便利・わかりやすいビジネス文書

ビジネス文書・書面の目次ページ。このページでは、以下のようなビジネス文書の書き方について、文例・例文を使って説明しています。
(例えば挨拶状、案内状、お礼状、詫び状、通知状、各種ビジネス文書およびビジネスの手紙、など)
テンプレートや雛形としても自由に使っていただけます。
このサイトで紹介している内容の一例
1. ビジネス文書の送り方について
ビジネス郵便物を郵送するときの宛名の書き方は?
 

…会社あてに郵便物を送る時の宛名は、社名や部署名の下に「御中」とつけます。
但し、担当者名がわかるときには、社名、部署名に続いて、役職名見本一郎様、というように「様」をつけます。
「サンプル商事御中 見本一郎様」というように「御中」と「様」を同時に使用している文書を見かけることがありますがこれはNGです。
請求書や見積書などのビジネス文書を送るときは?
 

ビジネスマナー4

…ビジネス文書を送る時には、必ず送付状(添え状または送付案内状とも言います)を同封します。送付日、担当者、同封する書面の内容、送付枚数などについて記載し、受け取り手が、記載内容を見て、送られてきた内容に不足や誤りがないかを確認します。
 
2. ビジネスレターの書き方の例
ビジネスレターの書き方は決まりがあるの?
 

…目上の人や取引先あての手紙やビジネスレターには、頭語や結語が必要です。また、季節に応じた時候の挨拶も盛り込みます。
詫び状と始末書、顛末書の違いは?
 

…お客様や取引先に対して謝罪の意を表わす書状を詫び状と言います。詫び状は社外文書のひとつです。これに対し、始末書、顛末書は社内文書であり、報告や再発防止のための役割を担います。
取引先にご不幸があった場合の弔電は?
 

…取引先の会社の社長や、担当者にご不幸があった場合には、社長名(もしくは部署長名)で、弔電(お悔やみ電報)を打ちます。文例をご紹介していますので、ご参照ください。
資料を送って下さいとお願いする手紙は?
 

ビジネスマナー7

…「お願いの手紙」について解説します。
最も丁寧な形は「相手に直接会った上で頭を下げてお願いする」という形になります。手紙は電話よりは丁寧ですが、やはり略式となりますので、「略儀ながら」といった言葉を用いると良いでしょう。
 
3. 挨拶状の書き方
転勤の挨拶状にはどんなことを書くの?
 

ビジネスマナー12

…これまでお世話になった人や取引先にお礼の気持ちを伝え、新任地や新住所を知らせる役割があります。文例を紹介していますのでご参照ください。
定年退職の挨拶状、退職の挨拶状の書き方は?
 

…退職後三ヶ月以内には挨拶状を出しましょう。お世話になったお礼の言葉や在職中のエピソードなどを盛り込みます。できれば今後の抱負を書き込みたいものです。
4. ビジネス文書の作り方・書き方
見積書の書き方を知りたい
 

…商品やサービスの価格(料金)を前もって算出したものを見積書と言います。見積書の書き方には原価積み上げ方式と、業界標準方式があります。
領収書はどんな書式でも良いの?
 

…領収書などの課税文書には、印紙税がかかります。取引の金額に応じて収入印紙を貼らなくてはなりません。
印紙の貼り方や割り印の仕方について説明しています。
代金を払ってくれない取引先に対して使えるビジネス文書は?
 

…請求しても代金を払ってくれない場合には、催促状、督促状などを出します。更に悪質な場合には内容証明書(内容証明郵便)を送ることもあります。
 
5. ビジネスメールについて
見積書を至急提出してほしいと言われたら?
 

…本来は見積書を持参するところですが、相手先が遠方であったり、急いでいる場合には、相手の了承を得た上でメールに添付して送信することがあります。見積書送付の際のメールによく用いる文例をご紹介します。
取引先から食事をご馳走になったら?
 

…お礼状は書面で送るのが基本ですが、親しい取引先や、良く合う取引先の場合にはメールでお礼をすることもあります。メールで送るお礼文の文例をご紹介します。