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新年会の幹事と言えば…
下記は別ページに掲載
-新年会の挨拶,スピーチ
-新年会の案内メール文例
-年頭の挨拶・
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-同窓会,クラス会
-式典,イベントの案内状
-歓迎会の案内状
-歓送迎会の案内状
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新年会の幹事
新年会などの飲み会や、宴会、催しなどの世話役をする人を「幹事」と言います。当日の司会者(進行役)を兼ねることもありますが、主に企画や準備、会場や飲食手配などの裏方の仕事を中心になって行うため、厳密にいうと司会者とは異なる役割です。このページでは新年会の幹事について役割や案内メールの文例などをご紹介します。
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■ このページの内容
幹事の役割とは

1. 幹事の役割とは

幹事

2. 新年会(宴会、懇親会、親睦会ほか)の幹事……主な役割とポイント

幹事

3. 新年会の案内メールの文例(参考になる案内文)

別 ぺージ 幹事

新年会の案内状の文例・例文

 
■1. 幹事の役割とは
職場やゼミ、研究室などで、忘年会、新年会などの飲み会や、宴会などの世話役をする人を「幹事」と言います。当日の司会者(進行役)を兼ねることもありますが、主に企画や準備、手配などの裏方を中心になって行うため、厳密にいうと司会者とは異なる役割です。

職務遂行能力、計画性、協調性、企画力、調整力、忍耐力などが求められるため、幹事をまかされるようになったら、一人前と認められたとも言えます。
幹事(世話役)が必要とされる主なイベントは以下のとおりです。
◆幹事(世話役)が必要な、会社・職場のイベント
飲み会 宴会、忘年会、新年会
歓送迎会 新入社員歓迎会、歓迎会、送別 会、退職送別会、
行事 花見、社内運動会
旅行 社員旅行、慰安旅行
その他 懇親会、親睦会、交流会、同期会、接待など
   
◆幹事(世話役)が必要な、学校クラブ活動、部活動のイベント
歓送迎会 新入生歓迎会、歓迎会、送別会、卒業生送別 会、
宿泊 ゼミ合宿、ゼミ旅行、スポーツ合宿、遠征、試合参加、大会参加
その他 PTA懇親会、親睦会、交流会、バザー、サークル活動、
   
◆幹事(世話役)が必要な、友人その他おつきあいのイベント
飲み会 宴会、新年会、新年会
結婚式 披露宴の二次会
同窓会 同窓会、クラス会
その他 ロータリークラブの活動、同期会、学会の懇親会、合コンなど
  次の項以降で、新年会の幹事について、役割とポイントを御説明いたします。
   
   
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■2.新年会(宴会、飲み会ほか)の幹事…主な役割とポイント
新年会の幹事には、主に以下の役割があります。
準備のポイントと、当日の役割をご説明いたします。
プランが決まったら、必ず責任者の了承を得てから実施するようにして下さい。
 

◆新年会の幹事の役割
1.
日程の調整
以下の点などを考慮に入れて日時を決定します。
・業務に支障がない日
・なるべく多くの人が出席できる日
・発起人やその会の責任者が出席できる日

※ 新年会は、遅くとも1月20日よりも前に行われることが多いので、できるだけ1月20日よりも前の日程で調整します。
2.
予算の決定
以下の点などを考慮に入れて予算を決定します。
・個人負担/会社負担
・男性と女性の参加費を同額にするか
3.
会場の確保、準備
以下の点などを考慮に入れて会場を決定します。
・予算に合うところ
・集合しやすいところ
・十分な広さを確保できるところ
・会の目的や主旨に合うところ、
・メンバーの好み、出席者の年齢や性別に合うところ
・もし割引券や優待券などが手もとにあれば、それを使うことができるところなど

その他の確認事項
・和室(座敷)、立食、テーブル席のいずれか
・会場貸し切りの有無
・宴会場使用の延長料金

・遠方から集まるメンバーが多い場合には、宿泊が可能かどうかや、宿泊施設が近くに有るかどうかも確認しておきます。宿泊施設に関しては、団体割り引きが可能なケースがあります。料金と支払い方法について確認をしておきます。
(ちなみに和室などの大部屋を大人数で利用する方が宿泊料金がお安くなります)

新年会の宴会会場および、宿泊する場合の客室のキャンセル料がいつから発生するのかを、必ず確認しておきます
4.
料理や飲み物の予約
以下の点などを考慮に入れて料理や飲み物を予約します。
・予算に合うかどうか
・飲酒量(飲み放題にするかどうか)
・メンバーの好みまたは主役の好み
5.
当日のプランをたてる
以下の点などを考慮に入れて当日のプランをたてます。
・誰かにスピーチを依頼するかどうか
・余興を盛り込むかどうか

【新年会の余興の例】
カラオケ、ゲーム(福笑いなど)ほか

・ 必要に応じて、余興に使用する物を準備しておきます。
 音響手配、賞品手配ほか
6.
役割を決める
以下のような役割を決めます。
・案内告知および参加者とりまとめ係
・会計係
・司会進行係

小規模な会であれば、幹事がすべての役割を兼務することもあります。
7.
会の告知と参加者の募集
案内状やメールなどで新年会を告知し、参加者を募ります。
必要な場合は、地図を作成します。

案内状やメールには、新年会の日時、会場の名称、周りの目標物、交通 アクセス、電話番号などを明記しておきましょう。案内文にそえて、会場となるお店やホテルなどのホームページのURLを掲載すると、より多くの情報を伝えることができます。

具体的な作り方や例文については、別ぺージでご説明していますので、下記をご参照下さい。

※新年会の案内状の作り方と文例>>>
※新年会案内メールのコツと例文>>>
8.
参加者名および参加人数の確認
参加者の人数を把握し、会場に伝え、料理の数の調整などをします。
新年会当日まで人数の変動をきちんと把握しておきます。
 
 
◆新年会の幹事の役割(つづき)
9.
新年会当日
・参加人数の把握
・参加人数に合わせた料理の数量変更手配
・参加者から、参加費の徴集と会場料飲店への支払い
・司会進行

新年会の一般的な流れ(進行)
項目
ポイントやヒント
司会者の言葉の例
1)
開会宣言
・司会者が開会を宣言します。

※開会宣言といっても、大げさなものではなく、 開始の告知をすることをさします。
会場がざわついていたら、一同に注目してもらう役割を果 たします。

※新年会の司会は、幹事が兼ねる場合と、適任者を選任する場合があります。
「それではこれより、株式会社サンプル商事○○部の新年会をとり行ないます。
本日司会をおおせつかりました鈴木と申します。どうぞよろしくお願いします。」

あるいは、
「それではこれより、株式会社サンプル商事の新年会をはじめます。
司会進行を勤めさせて頂く幹事の佐藤と申します。どうぞよろしくお願いします」 など。

2)
代表者の新年の挨拶
・出席者のうちで最も上の立場にある方、或いは主催者の代表者などが望ましい人選だと思われます。
「まずはじめに、佐藤社長から、ひとこと新年のご挨拶を頂きます」
など。
3)
激励の言葉や来賓の祝詞など
(3)は省略されることがあります。
※もし省略される場合には、次の乾杯の音頭へと移ります。

・小さな新年会の場合には、来賓のスピーチはありません。

・会社の新年会の場合、営業本部長などが檄をとばすこともあります。
「それでは取締役営業本部長より、お言葉を頂戴します」

「それでは、ご来賓を賜りました○○株式会社、代表取締役社長○○様よりご祝辞を頂戴します。」
など。
4)
乾杯の音頭、または簡単な 挨拶など
・(3)の挨拶がない場合には、代表者の挨拶に続いて乾杯の音頭へと移ります。

・司会者が右記のように述べます
・出席者のうちで二番目くらいの立場にある方などが望ましい人選だと思われます。
「それでは、○○部の山本部長に乾杯の音頭をお願いしたいと思います。各自グラスのご用意をお願いします」

あるいは
「続いて乾杯へと参りたいと思います。皆様グラスにお飲物のご用意をお願いします。乾杯にあたりまして、○○部の山本部長より、ひとことご挨拶をいただきます」
など。
5)
食事・宴会・歓談・表彰など
・ここでご紹介しているような余興は「無し」の場合もあります。

・食事や歓談の時間ですが、少しお腹に食べ物がはいった頃に、例えば部門ごとの所信表明をしたり、各自の抱負を述べたりすることがあります。
「そろそろ皆さんのお腹も落ち着いた頃だと思います。このへんで、各部の代表から今年の目標を述べていただきましょう」

あるいは、
「大変お待たせいたしました。それではこれより恒例の福笑いを行いたいと思います。福笑いの結果 によりお年玉の金額が変わってまいりますので、皆さん張り切ってご参加下さい」
など。
6)
新年スタートの号令や挨拶など

・司会者が右記のように述べます

・出席者のうちで2)のスピーチをした人に次ぐ立場にある方などが望ましい人選だと思われます。


・宴会の区切りとして、「今年もがんばろう!えい、えい、オー」、といったかけ声かけや、万歳三唱、手締め、などをすることがあります。

「それでは、この辺で佐藤専務から締めのご挨拶をお願いしたいと思います」
など。
7)
閉会宣言
・司会者が右記のように述べます 「宴たけなわではございますが、この辺でお開きにしたいと思います。皆さん、今年も良い年になるよう、よろしくお願いします」
など。

※なお、新年会のあいさつ、スピーチ例は、
  別ページでいくつか例文をご紹介しています。>>>

 
10.
会計報告
請求書、領収書の提出と合わせて収支報告をします。
必要があれば、参加者に返金したり、職場でのレク費として繰り越すなどの処理をします。

会社の行事の場合には、責任者に報告書の提出・報告をします。
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■3. 新年会の案内メールの文例・例文(参考になる案内文)
新年会の案内をメールで送る場合の例文をご紹介します。
メールの良いところは機動力です。
宛先欄のCCや、BCCを利用して、同じ文面を沢山の人に一度に送信ができます。
親しい人以外に送る場合にはBCCで送信するようにしましょう。

メール文のコツは、文章を3〜5行ずつに区切り、少しづつ間をあけると読みやすくなります。

返信をそのままもらえるように、回答欄を作っておくと良いでしょう。

(BCCとは…ブラインドカーボンコピーBlind Carbon Copyの略。メールをを送信するときに、このBCC欄に複数のアドレスを入れて送信すると、全員に同じ文面 が送信される。受信した相手には、自分以外の人にメールが送信されたことや、同時に送信された他人のメールアドレスは通 知されない。)

※下記の例文では、年内に送ることを想定しています。もし、年明けに送る場合には、冒頭に賀詞を入れても良いでしょう。(明けましておめでとうございます、など)

※ハガキや書面 で送る新年会の案内状のページは別ページです。メールはごく親しい仲間内の場合に用います。目上の人や上司あて、社外の人も参加する新年会の場合にはメールではなく案内状を送るのが正式なビジネスマナーです。
◆新年会の案内メール文
件名 新年会について(連絡)
職場での
新年会の場合

今年も残すところあとわずかとなりました。
皆様におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます 。

早速ではございますが、恒例の「○○会新年のつどい」の日程が
下記の通り決まりましたのでご連絡申し上げます。
今回の幹事は高橋が行いますのでよろしくお願いします。

1. 日時  12月19日(金) 19:30〜
2. 場所 三角ホテル 別館「柱」
  JR ○○駅 東口 徒歩4分 tel.000-000-0000
  海潮荘のHP http://xxxx.xxxx.xx
3. 参加費 男性 4,000円 女性 @3,000円

新年会は、原則全員参加となっておりますので、よろしくお願いします。

当日の出欠については、このメールの返信にて、
12月9日までに 高橋あてお知らせください。
件名を変えずに送信お願いします。

【出欠連絡欄】
あてはまるほうに○をつけてください
( )出席・( )欠席
[お名前         ]


……………………………………
幹事:散布琉化粧品株式会社
tel.000-000-0000
会員サービス部:高橋 一郎(内線0000)
E-mail:**@**.**
……………………………………



なお、新年会の案内メールは、別ぺージで他にも例文・案内文をいくつかあげて説明しています
……新年会の案内メールのページへ…>>>


   
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