの言葉
2)主役の紹介など(氏名や業務、部署など)
(※人数が多い場合は省略されます)
3)会社の現状や紹介など
4)歓迎と激励の言葉 
 
挨拶・スピーチの例文は、別ページでご説明しています。

歓送迎会の挨拶・スピーチのページへ>>
3)新入社員 ・ 転入社員の紹介
  ポイント
・司会者が右記のように述べます

※学校による歓送迎会の場合には、新入生の個々の紹介はありません(ごく小さな学校を除く)。

※サークルや部活動の歓送迎会の場合には、司会による紹介または自己紹介の形式をとる場合もあります。
 
それでは今年度入社の新入社員の皆さんを総務部長よりご紹介していただきます

など。
・主役の氏名、配属先の部署または業務内容などを紹介します。

・転入や、中途入社の場合には、これまでの職歴を紹介する場合もあります。
 
それでは平成◯◯年度の新入社員の諸君をご紹介いたします

あるいは
それでは、◯月◯日づけで◯◯支店より赴任されました佐藤みちこさんをご紹介します。
など。
4)自己紹介など
  ・入ってくる人には、ごく簡単に自己紹介をしてもらうようにします。人数が少なければ簡単に抱負など語ってもらうと良いでしょう。
5)退職、転出する人の紹介など
  ポイント
・司会者が右記のように述べます
次に◯月◯日付けで仙台支店にご栄転されます山本課長について、製造部長よりご紹介いただきます
など。
・退職や転勤する人の氏名と人柄、業務を紹介し、これまでの労をねぎらい、はなむけの言葉を贈ります。  
6)出し物など
  (6の出し物は、無い場合あり)
・校歌、社歌、応援歌などの斉唱がされることがあります。
・会社のクラブ活動の紹介や実演などがされることがあります。
7)乾杯
  ポイント
・司会者が右記のように述べます
 
それでは、これより乾杯の音頭を島袋部長にお願いしたいと思います。皆様お手元のビールのご用意をお願いします
・出席者のうちで2番目くらいの立場にある方などが望ましい人選だと思われます。
 
では乾杯の音頭をとらせていただきます。
鈴木くん、佐藤くん、入社おめでとう。一日も早く職場になじんで、存分に力を発揮して下さい。高橋さんは、今までお疲れ様でした。
少し寂しくなりますが結婚してもどうか我が社のことを忘れずにいてください。
それでは、鈴木くんと佐藤くんの前途を祝し、高橋さんのお幸せを祈念いたしまして、乾杯!
など。
8)食事・懇談
  ・ビンゴなどのゲームや余興がされることがあります。
 
9) 主役の挨拶・ スピーチ
  ポイント
・職場を去る主役が、歓送迎会を開いて頂いたことへのお礼と、今後の抱負などを述べます。

[全体の構成]
(1)会を開いてくれたことへのお礼
(2)今までのエピソード、思い出など。
(3) 今後の抱負
(4)これからもよろしくお願いしますの言葉

・転入者、新入社員、中途入社の社員の人数があまりにも多い場合には、主役のうち代表をひとり選び、その人が挨拶をします。
挨拶・スピーチの例文は、別ページでご説明しています。

歓迎会の挨拶・スピーチのぺージへ>>
送別会の挨拶・スピーチのページへ>>
10)閉会宣言
  ポイント
最後に万歳三唱をおこなってから、お開きになる場合もあります。 万歳三唱のページへ>>
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